Inkasso beauftragen: Das müssen Sie wissen
Zahlen Kunden nicht, steckt dahinter nicht unbedingt böse Absicht. Trotzdem ist es für Unternehmen mehr als nur ein Ärgernis, auf offenen Rechnungen sitzen zu bleiben. Gerade für kleine Betriebe und Selbstständige werden Zahlungsausfälle schnell existenzgefährdend. Wir erklären, wie Inkasso funktioniert, wann Sie ein Inkassounternehmen beauftragen können, wer die Kosten trägt und wie Sie seriöse Anbieter finden.
Kurz erklärt: Was ist Inkasso?
Einfach ausgedrückt hilft Inkasso Ihnen, bei unbezahlten Rechnungen an Ihr Geld zu kommen. Unternehmen und Selbstständige können als Maßnahme des Forderungsmanagements professionelle Inkassodienstleistungen beauftragen - das spart Zeit, Nerven und am Ende bares Geld. Denn selbst, wenn Sie durch ausstehende Forderungen nicht gleich in finanzielle Schwierigkeiten geraten, binden offene Rechnungen Kapital, das Ihrem Betrieb an anderer Stelle fehlt. Inkassoleistungen werden von spezialisierten Inkassobüros, Rechtsanwälten oder Factoring-Unternehmen angeboten.
Wie funktioniert Inkasso?
Sie haben einen Auftrag erfüllt, Ware wie vereinbart ausgeliefert oder eine Dienstleistung erbracht - aber ihr Kunde zahlt trotz Erinnerung einfach nicht. Wie geht es nun weiter?
Inkassoauftrag
Nachdem mindestens eine erste Mahnung unbeantwortet geblieben ist und Sie intern geprüft haben, ob Ihre Forderungen berechtigt sind und wirklich ein Zahlungsverzug vorliegt, beauftragen Sie ein professionelles Inkassounternehmen. Sie bleiben Gläubiger, das Inkassounternehmen übernimmt im Rahmen der Inkassovollmacht aber ab jetzt den Forderungseinzug und die Kommunikation mit dem Schuldner.
Außergerichtliches Mahnverfahren
Das Inkassounternehmen stellt in Ihrem Auftrag dem Schuldner wiederholte schriftliche Zahlungsaufforderungen über den ursprünglichen Rechnungsbetrag plus Inkassogebühren aus und kontaktiert ihn gegebenenfalls telefonisch oder persönlich. Auch die Beschaffung nötiger Informationen, etwa Bonitäts- oder Adressauskünfte, gehört zu den Inkassomaßnahmen. Ist der Schuldner in finanziellen Schwierigkeiten, versucht der Dienstleister eine für beide Seiten faire Lösung zu finden, etwa mittels Ratenzahlung.
Gerichtliches Mahnverfahren
Führt das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum Erfolg, erwirkt das Inkassounternehmen im nächsten Schritt einen gerichtlichen Mahnbescheid. Dieser ist Voraussetzung für die Beantragung eines Vollstreckungsbescheids und hemmt die Verjährung.
Nachgerichtliches Inkassoverfahren
Zahlt der Schuldner immer noch nicht, kümmert sich Ihr Inkassounternehmen schließlich um die Umsetzung des im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahrens beantragten Vollstreckungsbescheids - also die Zwangsvollstreckung mittels Gerichtsvollzieher oder Kontopfändung.
Titelüberwachung
Nicht immer kann eine Zwangsvollstreckung sofort erfolgreich umgesetzt werden. Die gute Nachricht für Gläubiger: bis zu 30 Jahre lang können weitere Vollstreckungsversuche unternommen werden. Ihr Inkassounternehmen behält die finanzielle Situation des Schuldners für Sie im Auge.
