Flottenmanagement Software: Den Fuhrpark im Griff
Wenn Sie Flottenmanager oder Unternehmer mit einem Fuhrpark sind, sind Sie hier an der richtigen Stelle: Wir erklären Ihnen, was eine Flottenmanagement Software ist, welche Features sie umfasst, mit welchen Kosten Sie in etwa rechnen können und wie Sie einen passenden Anbieter finden.
Für Eilige
Das Wichtigste zu Flottenmanagement Software auf einen Blick
- Eine Flottenmanagement Software hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihres Fuhrparks und erleichtert den Arbeitsalltag durch Funktionen wie TÜV-Erinnerungen, GPS-Fahrzeugortung und Fahrtenbuch enorm.
- Weitere praktische Funktionen sind die Fahrzeugverwaltung, Dashcam oder auch das Analysieren des Fahrverhaltens der Angestellten. So lassen sich Sprit sparen und Unfälle vermeiden.
- Die Kosten für eine Software starten ab 2,90 Euro pro Monat pro Fahrzeug. Allerdings hat jeder Softwareanbieter einen anderen Leistungsumfang, sodass die Preise kaum miteinander vergleichbar sind.
- Besser als Excel: Haben Sie sich für eine Flottenmanagement Software entschieden, profitieren Sie von Vorteilen wie effiziente Verwaltung, kostengünstige Nutzung sowie der Minimierung von Ausfallzeiten.
- Unser Angebotsvergleich unterstützt Sie bei der Suche nach einer passenden Flottenmanagement Software - schnell, unkompliziert und kostenlos.
Was ist Flottenmanagement?
Unter Flottenmanagement versteht man die Verwaltung eines Fuhrparks. Ein Fuhrpark können Dienstwagen von Mitarbeitenden, Pflegedienstwagen, Sicherheitsdienste, Lieferfahrzeuge, Baufahrzeuge, Nutzfahrzeuge und Busse sein, um nur einige Beispiele zu nennen. Verwaltung heißt in diesem Fall: Welche Fahrzeuge habe ich? Bei welchem Fahrzeug ist wann eine Inspektion fällig? Welches Fahrzeug wird von wem gefahren? Wo befindet sich Fahrzeug XY in diesem Moment? Welche Route ist ein Lieferfahrzeug gefahren? Welche neuen Fahrzeuge sind für mein Unternehmen geeignet?
Die Aufgabenliste von Flottenmanagern kann je nach Größe des Fuhrparks lang sein: Neufahrzeuge müssen zugelassen, Beschädigte repariert, Fahrtenbücher geführt werden und so weiter. In kleinen Unternehmen mit einer Handvoll Fahrzeugen kann die Büroverwaltung oder der Unternehmer selbst das Flottenmanagement übernehmen. Nicht unüblich ist eine Exceltabelle, auch wenn diese eher bei einem kleinen Fuhrpark Sinn macht und fehleranfällig ist.
Ob große Flotte oder kleiner Fuhrpark mit überschaubarer Fahrzeuganzahl: Flottenmanagement Software hilft - besser als Excel - alle Abläufe und Aufgaben übersichtlich und effizient im Überblick zu behalten und zu erledigen. Bei einem größeren Fuhrpark kann es darüber hinaus sinnvoll sein, einen Fuhrparkmanager zu beschäftigen, der das nötige organisatorische Wissen mitbringt.
Welche Aufgaben gehören zu Flottenmanagement?
Je nach Branche und Größe des Unternehmens unterscheiden sich die Anforderungen an das Fleetmanagement, wie Flottenmanagement auch bezeichnet wird. In der Spedition mit einer LKW-Flotte geht es zum Beispiel um das gesetzliche Einhalten von Pausen, die Ladungssicherheit oder den optimalen Ablauf beim Beladen und Entladen. Bei Mitarbeitenden im Außendienst steht eher eine gute Routenplanung im Vordergrund. Zu den Aufgaben im Flottenmanagement kann folgendes gehören:
- Fuhrparkverwaltung
- Strategische Berücksichtigung von Budgets, Umweltschutz, Image oder Mitarbeitermotivation
- Tourenplanung
- Fahrzeugauswahl und -beschaffung
- Zulassung der Fahrzeuge
- Reparaturmanagement und Wartung
- Datenauswertung und -archivierung
- Disponenten- und Auftragsmanagement
- Versicherung und Schadenmanagement
- Zuständigkeit für die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien (Kfz-Steuern, Führerscheine, Führen der Fahrtenbücher, etc.)
