TSE Kasse: FAQ zur Sicherheit­seinrichtung für Kassen­systeme

Rund um die TSE Kasse gibt es viele Fach­begriffe, Gesetze, Fristen und damit verbun­dene Unklar­heiten. Wir stellen die wich­tigsten Fragen rund um die Sicher­heitsein­richtung für Kassen und geben Ant­worten.

Was ist eine TSE Kasse?

Einmal vorweg, damit es keine Ver­wirrung gibt: Es gibt nicht die eine TSE Kasse. Die tech­nische Sicher­heitsein­richtung (TSE) ist ein gesetz­lich vorge­schrie­benes Sicher­heits­modul, mit denen Kassensysteme und Regis­trier­kassen ausge­stattet sein müssen. Sie ist neben der Beleg­ausgabe­pflicht und der Kassen­melde­pflicht ein weiteres Instru­ment gegen Mani­pulation von Umsät­zen und Steuer­hinter­ziehung.

Die tech­nische Sicher­heitsein­richtung in Kassen­systemen sorgt dafür, dass eine nach­träg­liche Bear­beitung oder Löschung von Ein­trägen in der Kasse nicht möglich ist bzw. auffällt. Dafür werden alle Geschäfts­vorgänge an der Kasse aufge­zeichnet, mit einer fort­laufenden Nummer versehen und proto­kolliert. Werden nun nach­trägliche Ände­rungen und Löschungen von beste­henden Ein­trägen vorge­nommen, entste­hen Lücken im Proto­koll, die jedes Finanz­amt stutzig machen.

Wer braucht eine TSE Kasse?

Jeder Laden­besitzer, sei es in Einzelhandel oder Gastro­nomie, der Bar­geldein­nahmen hat und diese über eine Regis­trier­kasse oder ein Kassen­system verzeich­net, muss eine TSE Kasse benut­zen. So ist es in der Kassen­sicherungs­verordnung (Kassen­SichV) § 1 gere­gelt. Die offene Laden­kasse ist von der TSE ausge­nommen. Logisch, denn sie besteht ledig­lich aus einer Geld­kassette. Alle Ein­nahmen, Aus­gaben, Tages­abschlüsse etc. werden hand­schrift­lich geführt. Das ist in Deut­schland erlaubt, wenn auch gut beäugt von den Finanz­ämtern.

Auch wenn Sie zur Nutzung einer TSE ver­pflichtet sind, sobald Sie mit einer Kasse arbeiten, wird sich für Sie im lau­fenden Alltags­geschäft nichts ändern. Die Kasse wird ihren Dienst ver­richten wie bisher, abge­sehen davon, dass im Hinter­grund ein paar Aufzeich­nungspro­zesse statt­finden. Sofern Sie eine hard­wareba­sierte TSE-Lösung nutzen und mehrere Kassen über diese laufen lassen, kann es ledig­lich passieren, dass die Kassier­geschwin­digkeit etwas lang­samer läuft, da die Aufzeich­nungen nachein­ander statt­finden.

Ergeben sich denn Vor­teile durch die TSE?, mag sich der ein oder andere Kassen­besitzer fragen. Um die TSE kommen Sie nicht herum, ander­weitig droht Ihnen eine saftige Strafe. Recht­lich sind Sie also mit der TSE zertifi­zierten Kasse auf der sicheren Seite. Ein weiterer Vorteil ist die digi­tale Schnitt­stelle, durch die das Finanz­amt unkompli­ziert an Ihre Daten heran­kommen kann. Und zu guter Letzt schützt sich nicht nur der Staat vor einer mög­lichen Steuer­hinter­ziehung, sondern im Zweifels­fall hat es auch das Perso­nal schwer, ein krummes Ding zu drehen.

Ab wann ist die TSE Kasse Pflicht?

Seit dem 1. April 2021 müssen alle Kassen über eine TSE verfügen. Aus­nahmen gelten für Regis­trier­kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 ange­schafft wurden und aus techni­schen Gründen nicht mit einer TSE aufge­rüstet werden können. Sie durften noch bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden, seitdem ist die Nutzung illegal und es muss eine Kasse ange­schafft werden, die den Vor­gaben der Kassen­SichV entspricht. Leistungs­fähige moderne Kassensystem-Arten finden Sie zum Beispiel über unseren kosten­losen Angebots­vergleich.

