Kassen­system für die Kfz-Werkstatt: Der Motor für den Betrieb

Kassen­systeme für Kfz-Werk­stätten beschleunigen und verein­fachen zahl­reiche Prozesse im Arbeits­alltag. Wir klären auf, welche Funktionen die Kassen mitbringen sollten und welche Vorteile sie bieten. Zudem stellen wir drei Anbieter von Kassen­systemen für Kfz-Werkstätten vor.

Damit ein Auto seine Topleistung auf die Straße bringen kann, müssen die verschiedenen Komponenten des Fahrzeugs perfekt ineinander­greifen. Ganz ähnlich ist es in Kfz-Werkstätten. Nur, wer Personal, Termine, Lager­bestand und vieles mehr miteinander in Einklang bringt, gewähr­leistet einen reibungs­losen Arbeits­ablauf. Das passende Kassensystem für Kfz-Werkstätten kann dabei eine wert­volle Unter­stützung leisten. Indem die Kasse viele Prozesse im Arbeits­alltag erleichtert oder ganz auto­matisiert, wird sie zum Motor eines bestens funktionierenden Betriebs. Sie möchten ein Kassensystem für Ihre Kfz-Werkstatt anschaffen? Mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich finden Sie die Kasse, die exakt Ihren Bedürfnissen entspricht.

Welche Funktionen braucht ein Kassen­system für Kfz-Werkstätten?

Selbstverständlich muss eine Kasse für Kfz-Werkstätten über alle grund­legenden Funktionen verfügen. Dazu zählen etwa das Kassieren (Bargeld- und Karten­zahlung) und ein unkompliziertes Stornieren. Da Ratenzahlung in Auto­häusern und Kfz-Werkstätten nicht unüblich ist, müssen auch diese Vorgänge korrekt verbucht werden können. Darüber hinaus sollten die folgenden Funktionen nicht fehlen:

tradingtwins-Tipp: Dank Kundenkartei keine Aufträge entgehen lassen

„Kunden­daten anzulegen und zu verwalten ist mit Kassensystemen für Kfz-Werkstätten denkbar simpel. Manche Systeme sind sogar in der Lage, alle relevanten Daten der Zulassung des Kunden zu entnehmen, wodurch das lästige Eintippen per Hand entfällt. Auch das Durch­blättern von Ordnern gehört der Vergangen­heit an. Welcher Motor befindet sich im Auto, wann war der letzte Ölwechsel? In der Kundenkartei sind die Informationen zum Fahrzeug und seiner Historie in der Werkstatt an einem Ort gebündelt.

Ergänzt um persönliche Angaben des Kunden wird die Kunden­kartei zum wirkungs­vollen Instrument für die Kunden­bindung. Steht eine Haupt­untersuchung an? Über das Kassensystem kann man den Besitzer rechtzeitig informieren. Das steigert die Chance, mit der Durch­führung beauftragt zu werden. Auf diese Weise lässt sich ein großes Volumen an wieder­kehrenden Service­leistungen erzeugen. Erhalten Kunden dann noch personalisierte Geburtstags­wünsche, empfinden viele das als Zeichen der Wert­schätzung – ein großes Plus für die Kunden­zufriedenheit.“

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Vorteile hat ein Kassen­system für Ihre Kfz-Werkstatt?

Moderne Kassen­systeme bieten überall dort Vorteile, wo es darum geht, Arbeits­abläufe zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Mit sinnvoll ergänztem Zubehör lassen sich Kassen­systeme für Kfz-Werkstätten so nicht nur passgenau auf die Anforderungen der Branche, sondern auch auf die individuellen Anforderungen Ihres Betriebes zuschneiden. Nachteile von Kassen­systemen für Kfz-Werkstätten ergeben sich zumeist aus dem Vergleich verschiedener Anbieter. Manche bieten einen besseren Service als andere, auch die jeweiligen Preis­modelle können sich mal mehr, mal weniger gut für den eigenen Betrieb eignen.

