Kassensystem mieten oder leasen?

Durch das Mieten oder Leasen von Kassen­systemen können sich Unter­nehmer zeit­gemäße Technik anschaffen, ohne große Investitionen zu tätigen. Wir informieren, unter welchen Umständen sich die beiden Modelle jeweils lohnen können und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen.

Kassensysteme: Warum mieten oder leasen?

Kaum jemand wirft gerne Geld zum Fenster raus, doch es gibt Situationen, in denen man besonders streng auf seine Finanzen achten muss. Neugründer zum Beispiel verfügen oft nur über ein geringes Start­kapital. Ihnen dürfte sehr daran gelegen sein, ihre Rück­lagen nicht noch durch den Kauf eines teuren Kassen­systems schmelzen zu lassen. Für sie können Miete oder Leasing von Kassen­systemen sinnvolle Alternativen sein.

Andere Unternehmer benötigen schlicht nicht permanent eine Kasse. Öffnet man seinen Betrieb nur saisonal und hat mehrere Monate im Jahr geschlossen, möchte man die laufenden Kosten in den Ruhe­phasen möglichst geringhalten. Betreiber von Biergärten etwa können Kassen­systeme allein für die Sommermonate anschaffen. So ist die saisonale Miete beispielsweise beim orderbird Kassensystem möglich. Wer eine Kasse für die Gastronomie mieten will, muss allerdings nicht nur herausfinden, welches Kassensystem für die Gastronomie am besten geeignet ist. Es muss auch gerechnet werden: Ist es günstiger, ein Kassen­system oder eine Registrier­kasse jedes Mal für die Betriebs­zeiten zu mieten oder zu leasen? Ab wann rentiert sich ein Kauf? Unser kostenloser Angebots­vergleich unterstützt Sie bei dieser Aufgabe.

Lohnt es sich, ein Kassen­system zu mieten oder leasen?

Ob es sich lohnt, ein Kassen­system zu mieten oder zu leasen, hängt maßgeblich von der Größe des Betriebs ab. Müssen zum Beispiel mehrere Filialen mit Kassen ausgestattet werden? Benötigt man Hard- und Kassensoftware für eine ganze Einzel­handels­kette? Ein Kauf wird dann schnell sehr teuer. Nicht jeder kann oder möchte derartige Investitionen auf sich nehmen. Zumal Kassen­systeme eine Fülle an hilfreichen Funktionen bieten, wie schon unser Vergleich von Kassensystemen für den Einze­lhandel zeigt. Ist das ausgesuchte Modell tatsächlich das beste für das eigene Geschäft? Bevor man sich mit einem Kauf langfristig bindet, kann es sinnvoller sein, ein Kassensystem zu mieten und für die Dauer des Vertrags auf Herz und Nieren zu prüfen.

Die Tarife fürs Mieten oder Leasen von Registrier­kassen oder Kassen­system-Arten sind oftmals gering und auf den ersten Blick entsprechend attraktiv. Trotzdem sollte man einige Fragen im Vorfeld klären. Wie lange möchte ich die Kasse nutzen? Werde ich im Anschluss an den Vertrag erneut ein Kassensystem mieten oder leasen? Falls ja, wie oft und über welchen Zeit­raum? Irgendwann ist der Punkt gekommen, an dem sich ein Kauf eher lohnen würde. Zumindest aus finanzieller Sicht, denn es gibt noch weitere Punkte, die für das Mieten oder Leasen von Kassen­systemen sprechen können.

Welche Vorteile hat das Mieten von Kassen­systemen?

Bei der Miete überlässt der Vermieter dem Mieter ein Kassen­system auf Zeit gegen eine regel­mäßige Zahlung. Die Pflicht, das Gerät instand zu halten oder Kosten für eine mögliche Reparatur zu tragen, liegt beim Vermieter. Welche Vorteile hat das Mieten von Kassen­systemen noch?

• Niedrige Kosten: Der finanzielle Aspekt gibt oft­mals den Ausschlag für die Miete eines Kassen­systems, denn die monatlichen Zahlungen sind meist relativ niedrig.
• Umfassender Service: Störungen oder gar der Ausfall eines Kassen­systems können den Ablauf im Geschäft empfindlich stören. Entsprechend wichtig ist ein zuver­lässiger Rund-um-Service im Hinter­grund, den die Anbieter von Miet­kassen gewähr­leisten. Lässt sich ein Problem mal nicht zügig aus der Welt schaffen, sollte ein Ersatz­gerät bereitstehen.
• Zeit­gemäße Technik: Die Entwicklung moderner Kassen­systeme schreitet rasant voran, Hardware und Software erleichtern Unter­nehmern den Arbeits­alltag immer wieder mit neuen Funktionen. Wer ein Kassen­system oder eine Registrier­kasse mieten möchte, kann nach Ablauf der vereinbarten Dauer auf eine aktuelle Version wechseln und stets von zeit­gemäßer Technik, wie Cloud Kassensystemen, profitieren.
• Garantierte Finanzamt­konformität: Haben sich gesetzliche Vorgaben in letzter Zeit verändert? Was genau besagt die Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV) und wie rüste ich meine Kasse mit der technischen Sicherheits­einrichtung (TSE) aus? Beim Mieten einer TSE Kasse muss man sich darum keine Gedanken machen – die Systeme entsprechen zu 100 Prozent den rechtlichen Anforderungen.

