Was ist eine Registrierkasse?

Falls bei Ihnen die Neuan­schaffung einer Kasse bevor­steht, gilt es, sich zu infor­mieren. Was ist eine Regis­trier­kasse? Ist sie fürs Geschäft geeignet? So viel vorweg: Regis­trier­kassen sind längst von modernen Kassen­systemen abge­löst worden. Warum und was Ihnen die neuen Alter­nativen bieten, erfahren Sie hier.

Was ist eine Registrier­kasse?

Was fällt Ihnen ein, wenn Sie den Begriff „Regis­trier­kasse“ hören? Denken Sie viel­leicht an einen Tante-Emma-Laden aus den 50er Jahren, in dem Kinder Süßig­keiten kaufen und ein hell läutendes Glöck­chen erklingt, sobald sich die Kasse öffnet? Doch es war James Ritty, der 1879 im Wilden Westen die erste Regis­trier­kasse zum Patent anmel­dete. Kern­stück seiner Kasse war die Bargeld­lade, die sich mit einem Klingeln öffnete. Mit dieser Erfin­dung wollte er dem Dieb­stahl in seinem Saloon etwas entgegen­setzen, denn sein Personal vergriff sich zu seinem Ärger immer öfter an den Umsätzen.

Aber was ist eine Regis­trier­kasse in heutigen Zeiten? Verein­facht gesagt ein elektro­nisches Gerät zur Erfas­sung aller Kauf­prozesse und Kassen­eingaben, kurz: sie werden regis­triert. Erfasst werden alle (Bargeld)­Einnahmen, Ausgaben, Stornos und Geschäfts­berichte, außer­dem werden die entspre­chenden Belege ausge­stellt. Bei einer klassi­schen, elektro­nischen Regis­trier­kasse sind bereits alle Kompo­nenten in einem Gerät ent­halten: Kassensoft­ware, Drucker, Tastatur, Laden­kasse und ein oder mehrere Dis­plays, je nach Modell. Alle Funk­tionen sind nur für diesen einen Zweck verbaut: Die Kasse hat weder besondere Zusatz­funktionen, noch ist sie WLAN-fähig oder mit anderen Geräten und dem Internet vernetzt. Sie ist eine soge­nannte Stand-Alone-Kasse, da sie eigen­ständig und ohne weitere Zusatz­geräte ihre Funktion erfüllt.

Denkt man an kleinere Läden wie Blumen­geschäfte oder Kioske, ist die elek­tronische Regis­trier­kasse durchaus noch zu finden. Moderne Kassen­systeme haben den Regis­trier­kassen aller­dings fast überall den Rang abge­laufen, da sie mit viel mehr Zusatz­funktionen auf­warten. Gehört Ihre Kasse auch noch der alten Gene­ration an und bräuchte ein Update? Falls Sie noch auf der Suche nach dem passenden Anbieter sind, hilft Ihnen unser kostenloser Angebots­vergleich unver­bindlich weiter.

Registrierkasse vs. Kassensystem

Mittler­weile bestehen also zwei Arten von Kassen neben­einander: elektro­nische Regis­trier­kassen und moderne Kassen­system-Arten. Wer über die Neuan­schaffung einer Kasse nach­denkt, muss sich Gedanken machen, welchen Leistungs­umfang er braucht und mit welchen End­geräten er arbeiten möchte. Folgende Fragen können vor einem Neukauf hilf­reich sein: Was sind die Unter­schiede zwischen Regis­trier­kasse und Kassen­system? Warum haben Kassen­systeme die Oberhand gewonnen? Was sind die Vor- und Nach­teile der Kassen? Wer sind Anbieter? Welche Kasse ist am besten für welches Geschäft geeignet? Und erfüllt die Kasse die recht­lichen Vorgaben?

Die Regis­trier­kasse ist ein kompaktes System mit begrenz­tem Leistungs­umfang, das von einem einzigen Her­steller kommt. Sie ist bereits mit allen Funk­tionen bespielt, wenn es bei Ihnen ankommt. Sie haben jedoch die Möglich­keit, beispiels­weise unterschied­liche Waren­gruppen anzulegen und indivi­duelle Einstel­lungen und Programmie­rungen vorzu­nehmen. Ein Regis­trier­kasse ist stationär gebunden und nimmt verhältnis­mäßig viel Platz weg.