Was ist eine Flottenmanagement Software?
Eine Flottenmanagement Software unterstützt Sie digital bei der Verwaltung der Fahrzeuge, Routenplanung und allen anfallenden Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Sicher lässt sich bis zu einer gewissen Größe auch der Überblick mit einer Exceltabelle behalten, doch sobald mehrere Mitarbeitende Zugriff benötigen oder der Fuhrpark wächst, kann eine Software Ihnen die Arbeit im Alltag wesentlich erleichtern. Dazu bietet Sie Ihnen besondere Funktionen, die Sie mit einer Exceltabelle oder in einem eigenen System nicht erledigen können. Zudem haben Sie mit einer Fuhrparkverwaltung Software alle Funktionen zentral und übersichtlich an einem Ort.
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Welche Funktionen umfasst eine Flottenmanagement Software?
Sehen wir uns die Funktionen einer Flottenmanagement Software einmal genauer an. Welchen Leistungsumfang eine Software hat, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Es gibt Anbieter, die einen großen Leistungsumfang bieten, doch genauso Software, die beispielsweise auf die GPS-Fahrzeugortung spezialisiert ist und nur wenig oder keine anderen Funktionen hat. Bitte beachten Sie, dass viele Funktionen ineinander greifen und sich teilweise überschneiden.
GPS Fahrzeugortung
Mit der GPS Fahrzeugortung wissen Sie jederzeit, wo sich die Fahrzeuge der Flotte in Echtzeit befinden. Auf einer Karte der Software sehen Sie alle Fahrzeuge, können diese anklicken und ihre Daten abrufen. Definieren Sie Zonen, in denen sich die Fahrenden aufhalten und nicht aufhalten dürfen. Wird eine Regel gebrochen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Die Fahrzeugortung ermöglicht Ihnen außerdem, flexibel auf dringende Kundenanfragen zu reagieren und Fahrzeuge zum nächstgelegenen Einsatzort zu schicken, statt sich erst mühsam durchzutelefonieren, wo sich die Fahrenden gerade befinden. So sparen Sie wiederum Sprit bzw. Strom, wenn Sie bereits mit Ihrem Fuhrpark an die Ladeinfrastruktur angeschlossen sind. Zudem kennen Sie die Aufenthaltszeiten Ihrer Angestellten bei Kunden. Sie können die gesamte Fahrt einsehen und die gefahrene Route im Nachhinein abspielen. Gibt es hier Optimierungsbedarf? Welche Zwischenhalte hat der Fahrende eingelegt? Wichtig ist, dass der rechtliche Rahmen eingehalten wird. Die Angestellten dürfen nicht ohne Zustimmung geortet werden und wer den Dienstwagen nach Feierabend nutzt, muss die Möglichkeit haben, das GPS-Gerät zu deaktivieren.
Elektronisches Fahrtenbuch
Vorbei die Zeit, als Sie oder die Fahrenden die Kilometerstände per Hand in ein echtes Fahrtenbuch eintragen mussten. In der Regel enthält Flottenmanagement Software ein elektronisches Fahrtenbuch, das die Kilometerstände ganz automatisch erfasst, sowohl von Privat- als auch von Geschäftsfahrten. Den Kilometerstand erhalten Sie immer in Echtzeit, sodass Sie sicher sein können, dass Sie korrekte Daten an das Finanzamt abliefern.
Analyse des Fahrverhaltens
Mit der Funktion Analyse des Fahrverhaltens erhalten Sie detaillierte Informationen zum Fahrverhalten Ihrer Fahrenden. Dank der Datenaufzeichnung sehen Sie Kraftstoffverbrauch, Geschwindigkeits-, Beschleunigungs- und Bremsprofile und wie risikoreich der Fahrer fährt. Je nach Software können Sie die Angestellten miteinander vergleichen und Rankings erstellen. Durch konstruktives Feedback an die Fahrenden können Sie im besten Fall dafür sorgen, den Spritverbrauch laut einiger Anbieter um bis zu 15 Prozent zu reduzieren und die Unfallgefahr zu minimieren.