• Intuitiv zu bedienen: Kassensysteme für Kfz-Werkstätten erfordern keine lange Einarbeitungs­zeit. Sie sind benutzer­freundlich aufgebaut und schnell zu verstehen. Oftmals handelt es sich hier um handliche Tablet Kassen oder PC-Kassensysteme, wodurch sich die meisten Menschen ohnehin bestens mit der Hardware auskennen. So kommen auch neue Mitarbeitende oder Aushilfs­kräfte schnell mit dem System zurecht.
• Von überall erreichbar: Häufig handelt es sich bei modernen Kassen um Cloud-Kassensysteme. Dadurch sind die Daten nicht nur sicher gespeichert, sondern auch von unter­wegs und verschiedenen Geräten aus abrufbar. Der eigene Betrieb lässt sich somit weitgehend zeit- und ortsun­abhängig steuern.
• Bei Bedarf erweiterbar: Genügt das Kassensystem schon in der Basis­version? Gibt es vielleicht Software als sinnvolle Ergänzungen? Oder möchte man für das Kfz-Werkstatt-Kassensystem noch Zubehör wie Kassenlade, Scanner oder Bondrucker anschaffen, um die Arbeits­abläufe weiter zu optimieren? Viele Werkstatt-Kassen lassen sich im Baukasten­system zusammen­stellen und somit für die eigenen Ansprüche ideal gestalten.
• Online­shop einbinden: Viele Händler sind inzwischen nicht nur im Geschäft für ihre Kunden da. Wer übers Internet verkauft, macht sich unabhängig von Öffnungs­zeiten, Wochen­tagen oder räumlichen Distanzen. Mit einem ans Kassen­system angeschlossenen Online-Shop können Ersatz­teile noch nach Laden­schluss oder an weit entfernte Hobby-Schrauber verkauft werden. Der Lager­bestand wird dabei ganz normal aktualisiert.
• Anforderungen des Finanz­amtes erfüllen: Moderne Kassensysteme erfüllen in der Regel alle Anforderungen des Finanzamts hinsichtlich der Kassen­sicherungsver­ordnung und der TSE. Wer zeit­gemäße Kassensysteme für Kfz-Werk­stätten nutzt, kann sich demnach sicher sein, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Insbesondere Kassen, die eine moderne Cloud-TSE nutzen, sind dank regel­mäßige Updates immer auf dem aktuellen Stand. So muss man sich auch bei künftigen Änderungen der Rechtslage keine Sorgen darum machen, ob die Kasse finanzamt­konform ist.

Muss eine Kfz-Werkstatt eine Registrier­kasse nutzen?

Eine Kfz-Werkstatt ist nicht zur Nutzung einer Registrier­kasse oder eines Kassensystems verpflichtet. Auch, wer eine offene Ladenkasse verwendet, erfüllt somit die recht­lichen Vorgaben. Ihre Nutzung ist allerdings mit strengen Auflagen verbunden, was zum Beispiel die Aufzeichnungs­pflicht aller Geschäfts­vorfälle beinhaltet.

Eine Registrier­kassenpflicht besteht in Deutschland nicht. Wird der Begriff der „Registrier­kassenpflicht“ doch einmal verwendet, beschreibt er oftmals die Pflichten, die mit der Verwendung einer Registrier­kasse einhergehen. So ist inzwischen eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE) zur Verhinderung von Kassen­manipulation erforderlich. Geregelt ist das durch die Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV), welche bereits im Jahr 2020 in Kraft getreten ist. Neben der Pflicht zur TSE sind noch weitere rechtliche Vorgaben - wie beispiels­weise die Belegaus­gabepflicht - in der Kassen­sicherungs­verordnung festgehalten, über welche Sie sich informieren sollten. Dies ist für Unternehmer besonders wichtig, denn die Nichtein­haltung der Kassen­sicherungs­verordnung kann mit hohen Strafen vom Finanzamt einhergehen.

Welche Zahlungs­arten ermöglichen Kassen für Kfz-Werk­stätten?

Mit Kassen­systemen für Kfz-Werkstätten kann man alle gängigen Zahlungs­mittel annehmen. Das reicht von Bargeld über Kredit- und EC-Karten bis zum Kauf auf Rechnung. Moderne Geräte ermöglichen zudem Near Field Communication (NFC). Bei dieser Methode kommuniziert die NFC-fähige Karte mit der Kasse, ohne dass es zu einem physischen Kontakt kommt. Auch das Bezahlen per Smartphone oder Smartwatch funktioniert auf diese Weise. Dafür muss aller­dings eine entsprechende App (z. B. Apple Pay, Google Pay) auf dem Handy vorhanden sein. Wenn Sie in Ihrem Betrieb kontakt­loses Bezahlen oder Karten­zahlung anbieten wollen, sollte beachtet werden, dass hier ggf. entsprechendes Zubehör, wie beispiels­weise ein mobiles EC-Kartenlesegerät, vorhanden sein muss.