Welche Nachteile hat das Mieten von Kassensystemen?

Den Vorteilen, die das Mieten von Kassen­systemen mit sich bringt, stehen allerdings auch einige Nach­teile gegenüber. Die können in erster Linie mit einer möglichen Mehr­belastung vor oder zu Beginn des Miet­verhältnisses zusammenhängen.

• Recherche: Bevor man ein Kassen­system oder eine Registrier­kasse mietet, sollte man sich einen genauen Überblick über den Markt verschaffen. Welches System eignet sich am besten für die eigenen Bedürfnisse? Welcher Anbieter verspricht das beste Preis-Leistungs-Verhältnis? Wer sich nach Ende eines Miet­vertrags nicht erneut die gleiche Kasse holen möchte, muss diesen Recherche-Prozess jedes Mal aufs Neue durchlaufen.
• Einarbeitungs­zeit: Moderne Kassen­systeme lassen sich normalerweise intuitiv bedienen. Trotzdem ist es uner­lässlich, sich nach der Anschaffung einer neuen Miet­kasse immer wieder mit den Funktionen vertraut zu machen. Das erfordert Zeit. Je nach Komplexität der Kasse kann zudem die Fehler­quote bei der Bedienung zu Anfang höher sein als sonst.
• Daten: Sortiment, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden – Kassen­systeme erleichtern die Verwaltung fast aller wichtigen Bereiche eines Unter­nehmens. Wechselt man das Kassen­system nach Ende eines des Mietvertrags, müssen alle Daten gegebenen­falls erneut eingepflegt werden.

Welche versteckten Kosten gibt es bei der Miete von Kassensystemen?

Die monatlichen Kosten für gemietete Kassen­systeme sind normaler­weise gering, doch kommen noch weitere hinzu? Wer kurz­fristig eine Kasse mieten möchte, entscheidet sich womöglich für den verlockenden Express­versand der Anbieter. Der ist jedoch teurer als der Standard­versand. Am Ende des Miet­verhältnisses steht zudem die Rücksendung an. Auch die muss bezahlt werden, was viele bei der Kosten­übersicht für die Miet­kasse zunächst außer Acht lassen.

Wer mit der gemieteten Kasse noch nicht vertraut ist, wird bei der Einarbeitung vielleicht die Hotline des Anbieters in Anspruch nehmen müssen. Auch später sind Fragen zur Hand­habung nicht ausgeschlossen. Greift man zum Hörer, landet man eventuell in einem teuren Minuten­tarif, der die Telefon­rechnung ordentlich anwachsen lässt. Auch das sollte bei der Aufstellung möglicher Kosten berück­sichtigen. Nicht zuletzt sollte man bei besonders niedrigen monatlichen Kosten genau hinschauen. Vermutlich stehen dann nur einige Basis­funktionen des Kassensystems zur Verfügung, alles Weitere nur gegen zusätzliche Gebühr. Ebenfalls wichtig: Darf die Software beim gewünschten Preis­modell auf mehreren Geräten genutzt werden und das gesamte Personal damit arbeiten? Oder muss auch dafür extra bezahlt werden?

Welche Vorteile hat das Leasen von Kassen­systemen?

Zwischen dem Mieten und dem Leasen von Kassen­systemen gibt es einige Überschneidungs­punkte. Beide Modelle sind mit monatlichen Zahlungen verbunden, was die Anschaffungs­kosten gering hält und somit das Eigenkapital schont. Auch die garantierte Finanzamt­konformität sowie die Nutzung aktueller Technik zählt in beiden Fällen zu den Vorteilen.

Fürs Leasen einer Kasse spricht darüber hinaus die Möglich­keit, Steuern zu sparen. Laufende Kosten wie Leasing­raten oder Reparatur- und Wartungs­kosten lassen sich voll absetzen und erscheinen nicht in der Unternehmens­bilanz. Auch besteht die Möglichkeit, das Kassen­system nach Ende des Leasing­vertrags für einen Rest­wert zu übernehmen. Im Ideal­fall besitzt man dann eine über den Leasing­zeitraum individuell angepasste und dadurch fürs eigene Geschäft optimierte Kasse.

tradingtwins-Tipp: Kein Leasing ohne Test!