Wichtige Fristen zur TSE

Wie viel kostet eine TSE?

Wie viel Sie am Ende für eine TSE zahlen, hängt davon ab, ob Sie sich für eine cloud- oder hard­wareba­sierte Lösung ent­scheiden.

Für eine hard­wareba­sierte TSE ist es üblich, dass Sie ein­malig für den Lizenz­zeit­raum die Hard­ware kaufen und gege­benen­falls noch ein Auf­schlag für die Kassensoftware und eine Einrich­tungs­gebühr hinzu­kommt. Die Hard­ware gibt es ab 219 Euro, das Zerti­fikat ist meistens fünf Jahre gültig. Danach müssen Sie sich um eine neue TSE mit gültigem Zerti­fikat kümmern. Möglicher­weise möchten Sie auch zur Sicher­heit eine Ersatz-TSE im Geschäft haben, dann sollten Sie diesen Preis mit einkal­kulieren.

Bei einer cloud­basierten Lösung gibt es unter­schied­liche Preis­modelle. Cloud­basierte Lösungen kommen häufig bei modernen, mobilen Kassen­systemen zum Einsatz, die im Monats­abo gebucht werden. Auch hier können zusätz­lich Einrich­tungsge­bühren fällig werden. Teil­weise ist im Monats­abo der Preis für die TSE bereits einge­rechnet, teil­weise kommt eine Einmal­zahlung für die Cloud on top. Order­bird veran­schlagt beispiels­weise neben dem Grund­preis für die Kassen­software einen jähr­lichen TSE-Preis von 139 Euro, bei ready2order gibt’s das TSE-Paket für 129 Euro pro Jahr (oder zahlbar in monat­lichen Raten). Der große Vorteil ist, dass Sie sich als Kassen­betreiber um nichts kümmern müssen.

Benötigt jede Kasse eine eigene TSE?

Nein, wenn Sie mehrere Kassen im Einsatz haben, können diese auf eine gemein­same Cloud-TSE zurück­greifen. Ob das auch gilt, wenn Ihr Unter­nehmen mehrere Fili­alen hat, beant­wortet das Bundes­amt für Sicher­heit in der Informations­technik (BSI) nicht. Für Rück­fragen dieser tech­nischen Art hat das BSI eine E-Mail-Adresse einge­richtet: registrier­kassen@bsi.bund.de. Gegebenen­falls kann Ihnen auch Ihr Kassen­anbieter dazu Aus­kunft geben.

Was passiert, wenn ich keine TSE habe?

Wenn Ihre Kasse nicht den An­forderungen der KassenSichV ent­spricht, handeln Sie gesetzes­widrig und es wird höchste Zeit, dass Sie sich darum kümmern! Denn seit dem 1. April 2021 muss jedes Kassen­system und jede elektronische Registrier­kasse eine TSE haben. Auch die Frist für Registrier­kassen, die sich nicht mit einer TSE auf­rüsten lassen, lief am 31.12.2022 ab.

Setzen Sie keine TSE ein, obwohl Sie dazu verpflich­tet sind, können zwei Dinge passieren. Sie müssen damit rechnen, dass das Finanz­amt Ihren Gewinn schätzt und auf­grund dessen Steuern festsetzt, die Sie nach­zahlen. Diese können im Zweifel höher ausfallen, als die, die Sie eigent­lich hätten zahlen müssen. Wenn Sie Pech haben, kommt noch ein saftiges Bußgeld von bis zu 25.000 Euro auf Sie zu. Die Abgaben­verordnung (AO) regelt in § 379 Steuer­gefähr­dung auch die Geld­bußen und sieht folgendes vor:

Sie sollten schleu­nigst dafür sorgen, dass Ihre Kasse rechts­konform ist. Entweder rüsten Sie Ihre Kasse mit einer TSE durch den Her­steller oder einen Dienst­leister auf, oder Sie kaufen sich ein neues Kassen­system, in das eine TSE inte­griert ist.

Wie kann ich meine Kasse aufrüsten?