Fahreridentifikation
Falls die Wagen von mehreren Angestellten genutzt werden, können Sie anhand der Fahrer-ID erkennen, wer in welchem Wagen sitzt. In Echtzeit werden die Fahrdaten ermittelt. Sie können bei Bedarf Feedback zum Fahrstil geben und sehen, welcher Fahrer sich wo wie lange aufhält, ob er seine Pausen einhält etc. Um diese Funktion nutzen zu können, erhalten die Fahrenden beispielsweise eine RFID-Karte. Diese wird zu Beginn der Fahrt in einem Kartenlesegerät eingelesen, das auf dem Armaturenbrett installiert werden muss. Je nach Anbieter kann mit der Fahreridentifikation auch ein Arbeitszeitnachweis erstellt werden.
Dashcam
Integrieren Sie Dashcams in die Fahrzeuge, um einen umfassenden Überblick über das Fahrverhalten Ihrer Fahrenden zu erhalten. Sie erkennen fahrlässige Situationen, etwa wenn Fahrende auf ihr Handy schauen, oder rekonstruieren im Worst-Case-Szenario einen Unfallhergang. Bei leichtsinnigem Verhalten können Fahrende über ein akustisches Signal gewarnt werden.
Flottenmanagement / Fahrzeugverwaltung
Mit der Fahrzeugverwaltung verpassen Sie keinen TÜV mehr, haben alle anstehenden Termine dem Datum nach im Überblick, werden an Versicherungsbeiträge und Kfz-Steuer erinnert. Sie können zentral für jedes einzelne Fahrzeug eine digitale Fahrzeugakte anlegen, Fahrzeugdokumente abspeichern, Historien zu Reparaturen und Wartungen einsehen sowie Kilometerstände und Motorenstunden nachvollziehen. Sie erhalten je nach Software automatische Sofortbenachrichtigungen über Fehlermeldungen am Fahrzeug. Dadurch, dass alle Daten zentral an einem Ort gespeichert sind, arbeiten Sie effizient und schneller.
Weitere Features von Fleetmanagement Software können sein:
- Navigation
- Anbindung an Unternehmenssoftware
- Workflowmanagement
- Reifendruckkontrollsystem
- Erstellung von Arbeitszeitnachweisen
Für wen lohnt sich eine Flottenmanagement Software?
Eine Flottenmanagement Software lohnt sich für jedes Unternehmen, das über einen kleineren bis großen Fuhrpark verfügt. Das können Versicherungen mit Außendienst sein, Logistik- und Lieferunternehmen, Verkehrsbetriebe und sogar Reedereien - nur dass sich der Verkehr hier aufs Wasser verlegt. Unternehmen, die Ihre Flotte wirtschaftlich nutzen, profitieren von den umfangreichen Funktionen und können so bares Geld sparen, beispielsweise durch eine umweltfreundlichere Fahrweise der Angestellten.
Wie viel kostet eine Fleetmanagement Software?
Anbieter von Fleetmanagement Software bieten verschiedene Preismodelle für unterschiedliche Lösungsansätze an. Je nachdem, welche Features Sie für Ihr Unternehmen benötigen, haben Sie beispielsweise die Option, einzelne Komponenten pro Monat zu buchen. Die Kosten starten ab 2,90 Euro pro Fahrzeug für eine Fuhrparkmanagement Software. Features wie GPS Ortung oder digitales Fahrtenbuch starten ab 17,95 Euro pro Fahrzeug im Monat.
Manche Anbieter bieten auch Gesamtpakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang an. Preise werden dazu nicht immer veröffentlicht, sondern darauf hingewiesen, ein individuelles Angebot beim Kundensupport einzuholen. In der Regel können Sie jede Software 14 bis 30 Tage kostenlos testen. Wir empfehlen Ihnen, das zu tun. So erhalten Sie einen praxisnahen Einblick in die Benutzeroberfläche und finden heraus, welche Funktionen Sie wirklich benötigen.