Anders ist es beim Kassen­system. Dies zeichnet sich besonders durch seinen großen Leistungs­umfang aus, etwa durch Anschluss ans Waren­wirtschafts­system. Zudem sind Kassen­systeme in vielerlei Hinsicht flexi­bel, da man sie wie ein Baukasten­system aus verschie­denen End­geräten wie Tablet, Smart­phone, Drucker oder Barcode­scanner und passender Wunsch-Soft­ware zusammen­setzen kann. Natürlich muss man darauf achten, dass alle Kompo­nenten mitein­ander kompa­tibel sind.

Funktionen im Vergleich

Sehen wir uns die grund­sätz­lichen Funk­tionen von Regis­trier­kassen und Kassen­systemen einmal genauer an. Es gilt: Was im Leistungs­umfang einer Kasse enthalten ist, hängt vom Geräte­typ (bei Regis­trier­kassen) sowie dem gebuchten Tarif (bei Kassen­systemen) ab.

Für beide Kassen­arten gilt bei Anschaf­fung: Achten Sie unbe­dingt darauf, dass Sie die Kassen­sicherungs­verordnung einhalten! Gerade bei Regis­trier­kassen ist dies wichtig, da alte Modelle spätestens ab dem 01.01.2023 nicht mehr legal sind, wenn sich die tech­nische Sicher­heitsein­richtung (TSE) nicht inte­grieren lässt. Diese ist jedoch zwingend erfor­derlich, da sie zum Schutz vor Mani­pulation dient. Bei einem Neukauf können Sie in der Regel jedoch davon ausgehen, dass sowohl Regis­trier­kassen als auch Kassen­systeme finanzamt­konform sind.

tradingtwins-Tipp: Beim Kauf auf gesetzliche Anforderungen achten

„Achten Sie beim Kauf darauf, dass die Kasse Ihrer Wahl den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, informieren Sie sich bei den jeweiligen Anbietern. Und falls Sie von der Vielfalt im ersten Moment überfordert sind: kein Problem. Nutzen Sie einfach unser Formular und finden Sie mit wenigen Fragen heraus, welches Angebot am besten zu Ihnen passt.“

Katrin

tradingtwins Redaktion

Vorteile & Nachteile von Registrier­kassen

Registrier­kassen sind zwar ein Auslauf­modell, kommen aber durchaus noch zum Einsatz. Welche Gründe sprechen für die Anschaf­fung einer Regis­trier­kasse, welche dagegen? Was würde eher für die Anschaf­fung eines Kassen­systems sprechen? Starten wir mit der Regis­trier­kasse.

Weiter geht’s mit dem Kassen­system. Das moderne Kassen­system hat mittler­weile Einzug in die meisten Geschäfte gehalten, nicht zuletzt wegen der vielen Zusatz­funktionen, die eine Regis­trier­kasse nicht bietet, sowie der Rechts­konfor­mität, die in der Regel gegeben ist. Außer­dem ist ein Kassen­system weitaus flexi­bler, sowohl vom Funktions­umfang her als auch von der Optik und den End­geräten.

Während die elektro­nische Regis­trier­kasse als ein kompaktes, mit­unter großes Gerät gelie­fert wird, besteht ein modernes Kassen­system aus flexi­blen Kompo­nenten. Es lässt sich über PC, Handy oder Tablet bedie­nen, alle weiteren Zusatz­geräte wie Barcode­scanner, Kassen­lade oder Drucker lassen sich nach Bedarf hinzu­nehmen. Das heißt, Sie können optisch auf schlanke, platz­sparende Geräte umstei­gen und nur das nutzen, was Sie brauchen. Kassen­software finden Sie mittler­weile bei zahl­reichen Anbie­tern. Um den Passen­den für sich zu finden, ermit­teln Sie mit­hilfe unseres Formu­lars einfach Ihren Bedarf und erhal­ten auf optimal zugeschnit­tene Angebote.

Die Kassensoftware laden Sie auf das End­gerät herunter, richten sie ein und legen nach kurzer Zeit los. Alter­nativ erhalten Sie bei Komplett­system eine bereits fertig einge­richtete Hard­ware und sparen sich die eigene Instal­lation der Kassen­software.

Vorteile im Vergleich: Registrierkasse vs. Kassensystem

Sehen wir uns jetzt noch einmal die Vor­teile von Regis­trier­kassen und Kassen­systemen im Vergleich an. Kassen­systeme haben die gleiche Aufgabe wie Regis­trier­kassen, nämlich das Erfassen der Umsätze. Doch ist der Leis­tungska­talog von Kassen­systemen weitaus umfang­reicher, wie wir weiter oben gesehen haben. Das sollte bei der Wahl der neuen Kasse unbedingt im Hinter­kopf behalten werden. Weitere Vor­teile beider Kassen­arten kommen hier:

Kassensysteme haben eine Menge mehr Funk­tionen als Regis­trier­kassen und unter­stützen Sie in Ihrem alltäg­lichen betrieb­lichen Ablauf. In der Regel sind Kassen­systeme an das Waren­wirtschafts­system ange­schlossen. Das bedeutet, sobald eine Ware verkauft wird, wird sie von der Kassen­software automa­tisch aus dem Lager ausge­bucht. Ein Schritt, der nun nicht mehr manuell getä­tigt werden muss. Unter­nehmer haben die Lager­bestände automa­tisiert in Echt­zeit zur Verfü­gung.

