Wie viel kostet eine Kasse?

Moderne Kassen­systeme er­leichtern nicht nur den Zahlungs­vorgang, sondern warten mit zeit­effizienten und kunden­bindenden Vor­teilen auf. Funktionen, technische Aus­stattung & Co. haben großen Ein­fluss auf die Kosten eines Kassen­systems. Die Frage „Wie viel kostet eine Kasse?“ ist für Gewerbe­treibende aus diesem Grund nur schwer zu fassen. Wir haben die wichtigsten Preis-Infos für Sie zusammen­gefasst.

Registrier­kasse, Tablet Kasse & Co.: Wie viel kostet eine Kasse?

Die Frage nach den Kosten für ein Kassen­system ist für Gewerbe­treibende essentiell. Doch lässt sie sich gar nicht so leicht be­antworten: Zu groß sind die Preis­unter­schiede je nach Branche oder Aus­führung der Kasse. Folgende Variablen be­einflussen die Kosten nach­haltig und sollten bei der An­schaffung berück­sichtigt werden:

• Hard­ware & technische Aus­stattung
• Anzahl der Mit­arbeitenden
• Kassen­sicherungs­verodnung & TSE
• Soft­ware
• Zusatz­funktionen
• Branchen­spezi­fikationen

Im Folgenden bieten wir einen kompakten Leit­faden rund um die Kosten bei der An­schaffung eines Kassen­systems. Unser kosten­loser und un­verbind­licher Angebots­vergleich hilft Ihnen außer­dem dabei, die beste und preis­günstigste Kasse für Ihren Bedarf zu finden.

Hard­ware & technische Aus­stattung

Die Preise einer Kasse setzen sich unter anderem aus Kosten für die Kassen­software und der er­forder­lichen technischen Geräte zusammen. Je nach An­forderungen Ihres Be­triebes besteht ein Kassen­system aus folgenden technischen Kom­ponenten:

• End­geräte (wie Kassen­terminal, Tablet, Smart­phone oder Hand­held
• TSE
• Kassen­schublade (Preis ab­hängig vom Modell: i.d.R. zwischen 40 und 140 Euro, z. B. Meta­pace K-2: 60 Euro
• mobiles EC-Karten­lese­gerät (oft zur Miete er­hältlich, ab ca. 15-75 Euro
• Bon­drucker (ab ca. 50 Euro, Preis­spanne nach oben offen)
• Scanner (z. B. 200-300 Euro bei Vectron)
• Tablet-Halterungen
• Kunden­display (Kunden­display C11 POS 7 inkl. Gelenk POS 7 von Vectron 416,96 Euro)

Je nachdem, wie viel tech­nisches Equip­ment benötigt wird, variieren die Kosten stark. So macht es einen Unter­schied, ob Sie Zahlungen in Ihrem Betrieb über ein mobiles Kassen­system reali­sieren oder auf ein umfang­reiches Kassen­system mit Peri­pherie-Geräten wie Kassen­terminal, Kassen­lade, Karten­lese­gerät und Bon­drucker setzen. Die Frage „Wie viel kostet eine Kasse?“ ist somit nicht leicht zu be­antworten. Um Ihnen dennoch Ein­druck möglicher Kosten für Kassen zu ver­mitteln, haben wir drei konkrete Preis­beispiele für Sie skizziert:

Generell lässt sich sagen, dass iPhones und iPads mit dem Apple-Betriebs­system iOS als Kasse etwas teurer sind als Android Kassen­systeme mit Smart­phones und Tablets.

trading­twins Tipp: Hand­helds, Tablets & Smart­phones sorgen für einen mobilen POS

„Ob Hand­held, Smart­phone oder Tablet: Durch die Inte­gration eines mobilen End­geräts wird der POS in Gastro­nomie, Einzel­handel und weiteren Betriebs­stätten mobil gemacht. Während Hand­helds als leistungs­fähige mobile Kassen­systeme autark funktio­nieren, lassen sich in den meisten statio­nären Kassen­systemen zusätz­liche Smart­phones oder Tablets in­stallieren, welche als eigen­ständige POS-Terminals fungieren können. Auf diese Weise wird der Verkaufs­punkt flexibel und mobil, was sich positiv auf Kunden­zufrieden­heit, Umsatz und Wirtschaft­lichkeit Ihres Unter­nehmens auswirkt. So können Sie Ihren Kunden eine bequeme Ab­rechnung direkt am Stand­ort er­möglichen.“