„Ein Kassen­system zu leasen erscheint auf den ersten Blick als risikoarme Variante, sich ein modernes Kassensystem ohne hohe Investitions­kosten anzuschaffen. Doch Vorsicht: Manchmal erweist sich die Soft- oder Hardware als nicht so nützlich wie erhofft. Zwar gibt es Wege, aus einem Leasing-Vertrag aussteigen, doch ist dies oft mit Kosten verbunden. Ein weiteres Problem können die eingepflegten Daten sein. Endet der Vertrag, bleibt der Zugriff auf im System gespeicherte Informationen nicht selten verwehrt. Am Anfang eines jeden Leasings sollte daher eine umfassende kostenfreie Test­phase stehen sowie die vertragliche Zusicherung auf Datenzugriff nach Leasing-Ende. Manchmal können die in der Testphase eingegebenen Informationen auch in den Normal­betrieb übernommen werden. Entscheiden Sie sich etwa als Friseur für das Leasing eines Kassen­systems, starten Sie im Anschluss an den Testlauf mit einer für Ihren Salon bestens vorbereiteten Kasse in die Arbeit. Wir informieren welches Kassensystem für Friseure besonders gut geeignet ist.“

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Nachteile hat das Leasen von Kassensystemen?

Der Daten­verlust nach Vertrags­ende ist ein möglicher Nachteil beim Leasen von Kassen­systemen, ein anderer können lange Vertrags­laufzeiten sein. Die lassen den eigentlichen Plus­punkt, dank neuester Techno­logien immer auf dem aktuellen Stand zu sein, ein wenig verloren gehen. Zudem liegt die Pflicht für Wartung und Reparatur des Geräts beim Leasing­nehmer. Die Kosten lassen sich zwar steuerlich absetzen, der Aufwand allerdings bleibt bestehen.

Bei welchen Anbietern kann man Kassensysteme mieten oder leasen?

Der Markt der unterschiedlichen Anbieter für Kassensysteme ist groß und so sollten Sie auf jeden Fall verschiedene Kassensysteme vergleichen , um einen Überblick über die Branche zu bekommen. Wir haben dies für Sie übernommen und stellen Ihnen einige Anbieter vor.

ready2order: Von der Testphase in den Echtbetrieb

Ob sich das ready2order Kassensystem mit den eigenen Anforderungen deckt, stellt man schon im 15-tägigen und kostenfreien Testbetrieb fest. Die eingepflegten Daten können nach der Test­phase übernommen werden. Später besteht weiterhin die Möglich­keit, Funktionen im Test­modus auszu­probieren. Die intuitive Bedienung erleichtert, wechselndes Personal zügig einzu­arbeiten, was gerade im Saison­betrieb von Vorteil ist. Auch nach Vertrags­ende hat man Zugriff auf wichtige Statistiken – das erleichtert die lückenlose Analyse von Geschäfts­entwicklungen. Der Support ist kostenlos, das System dank cloud­basierter Updates jederzeit in Einklang mit den Vorgaben des Finanz­amts. Kassensysteme von ready2order kosten ab 24 Euro pro Monat.

SumUp: Flexibilität ohne Langzeit­verträge

SumUp bietet Kassensysteme, die auf die Bedürfnisse von Gastronomie oder Einzelhandel zugeschnitten sind. Das gilt für die Software genauso wie für die vor­konfigurierte Hardware. Durch zahlreiche Auswahl­möglichkeiten bezahlt man nur für die Funktionen und Geräte, die man tatsächlich benötigt. Ohne Vertragsbindung bleibt man dabei flexibel. Das gesamte Kassensystem ist benutzerfreundlich aufgebaut, verständliche Analysen zu Produkten oder Mitarbeitern erleichtern die Steuerung des Betriebs. Die Daten sind über die Cloud permanent abrufbar. Kassenlösungen von SumUp sind komplett finanzamt­konform und ab 39 Euro monatlich erhältlich.

Vectron: Finanzierung im eigenen Haus

Vectron Kassen können eine wertvolle Hilfe im Arbeits­alltag sein, am Point of Sale genauso wie in der Buchhaltung. Beliebt sind die Kassen unter anderem in Bäckereien und der Gastronomie sowie in Friseur­salons. Nach Abschluss eines Leasing-Vertrags stehen die Systeme schnell zur Verfügung. Die Raten­kosten beginnen ab 49 Euro monatlich, die Finanzierung erfolgt dabei haus­intern. Die Laufzeiten betragen zwischen 36 und 48 Monaten. Endet der Vertrag, besteht keine Übernahme­pflicht, sodass Unternehmer auf ein neueres Kassen­modell wechseln können. Wer einen Full-Service-Vertrag abschließt, profitiert von laufenden Software-Updates und Absicherungen gegen Alltags­risiken.

Fazit: Kassensysteme mieten oder leasen

Wer nur saison­abhängig öffnet oder als Neugründer wenig Startkapital zur Verfügung hat, findet mit dem Mieten oder Leasen von Kassen­systemen unter Umständen eine günstige Alternative zum Kauf. Gleiches gilt für Betriebe, die viele Kassen im Einsatz haben und bei einem Kauf entsprechend tief in die Tasche greifen müssten. Trotzdem bleibt Unter­nehmern das Rechnen nicht erspart. Zusatzkosten oder die langfristige Nutzung von gemieteten oder geleasten Kassen­systemen können dazu führen, dass ein Kauf letztlich attraktiver wird. Gerne helfen wir mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebots­vergleich dabei, das passende Preismodell für Sie zu finden.

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