Wenn Ihnen das Preisgeflecht noch zu undurchsichtig erscheint, dann füllen Sie gerne unser kostenloses Kontaktformular aus. Mit wenigen Fragen ermitteln wir Ihren Bedarf und Sie können in Ruhe einen Angebotsvergleich aller für Sie passenden Flottenmanagement-Software Anbieter vornehmen.
Eine Fuhrpark Software lohnt sich für Ihr Unternehmen? Finden Sie hier passende Angebote
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AngebotsvergleichWelche Vorteile bietet ein Flottenmanagement System?
Die Funktionen und Kosten eines Flottenmanagement Systems haben Sie bereits kennengelernt. Nun stellen wir Ihnen kompakt vor, welche Vorteile eine Software hat - vielleicht müssen Sie dann schon bald nicht mehr manuell mit Excel arbeiten.
- Effiziente Verwaltung
- Kostengünstige Nutzung
- Kundenkommunikation verbessern
- Kommunikation mit Fahrenden verbessern
- Ausfallzeiten minimieren und kompensieren
- Prozesseffizienz steigern: nächstgelegenes Fahrzeug zu einer kurzfristigen Kundenanfrage schicken
- Rund um die Uhr wissen, wo sich die Fahrzeuge befinden
- Kraftstoffverbrauch reduzieren
- Gesetzliche Vorschriften einhalten, etwa durch Fahrtenbuch und Arbeitszeiterfassung
Wie finde ich eine passende Software-Lösung für meinen Fuhrpark?
Bevor Sie eine Fuhrparkverwaltung-Software anschaffen, gilt es, verschiedene Anbieter miteinander zu vergleichen. Dafür können Sie gerne unseren kostenlosen Angebotsvergleich nutzen. Wenn Sie einen Fuhrpark im Unternehmen besitzen, wird dieser vermutlich eine tragende Rolle spielen. Wie Sie gesehen haben, kann eine Software Sie im Alltag entlasten und Struktur hineinbringen. Doch wie finden Sie die richtige Lösung für sich? Wir können Ihnen zwar keine verbindliche Antwort an die Hand geben, aber fünf Hinweise, die Ihnen vor dem Kauf helfen können.
So finden Sie die passende Software-Lösung für Ihr Unternehmen
- Was muss Ihre Fuhrparkmanagement Software können? Auf welche Funktionen können Sie auf keinen Fall verzichten? Die Software ist nur so gut, wie sie zum Unternehmen passt.
- Geht es Ihnen um die reine Fahrzeugverwaltung oder möchten Sie Fahrer auch durch Anweisungen unterstützen und beispielsweise das Fahrverhalten aufzeichnen?
- Erstellen Sie eine Liste mit den Anforderungen, die Sie dann für einen Angebotsvergleich und Beratungsgespräche parat haben.
- Wie hoch ist Ihr Budget für die Software?
- Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen von verschiedenen Anbietern. So wissen Sie, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Außerdem erhalten Sie generell einen Eindruck von der Software.
Fazit: Anbieter vergleichen lohnt sich
Eine Flottenmanagement Software hilft Ihnen, Ihren Fuhrpark digital zu organisieren und Ihre Fahrer gezielt von A nach B zu bringen. Von nun an haben Sie jedes einzelne Fahrzeug im Blick, wissen, wann eine Inspektion ansteht oder welche Angestellten in welchen Wagen sitzen. Für jedes Fahrzeug kann eine digitale Akte angelegt werden, sodass Sie alle Unterlagen bequem in der Software finden. Eine Flottenmanagement Software lohnt sich bereits ab einem Dienstwagen, behaupten manche Stimmen im Internet. Doch Vorsicht: Wenn Sie über die Anschaffung einer Software nachdenken, überlegen Sie in Ruhe, ob sie sich für ein einzelnes Fahrzeug lohnt. Sollten Sie einen Fuhrpark besitzen, vergleichen Sie zunächst in Ruhe verschiedene Anbieter miteinander, um das am besten passende Angebot für Ihr Unternehmen zu finden.
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