Anna

trading­twins Redaktion

Anzahl der Mitarbeitenden

Einmann­betrieb oder Unter­nehmen mit größerem Team: Klar ist, dass die An­zahl der Mit­arbeitenden die Kosten des Kassen­systems beein­flusst. Sind mehrere Mit­arbeitende in Ihrem Unter­nehmen be­schäftigt, die gleich­zeitig Bezahl- oder Bestell­vorgänge vor­nehmen oder be­treiben Sie mehrere Filialen, wird eine gewisse Zahl von tech­nischen End­geräten be­nötigt.

Wenn Sie beispiels­weise in Ihrem Re­staurant ein statio­näres Tablet Kassen­system nutzen, Ihre fünf Kellner aber zusätz­lich mit Karten­lese­geräten zum mobilen Ab­kassieren aus­statten möchten, müssen ent­sprechend viele End­geräte an­geschafft werden. Selbst­erklärend beein­flusst die Anzahl an Mit­arbeitenden so die Kosten des Kassen­systems enorm. Unser Tipp: Ein Cloud-Kassen­system ist flexibel skalier­bar und kann so pass­genau auf Ihre An­forderungen zu­geschnitten werden. Mit unserem kosten­losen und un­verbind­lichen Angebots­vergleich helfen wir Ihnen, die passende Kassen­system-Art für Ihren Betrieb zu finden.

Kassen­sicherungs­verordnung & TSE: Diese Kosten kommen auf Sie zu

Die Kassen­sicherungs­ver­ordnung hält aller­lei (steuer-)recht­liche Vor­schriften und Fristen zum Führen einer Kasse fest. Mit der Kassen­SichV wurde unter anderem die In­tegration einer technischen Sicher­heits­ein­richtung für jedes Ge­schäft ver­pflichtend, das seine Bar­geld­einnahmen mit einer Registrier­kasse oder einem Kassen­system ver­zeichnet. Die TSE gibt es in zwei Varianten: als Cloud- oder Hard­ware-Lösung. Die Cloud-TSE bietet sich vor allem für Unter­nehmen an, die durch­gehend mit einer Internet­verbindung arbeiten. Im Gegen­satz dazu läuft eine Hard­ware-TSE beispiels­weise über SD-Karten oder USB-Sticks. Je nachdem, für welche der beiden Möglich­keiten Sie sich ent­scheiden, variieren die Kosten, die Sie für die TSE auf­bringen müssen. Eine Hard­ware-TSE-Lösung bekommen Sie bereits ab 219 Euro. Dabei ist es in der Regel so, dass Sie die Hard­ware ein­malig für den Lizenz­zeit­raum kaufen. In einigen Fällen müssen Sie zusätz­lich mit einem Auf­schlag für die Soft­ware und einer Ein­richtungs­gebühr rechnen. Das Zertifi­kat für eine Hard­ware-TSE ist mindestens fünf Jahre gültig. Danach müssen Sie sich um eine neue TSE mit gültigem Zertifi­kat kümmern.

Bei der cloud­basierten TSE-Lösung gibt es unter­schied­liche Preis­modelle. Die Cloud-TSE wird häufig im Zusammen­hang mit modernen, mobilen Kassen­systemen im Monats­abo gebucht. Dort ist es wichtig, darauf zu achten, ob der Preis für die TSE bereits im Monats­abo ent­halten ist oder noch oben­drauf kommt. Beim Kassen­system An­bieter order­bird müssen beispiels­weise neben dem Grund­preis für die Soft­ware 139 Euro jähr­lich für die TSE gezahlt werden. Bei ready2order Kassen­systemen gibt es die TSE für 129 Euro im Jahr, oder als monat­liche Raten­zahlung von 10,75 Euro. Auch bei der Cloud TSE können zusätz­liche Kosten für die Ein­richtung entstehen.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, ob die TSE im An­schaffungs­preis enthalten ist. Falls nicht, sollten Sie klären, ob diese ein­malig oder regel­mäßig gezahlt werden muss. Aber Achtung: Sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Die TSE garantiert die Finanz­amt­konformität des Kassen­systems und ist daher be­sonders wichtig. Bei einem Ver­stoß gegen die An­forderungen der Kassen­SichV kommen deut­lich höhere Kosten auf Sie zu: In einem solchen Fall kann ein Buß­geld von 25.000 Euro verordnet werden.