Praxisbeispiel: Registrierkasse vs. Kassensystem

Genug der grauen Theorie. Sehen wir uns den Alltag bei Gastro­nom Schulz an, der im ersten Praxis­beispiel eine klas­sische Regis­trier­kasse in seiner Kneipe hat. Im zweiten Beispiel steigt er auf ein modernes Kassen­system um.

Registrierkassen und Kartenzahlung

In Registrier­kassen ist zwar kein Karten­lesegerät inte­griert, aber moderne Regis­trier­kassen bieten trotzdem unter­schied­liche Zahl­arten an. Wie das geht? Wenn Sie zusätz­lich zum Bargeld auch Karten­zahlung anbieten möchten, benötigen Sie ein separates EC-Karten­terminal, das gegebenen­falls Miet­gebühren und einen bestimmten Prozent­satz Trans­aktions­kosten verursacht (siehe auch unser Ratgeber „Kartenzahlung: Diese Kosten kommen auf Händler zu“). Wenn Ihre Kasse sowie Karten­terminal über entspre­chende Anschlüsse wie USB oder RS-232 verfügen, können Sie beide Geräte per Kabel miteinander verbinden.

Nun brauchen Sie noch eine Inter­netver­bindung, damit das Terminal mit seiner eigent­lichen Aufgabe beginnen kann. Der Kasse muss signa­lisiert werden, dass die offene Rechnung mit Karte bezahlt wird. Im Kassen­menü wird ausgewählt, welche Zahlart statt­findet: Zum Beispiel kann - je nach Kassen­modell - zwischen Bargeld, Karte oder Gutschein ausge­wählt werden. Für Karten­zahlung wird die Option „Karte“ im Menü gewählt und der zu zahlende Betrag eingetippt. Dann kann mit der Karte abge­rechnet werden.

Kartenterminals funk­tionieren auch ohne Anschluss an ein Kassen­system und zwar als soge­nanntes Stand-Alone. In diesem Fall wird der zu zahlende Betrag direkt ins Terminal eingetippt und der Bon kommt aus dem inte­grierten Drucker. Das ist dann praktisch, wenn Ihre Regis­trier­kasse nicht über die passenden Anschlüsse verfügt.

Kassensysteme und Kartenzahlung

Moderne Kassen­systeme lassen sich direkt mit einem Karten­terminal via WLAN koppeln. Nachdem Sie im Menü die Option „Karte“ als Zahlart aufge­rufen haben, muss der zu zahlende Betrag nicht mehr extra einge­tippt werden; er erscheint auto­matisch. Der Gastro­bereich profi­tiert beson­ders von der WLAN-Fähig­keit und den verknüpften End­gerä­ten: Anders als bei einer Regis­trier­kasse ist ein Karten­termi­nal nicht an einen festen Ort gebunden. Es kann flexibel und mobil mit Tablets, iPads, Hand­helds oder einem PC Kassensystem genutzt werden.

Was kosten Registrierkassen?

Noch gibt es Regis­trier­kassen auf dem Markt, die von nam­haften Herstel­lern wie Casio, Olympia, Sam4S oder Sharp ange­boten werden. Aller­dings ist es schwierig, an Hersteller­preise zu kommen, da diese auf den Web­seiten nicht be­kannt­gege­ben werden. Sieht man sich aber auf Ver­gleichs­por­talen um, findet man kleine Regis­trier­kassen ab rund 288 Euro bis zu großen Kassen mit mehr Funktions­umfang für bis zu 1.170 Euro. Je nachdem muss noch eine TSE dazu­gekauft werden. Das sind noch einmal rund 220 Euro.

Tatsächlich ist es so, dass klassische Regis­trier­kassen kaum noch herge­stellt werden. Die technische Entwick­lung schreitet voran und die neuen Kassen­systeme über­nehmen den Markt.