Viele Inkassounternehmen bieten weitere Leistungen an, etwa die Übernahme des kompletten Mahnwesens ab der ersten Zahlungserinnerung. Das spart Zeit, Nerven und garantiert von Anfang an professionelle, rechtssichere Mahnungen. Auch Bonitätsauskünfte oder Alternativen wie das Factoring gehören bei vielen Anbietern zum Leistungsspektrum. Details und Konditionen erfragen Sie am besten direkt beim Inkassounternehmen Ihrer Wahl im ersten Beratungsgespräch. Passende Anbieter finden Sie zum Beispiel über unseren kostenlosen Angebotsvergleich.
Tipp: Risikominimierung mit Factoring statt Inkasso
Eine Alternative zum Inkassoauftrag ist das Factoring. Hierbei beauftragen Sie einen Dienstleister nicht nur mit dem Eintreiben Ihrer Geldforderungen, sondern übertragen ihm diese - beim “echten” Factoring inklusive Ausfallrisiko. Gläubiger sind dann nicht mehr Sie, sondern das Factoring-Unternehmen. Sie verkaufen also quasi die offenen Rechnungen. Der Factoring-Dienstleister zahlt Ihnen einen Großteil des Forderungsbetrags, den Rest behält er als Vergütung seiner Leistung ein. Sie erhalten also zwar nicht die volle ausstehende Summe, dafür planbare und kurzfristige Liquidität. Das lohnt sich vor allem bei hohen Forderungsbeträgen.
Kosten
Die gute Nachricht: die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist für Sie bestenfalls kostenneutral. Verläuft das Inkassoverfahren erfolgreich - begleicht der Schuldner also (teilweise) die Hauptforderung - trägt er auch die vollen Kosten des Verfahrens, den sogenannten Verzugsschaden. Dazu ist er gesetzlich verpflichtet. Führt das Verfahren allerdings nicht zum Erfolg, müssen Sie - zusätzlich zum entstandenen Zahlungsausfall - je nach Vertrag mit Ihrem Dienstleister, auch die Inkassogebühren und Auslagen an das Inkassounternehmen entrichten.
Viele Anbieter arbeiten allerdings erfolgsbasiert und stellen Ihnen auch bei erfolglosen Verfahren keine Inkassokosten in Rechnung. Grundsätzlich wird die Vergütung des Inkasso-Dienstleisters im Vertrag geregelt und kann etwa Mitgliedsbeiträge oder Erfolgsprovisionen beinhalten.
Die Höhe der erstattungsfähigen Nebenforderungen, die das Inkassounternehmen dem Schuldner als Inkassogebühren und Auslagen in Rechnung stellen kann, ist begrenzt und richtet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Die Erstattungsfähigkeit ist außerdem an eine Reihe von Kriterien gebunden, die sich im Kern um die Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit der Beauftragung eines Inkassounternehmens drehen.
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Voraussetzungen
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie ein Inkassounternehmen beauftragen können? Inkassomaßnahmen können eingeleitet werden, wenn ein Kunde im Zahlungsverzug ist und seine Schuld trotz einer ersten Zahlungserinnerung nicht beglichen hat. Entgegen einer weitläufig verbreiteten Annahme, müssen Sie auch im B2C-Geschäft keine zweite oder dritte Mahnung versenden, ehe Sie ein Inkassounternehmen beauftragen und damit ein Inkassoverfahren einleiten können. Je nach Branche und Fall kann es aber sinnvoll sein, mehrere Zahlungserinnerungen aus Kulanz zu versenden oder den Kunden selbst einmal telefonisch zu kontaktieren, bevor ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird.
Bei gewerblichen Kunden setzt der Zahlungsverzug automatisch ein, wenn die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten wird. Wurde kein konkretes Zahlungsziel vereinbart, ist das automatisch nach 30 Tagen der Fall. Eine Mahnung muss nicht zwingend versendet werden - ist, wie im B2C-Geschäft, aber aus Kulanz im Sinne der Kundenbeziehung sinnvoll.