Monatliche Kosten für Software

Neben ein­maligen Kosten, beispiels­weise für die Hard­ware des Kassen­systems, fallen mit den Kosten für die Kassen­soft­ware auch monat­liche Fix­kosten an. Die Soft­ware-Kosten der gängigsten An­bieter be­ginnen bei ca. 15 Euro monat­lich. So sind bei helloCash 14,90 Euro pro Monat für die Gastro-Kassen­soft­ware zu ent­richten, bei ready2order fallen nach einer 15-tägigen Test­phase Ge­bühren von 24 Euro für je nach Branche unter­schiedlich konfi­gurierte Pakete pro Monat an. Die modular an­passbare Kassen­soft­ware von 3POS, welche sich auf die Gastro­nomie und den Einzel­handel spezia­lisiert hat, ist ab 49 Euro monat­lich erwerb­lich.

Es sollte beachtet werden, dass die genannten Kosten pro Monat ledig­lich Richt­werte dar­stellen. Häufig ergeben sich die präzisen Kosten durch Faktoren wie die Abo­dauer, den Funktions­umfang oder die Geräte­anzahl. Bei manchen An­bietern fallen zudem ein­malige Aktivierungs­gebühren an, beispiels­weise rund 100 Euro bei ready2order. Um Ihnen einen Über­blick über die an­fallenden Kosten für die Soft­ware eines Kassen­systems zu geben, haben wir die Preise einiger Kassen­system-Anbieter für Sie zusammen­gefasst.

Sie sind auf der Suche nach einem Kassen­system, welches pass­genau auf Ihre Be­dürfnisse zu­geschnitten ist? Wir stehen Ihnen mit einem kosten­losen und un­verbind­lichen Angebots­vergleich zur Seite. So finden Sie die beste Kasse zum besten Preis.

Zusatz­funktionen

Moderne Kassen­systeme sind echte All­round-Talente. Neben der offen­sicht­lichen Funktion des Ab­kassierens der Kund­schaft warten viele Systeme mit Zusatz­funktionen auf, die Sie im Geschäfts­alltag kompetent unter­stützen. So sind viele Kassen­systeme mit nütz­lichen Features wie Waren­wirtschafts­systemen, einer DATEV-Schnitt­stelle für ver­einfachte Buch­haltung, Kunden­statistiken oder umfang­reichen Daten­aus­wertungen aus­gestattet.

Zwar er­leichtern die Funktionen maß­geblich den Geschäfts­alltag, jedoch sind sie nicht bei allen An­bietern inklusive. Daher ist es wichtig, genau zu über­prüfen, welche Funktionen gratis im Kassen­system in­kludiert sind und welche Sie kosten­pflichtig dazu buchen müssen. In vielen Fällen sind wenige Euro mehr für Zusatz­funktionen gut investiert. Nehmen doch gerade Cloud­speicherungen oder buch­halterische Ab­wicklungen viel Stress und Arbeit ab.

Wenn Sie Ihren Kunden Karten­zahlung an­bieten möchten, können neben ein­maligen Kosten auch weitere monat­liche Fix- und variable Kosten ent­stehen. Je nach An­bieter sind diese Kosten an die Anzahl von Trans­aktionen gebunden, das heißt: Je mehr Trans­aktionen Sie durch­führen, desto günstiger werden die Karten­zahlungskosten für Händler.

Branchen­spezifikationen

Tisch­reser­vierung in der Gastro­nomie, Termin­buchung beim Friseur oder In­ventur im Einzel­handel - jede Branche hat einzig­artige An­forderungen an ein Kassen­system. Viele An­bieter haben diese Bedürf­nisse er­kannt und ihre Produkte ent­sprechend aus­gerichtet: Es gibt eine Viel­zahl von Kassen­systemen, welche perfekt auf die unter­schied­lichen Branchen und ihre spezi­fischen An­forderungen zu­geschnitten sind bzw. an­gepasst werden können. Ein Kassen­system, welches gut auf die An­forderungen Ihrer Branche zu­geschnitten ist, ist oft nütz­licher als über­greifende Standard­lösungen. Branchen­spezifische Lösungen gehen häufig aller­dings mit etwas höheren Kosten einher. Lang­fristig ist dies jedoch eine In­vestition in einen effizienten Geschäfts­alltag.