Offenes und geschlossenes System

Man unterscheidet bei Kassen zwischen offenen und geschlos­senen Syste­men. Regis­trier­kassen sind geschlos­sene Systeme: Soft­ware und Hard­ware sind von einem Her­steller und die Soft­ware ist von Beginn an in die Hard­ware inte­griert. Die Hard­ware, also das Kassen­gerät als solches, wurde für genau diesen Zweck ent­wickelt. Jeg­liche Zusatz­geräte wie Bon­drucker, Display, Tasta­tur und Kassen­lade sind fest verbaut und mit der Soft­ware abgestimmt.

Anders ist es beim offenen System, welches bei modernen Kassen­systemen Standard ist. Alle Kompo­nenten können Sie einzel­nen erwerben und indi­viduell aufein­ander abstimmen. Sie benö­tigen einen PC oder ein anderes End­gerät, auf das Sie eine Kassen­soft­ware herunter­laden. Jeden weiteren Bedarf an Geräten können Sie indi­viduell hinzu­kaufen. Aller­dings müssen Sie darauf achten, dass alles mitein­ander kompa­tibel ist. Zudem kann ein „zusam­mengewür­feltes“ System zu einer erhöh­ten Fehler­anfällig­keit führen. Doch keine Sorge, es gibt zahl­reiche Anbieter, bei denen Sie alle Kompo­nenten erhalten können. Sie sind also nicht auf sich allein gestellt.

Registrierkasse oder offene Ladenkasse?

Die offene Laden­kasse ist wohl eine ziem­lich alt­modische Variante der Kasse, aber grund­sätzlich in Deutsch­land erlaubt. Offene Laden­kasse? Das bedeutet, dass Sie eine reine Bargeld­kasse ohne irgend­eine Art tech­nischer Aufzeich­nung führen. Ganz old school hätten Sie dann zum Beispiel eine Geld­kassette und halten alle Umsätze hand­schrift­lich fest.

Diese Form der Kassen­führung befreit Sie aller­dings nicht von der Aufzeich­nungs­pflicht, sie macht sie nur fehler­anfäl­liger, kompli­zierter und zeit­intensiver. Das Abgaben­ordnung (AO) sieht hier in § 146 Absatz 1 vor, dass „Kassen­einnahmen und Kassen­ausgaben […] täglich“ festzuhalten sind. Alle „erforder­lichen Aufzeich­nungen sind einzeln, voll­ständig, richtig, zeit­gerecht und geord­net“ zu machen. Tages­abschlüsse und alle anderen Berichte sollten per Hand geschrie­ben und durch­nummeriert werden, denn die Auf­zeich­nungen dürfen nicht verän­derbar sein oder den Anschein machen, dass sie verän­dert wurden. Deswegen sind auch Excel-Tabel­len beispiels­weise nicht zur Erfas­sung erlaubt.

tradingtwins-Tipp: Sorgfältige Buch­führung bei offener Laden­kasse wichtig

„Eine offene Laden­kasse eignet sich also maximal nur für Kleinst­betriebe wie Tante-Emma-Läden oder Stand­besitzer auf einem Markt. Doch selbst dann müssen Sie mit häufigem Besuch vom Finanz­amt rechnen. Auch wenn die offene Laden­kasse nicht ver­boten ist, herrscht - wie man im Inter­net liest - diesen gegen­über ein gesun­des Miss­trauen. So ist Vor­sicht besser als Nach­sicht und Sie sollten es wirk­lich ganz genau nehmen mit Ihren Aufzeich­nungen.“

Katrin

tradingtwins Redaktion

Was sind dennoch Gründe, die für eine offene Laden­kasse sprechen? Da sind zunächst die gerin­gen Anschaf­fungskos­ten: näm­lich für die Laden­kasse und das Mate­rial zur Füh­rung des Kassen­buchs. Die offene Laden­kasse können Sie an jedem Stand­ort benut­zen, Sie sind damit also über­aus mobil und weder vom Strom noch vom Inter­net abhängig.

Was auch immer Unter­nehmer dazu veran­lasst, eine offene Laden­kasse zu führen, in digi­talen Zeiten macht es sicher Sinn, über eine Umstel­lung nachzu­denken. Zum einen um viel Zeit bei der Führung des Kassen­buchs zu sparen, zum anderen um das häufige „Hallo“ vom Finanz­amt zu vermeiden.

Falls es aus Kosten­gründen zu Zweifeln kommt, empfehlen wir, sich mit Test­versionen verschie­dener Anbieter erst einmal vertraut zu machen und dann mit kosten­günstigen Abos zu starten. hello­Cash bietet zum Beispiel einen Medium Tarif ab 4,90 Euro im Monat. Wem es um die Größe oder Mobi­lität geht, der kann es mit kleinen, mobilen All-in-One-Kassen von versuchen. Order­bird bietet zum Beispiel die MINI by orderbird an, ready2order hat das Modell readyGo auf dem Markt.