Welche Anbieter von Werkstatt-Kassensystemen gibt es?

Viele Kassen für den Einzelhandel erfüllen bereits die wichtigsten Anforderungen, um sich für den Einsatz in Kfz-Werkstätten zu eignen. Manche Kassen­systeme lassen sich allerdings mit sinnvollen Extras und Zusatz­funktionen noch feiner auf die branchen­spezifischen Eigen­heiten abstimmen. Wir stellen Ihnen drei Anbieter von Kassensystemen vor und schauen uns die Preise für Kassensysteme für eine Kfz-Werkstatt an.

ready2order: Hohe Flexibilität bei einfacher Bedienung

Mit dem ready2order Kassensystem haben Werkstatt­betreiber die freie Wahl. Soll die Kasse auf einem iOS-Gerät oder einer Android-Alternative laufen? Auf einem PC? Oder doch lieber auf der Hardware des Herstellers? Der handliche readyGo etwa bietet alle wichtigen Kassen­funktionen, inklusive Karten­leser und Barcode­scanner, für den mobilen Einsatz. Seine Plattform­unabhängigkeit macht das cloud­basierte Kassen­system äußerst flexibel. Die Funktionen umfassen das Erstellen von Statistiken, einen automatischen Tages­abschluss sowie die Verwaltung von Lager, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten – alles mit intuitiver Bedienung. Ein Kassenbuch mit Export­funktion für die Steuer­beratung kostet extra. Die Kasse von ready2order ist garantiert finanzamt­konform.

Tillhub: Beliebtes Kassensystem für iPad und iPhone

Das iOS-basierte Tillhub Kassensystem ist für iPhone, iPad & Co. geeignet. Wer über entsprechende Hardware verfügt, kann hier Kosten sparen. Ansonsten bietet der Tillhub-Shop alle relevanten Geräte. Zum Sortiment zählen neben einem iPad-Ständer auch Bondrucker, Kassenlade, Scanner oder Drucker. Die bereits gut ausgestattete Basis­version der Kasse kann bequem um weitere sinn­volle Bausteine erweitert werden. Ohne lange Einarbeitungs­zeit lassen sich Funktionen wie Waren­wirtschaft, digitale Buch­haltung oder aufschluss­reiche Statistiken im Arbeits­alltag verwenden. Wer mehrere Werkstätten führt, kann diese einfach per Maus­klick hinzufügen. Tillhub punktet mit einigen Werkzeugen zur Kunden­bindung und selbst­verständlich mit Finanzamt­konformität.

bizSoft: Laptop oder Tablet als Registrierkasse

Weg von der klobigen „klassischen“ Registrier­kasse auf dem Verkaufs­tresen, hin zur beweglichen Variante mit vielen Funktionen – bizSoft verwandelt Endgeräte wie Tablets und Laptops, aber auch einen herkömmlichen PC in vollwertige Kassensysteme. Prozesse zur Kunden- oder Lieferanten­verwaltung laufen mit dem Kassen­system automatisch ab. Bestimmungen zur Datenschutz-Verordnung der EU (DSGVO) werden dabei sorgsam eingehalten. Gleiches gilt für die Vorgaben des Finanzamtes. Mit bizSoft-Kassen können Werkstatt­betreiber gängige digitale Zahlungs­mittel annehmen, aber auch Bar­zahlung akzeptieren.

Fazit: Kassensystem für den Einsatz in Kfz-Werkstätten optimieren

Schon handelsübliche Kassensysteme für den Einzelhandel erleichtern den Arbeitsalltag in Kfz-Werkstätten. Verschiedene Möglichkeiten zur Individualisierung, sowohl bei Funktionen als auch bei Zubehör, machen die Kasse dann zur maß­geschneiderten Lösung fürs eigene Unternehmen. Vor der Anschaffung empfiehlt sich eine kostenlose Testphase. So erhält man Klarheit darüber, ob das Kassen­system die Erwartungen erfüllt. Im besten Fall können die eingegebenen Daten in den Normal­betrieb übernommen werden, was Ihnen Zeit und Aufwand spart. Sie suchen noch ein Kassensytem für Ihre Kfz-Werkstatt? Unser Angebotsvergleich ermöglicht kostenlose Angebote!

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