Gibt es Kassen­systeme ohne monat­liche Kosten?

Eine Reihe von An­bietern werben mit kosten­losen Kassen­systemen, so beispiels­weise order­sprinter. Diese An­gebote sollten mit Vor­sicht in An­spruch genommen werden, da oft­mals nur Basis­funktionen kosten­los sind. Alles darüber hinaus muss gebühren­pflichtig hinzu­gebucht werden. Auch müssen häufig Zusatz­geräte wie Karten­terminals erworben werden, um die kosten­lose Kassen­soft­ware nutzen zu können. Da es in vielen Fällen die Zusatz­funktionen sind, welche das Kassen­system auf Ihre Be­dürfnisse individuell ein­richten, handelt es sich nicht um ein komplett kosten­loses Kassen­system. Hier gilt es, die Augen nach ver­steckten Kosten auf­zuhalten. Zudem büßen kosten­lose Kassen­systeme zu­gunsten einer kosten­freien Nutzung oft­mals an Benutzer­freund­lichkeit ein, was die Be­dienung im Arbeits­alltag schwierig gestalten kann. Trotz­dem sind kosten­freie Kassen­systeme ideal für einen Ein­stieg und gut dafür geeignet, in einer Test­phase die eigenen An­forderungen an eine Kassen­soft­ware zu bestimmen. Mit zu­nehmendem Bedarf wachsen jedoch auch Ihre An­forderungen. Spätestens jetzt sollte auf eine leistungs­starke Kassen­soft­ware gesetzt werden, die Ihre Be­dürfnisse pass­genau ab­deckt.

Alter­nativen zum Kauf: Kassen mieten oder leasen

Moderne Kassen­systeme bringen zum Teil hohe Kosten mit sich, die nicht jeder Unter­nehmer stemmen kann. So müssen Neu­gründer mit geringem Start­kapital ihre Kosten genauestens im Blick haben, während saisonale Betriebe wie Bier­gärten die laufenden Kosten für ihr Kassen­system in Ruhe­phasen möglichst gering halten wollen. Um von einem Kassen­system mit zeit­gemäßer Technik zu pro­fitieren, ohne große In­vestitionen tätigen zu müssen, können Sie bei vielen An­bietern Kassensysteme mieten oder leasen. So ver­meiden Sie die hohen An­schaffungs­preis oder können das Kassen­system für die Dauer der Miete zunächst testen. Wir informieren Sie über Vor- und Nach­teile dieser Methoden und zeigen, bei welchen An­bietern Sie ein Kassen­system mieten oder leasen können.

Fazit: Wie viel kostet einen Kasse?

„Wie viel kostet eine Kasse?“ Zwar ist diese Frage für Gewerbe­treibende zentral, jedoch kann hier an­stelle eines kon­kreten Preises lediglich eine Preis­spanne genannt werden. Unter­nehmen haben je nach Branche, be­stehender Aus­stattung und An­forderungen unter­schied­liche Wünsche an ihr Kassen­system. Und genau die be­einflussen maß­geblich den Preis.

Ent­scheidet man sich - beispiels­weise im Falle einer Neu­gründung - für eine moderne, elektro­nische Kassen­lösung, muss ein­malig in die tech­nischen End­geräte in­vestiert werden. Je nach Marke, Art und Anzahl variieren die Preise hier zwischen 300 und 3.000 Euro. Neben der Kauf­option kann man sich aber auch nach Leasing- oder Miet­angeboten um­schauen. Außer der Hard­ware wird zudem noch die passende Kassen­software benötigt. Soft­ware für moderne Kassen­systeme kostet monat­lich im Durch­schnitt circa 50 Euro. Jedoch sind auch kosten­günstigere Lösungen möglich. Wichtig: Bei der Wahl des Kassen­systems sollte nicht der Preis ent­scheidend sein, sondern die Funktio­nalität. Denn dadurch sparen sowohl Sie als auch Ihre An­gestellten viel Zeit und Aufwand. Die ge­wonnene Zeit kann gleich für Ihre Kunden genutzt werden, wodurch sich die Kosten für die Kassen­systeme im besten Fall zeitnah amorti­sieren.

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