Inkassounternehmen finden
Zwielichtige Gestalten und zweifelhafte Machenschaften: Inkassounternehmen kommen in den Medien oft nicht besonders gut weg. Mit der Realität haben diese Vorurteile allerdings nichts gemein. Inkassounternehmen erbringen eine legitime und vor allem höchst seriöse Dienstleistung - vorausgesetzt, Sie arbeiten mit einem vertrauenswürdigen, professionellen Anbieter zusammen. Damit Sie nicht an schwarze Schafe geraten, empfehlen wir Ihnen bei der Auswahl eines Inkassounternehmens auf folgende Punkte zu achten. Mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich sind Sie übrigens auf der sicheren Seite. Wir arbeiten nur mit seriösen Partnern mit langjähriger Expertise im Forderungsmanagement zusammen. Alle mit uns kooperierenden Anbieter sind ordnungsgemäß im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen.
Checkliste: Das richtige Inkassounternehmen finden
- Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister: Inkassodienstleistungen gelten als erlaubnispflichtige Rechtsdienstleistungen. Daher müssen Inkassounternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein.
- Mitgliedschaft in einem Branchenverband: Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU), Bundesverband Deutscher Rechtsbeistände/Rechtsdienstleister (BDR) oder Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement (BFIF).
- Seriöses Auftreten: Einzelne negative Bewertungen und Kundenstimmen bleiben auch bei seriösen, größeren Inkasso-Dienstleistern nicht aus. Dennoch sollte der Gesamteindruck einer kurzen Internetrecherche zum Anbieter Ihrer Wahl positiv ausfallen.
- Passende Inkassoleistungen: Achten Sie darauf, dass das Inkassounternehmen zu Ihren konkreten Anforderungen passt. Mitunter kann es etwa sinnvoll sein, ein auf Ihre Branche spezialisiertes Unternehmen zu wählen. Auch sollte berücksichtigt werden, ob Sie eher einzelne hohe oder viele kleinere Forderungen eintreiben lassen möchten. Mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich finden Sie zu Ihrem Bedarf optimal passende Dienstleister.
tradingtwins-Tipp: Sorgfältig prüfen & auf seriöse Partner vertrauen
„Achtung: Beauftragen Sie ein Unternehmen, das nicht im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist oder haben Sie als Gläubiger Kenntnis von einer Zahlungsunfähigkeit des Kunden, sind vorgerichtliche Inkassokosten nicht erstattungsfähig! Achten Sie daher unbedingt darauf, nur mit seriösen Inkassounternehmen zusammenzuarbeiten und prüfen Sie mittels Auskunfteien, ob Ihre Schuldner zahlungsunfähig sind - sonst bleiben Sie im ungünstigsten Fall auf den Inkassokosten sitzen. Auch wenn der Schuldner die Gültigkeit der Forderung an sich nachweislich bestreitet, können ihm vorgerichtliche Inkassogebühren nicht in Rechnung gestellt werden, da eine gerichtliche Auseinandersetzung in diesem Fall als unvermeidbar gilt. Seriöse Inkassounternehmen werden Sie von Anfang an transparent über mögliche für Sie anfallende Kosten und die Voraussetzung für deren Erstattungsfähigkeit durch den Schuldner informieren.“
Laura
tradingtwins Redaktion
Vorteile von Inkassounternehmen
Sind Sie noch unsicher, ob sich die Beauftragung eines Inkassobüros für Sie lohnt? Wie meist im Leben gilt auch hier: eine pauschale Antwort gibt es nicht. Sie selbst können am besten entscheiden, wie Forderungsmanagement und Mahnwesen in Ihrem Unternehmen am sinnvollsten gelöst werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung mit unserem unverbindlichen Angebotsvergleich. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, erhalten Sie kostenlose Vergleichsangebote und können Kontakt zu seriösen Inkassounternehmen aufnehmen.
Die größten Pluspunkte von Inkassounternehmen aus unserer Sicht:
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