Rechtliche Vorgaben für Registrierkassen

Gibt es in Deutsch­land eine Registrier­kassen­pflicht? Nein, die gibt es nicht. Somit ist auch eine offene Laden­kasse, wie wir gesehen haben, erlaubt. Wer aller­dings eine Regis­trier­kasse - oder ein Kassen­system - im Geschäft hat, muss die Kassen­sicherungs­verordnung erfül­len. Dazu gehören unter anderem die Ein­richtung einer tech­nischen Sicher­heitsein­richtung (TSE) und die Beleg­ausgabe­pflicht. Die Kassen­sicherungs­verordnung soll Manipu­lationen an Kassen ver­hindern und somit wiederum Steuer­betrug unterbinden.

Zum Hintergrund: Registrier­kassen waren in der Vergan­genheit nicht aus­reichend gegen Mani­pulationen geschützt. Mit­hilfe von soge­nannter Zapper-Soft­ware war es ille­gal möglich, die Umsätze unbe­merkt nach unten zu korri­gieren und so Steuern zu hinter­ziehen. Die Kassen­sicherungs­verordnung, die Anfang 2020 in Kraft getreten ist, macht dieses fast unmöglich.

Die TSE sorgt dafür, dass die Kasse gegen Mani­pulation geschützt ist. Sie zeichnet jeden Vor­gang an der Kasse in einem Proto­koll auf und versieht die Vor­gänge mit einer fort­laufenden Nummer. Sobald es zu einer Löschung kommt, fehlt eine Vorgangs­nummer im Proto­koll, was dem Finanz­amt Anlass gibt, etwas genauer hinzu­sehen. Hinzu kommt außer­dem die Beleg­ausgabe­pflicht, umgangs­sprachlich auch Bon­pflicht. Jeder Kunde bekommt demnach einen Beleg für seinen Kauf. Auch dieser dient als Absi­cherung gegen eine Mani­pulation der Kasse.

Aufrüstung Registrierkasse: Die nächsten Schritte

Registrier­kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 gekauft wurden und noch keine TSE besitzen, müssen aller­spätestens bis zum 31.12.2022 mit dieser nach­gerüstet werden. Ab dann ist der Betrieb einer Regis­trier­kasse ohne TSE illegal. Falls Ihre Kasse noch auf eine Auf­rüstung wartet, wird es höchste Zeit! Welche Schritte müssen Sie jetzt gehen?

Kommen Sie zu dem Schluss, dass eine Neuan­schaffung die beste Entschei­dung für Ihren Betrieb ist, müssen Sie das richtige Kassen­system finden. Dabei können Ihnen folgende Fragen helfen:

Bei Ihrer Suche nach dem richtigen Kassen­system hilft Ihnen auch unser kosten­loses Formular. Einfach wenige Fragen zu Ihrem Bedarf beant­worten und unverbind­liche, passende Vergleichs­angebote erhalten.

Fazit: Ist es heute noch sinnvoll Registrierkassen neu anzuschaffen?

Registrier­kassen eignen sich vornehm­lich für kleine Geschäfte, die keine weiteren Zusatz­geräte benötigen. Das können zum Beispiel Bäcke­reien, Blumen­läden, Imbisse oder Kioske sein. Wenn es Ihnen reicht, die Bargeld­umsätze zu erfas­sen und zu bonieren, und Sie keine weiteren Funk­tionen wünschen, dann ist eine klas­sische Regis­trier­kasse ausrei­chend für Sie.

Ansonsten ist ein moder­nes Kassen­system für Gastro­nomie und Einzel­handel im Prinzip der Stan­dard. Es erleich­tert Ihnen den Arbeits­alltag um ein Viel­faches und bietet durch eine große Anbieter-Auswahl garan­tiert das richtige Preis-Leistungs-Modell für Sie. In Zeiten, in denen Karten­zahlung bei Verbrau­chern immer belieb­ter wird und man dazu ohnehin Inter­net benötigt, ist der Schritt zum Kassen­system, das von seiner WLAN-Fähig­keit lebt, nicht mehr weit. Aller­dings stehen Ihnen dann weitaus mehr Funk­tionen zur Verfü­gung als mit einer Regis­trier­kasse.

Da Registrier­kassen nach und nach ausran­giert werden, stellt sich die Frage, wie lange sie noch produ­ziert werden und der Hersteller­support gewähr­leistet ist. Fragen, die es zu berück­sichtigen gilt und deren Ant­worten einen deutlichen Ausschlag in Richtung Kassen­system geben.

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