Sofern Sie noch keine Schritte unter­nommen haben, um Ihre Regis­trier­kasse aufzu­rüsten, wird es jetzt höchste Zeit. Was ist nun zu tun?

Fällen Sie hin­gegen eine Entschei­dung für ein neues Kassen­system, sollten Sie sich über folgende Fragen Gedanken machen. Diese können Ihnen dabei helfen, das richtige System zu finden.

• In welcher Branche wird das Kassen­system genutzt?
• Wie groß ist Ihr Betrieb? Werden mehrere Kassen benötigt?
• Müssen Sie mit dem Kassen­system flexibel arbeiten, beispiels­weise in der Gastro­nomie?
• Benötigen Sie Zusatz­geräte wie Kassen­lade oder Barcode­scanner? Sind diese eben­falls beim Anbieter erhält­lich?
• Gibt es eine kosten­lose Probe­zeit? Falls ja, nutzen Sie diese und testen Sie unter­schied­liche Kassen­systeme auf Herz und Nieren.

Auf unserer Seite Kassen­systeme im Vergleich haben wir unter­schied­liche Anbieter und deren Leis­tungen verglichen. Bei Ihrer Suche nach dem richtigen Kassen­system hilft Ihnen auch unser kosten­loses Formular. Einfach wenige Fragen zu Ihrem Bedarf beant­worten und unver­bindliche, passende Vergleichs­angebote erhalten.

Wo melde ich eine TSE Kasse an?

Wer sich eine TSE Kasse anschafft, muss diese eigentlich inner­halb eines Monats beim für ihn zustän­digen Finanz­amt anmelden (siehe AO § 146a Absatz 4). Dafür gibt es sogar einen amtlich vorge­schriebenen Vordruck. Ange­geben werden laut AO ...

1. Name des Steuer­pflichtigen,
2. Steuernummer des Steuer­pflichtigen,
3. Art der zertifi­zierten technischen Sicher­heitsein­richtung,
4. Art des verwen­deten elektro­nischen Aufzeich­nungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektro­nischen Aufzeich­nungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektro­nischen Aufzeich­nungssystems,
7. Datum der Anschaf­fung des verwendeten elektro­nischen Aufzeich­nungssystems,
8. Datum der Außer­betrieb­nahme des verwendeten elektro­nischen Aufzeich­nungssystems.

Sie haben richtig gelesen: Wir haben weiter oben das Wort „eigentlich“ betont, da es derzeit nicht möglich ist, eine TSE Kasse beim Finanz­amt an- oder abzu­melden. Grund dafür ist, dass es schlicht und ergrei­fend keine elek­tronische Übermitt­lungsmög­lichkeit gibt. So teilt das Bundes­minis­terium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben vom 18. August 2020 mit:

„Von der Mittei­lung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektro­nischen Übermitt­lungsmög­lichkeit abzu­sehen. Der Zeit­punkt des Ein­satzes der elektro­nischen Übermitt­lungsmög­lichkeit wird im Bundes­steuer­blatt Teil I gesondert bekannt gegeben.“

Auf der Webseite des Bayer­ischen Landes­amt für Steuern ist dazu zu lesen, dass „der Zeitpunkt des Einsatzes der elektro­nischen Übermitt­lungsmög­lichkeit [...] im Bundes­steuer­blatt Teil I (voraus­sichtlich im Jahr 2023) gesondert bekannt gegeben [wird]“. (aufgerufen am 6.7.2022)

Wie ist eine TSE aufgebaut?

Laut AO § 146a Absatz 1 muss die tech­nische Sicher­heitsein­richtung aus drei Kompo­nenten bestehen: einem Sicher­heitsmodul, einem Speicher­medium und einer einheit­lichen digitalen Schnitt­stelle.

Welche Arten von TSE gibt es?

Sie haben zwei Möglich­keiten, die Sicher­heitsein­richtung ins Kassen­system zu inte­grieren: entweder per Hard­ware oder per Cloud.

Alternativ zu neuen Daten­trägern ist es laut BSI eben­falls möglich, die Daten vom Speicher zu expor­tieren. Die Daten müssen an geeig­neter Stelle aufbe­wahrt werden und es ist zu beachten, dass sie im Falle einer Prüfung im Export-Format der Sicher­heitsein­richtung über­geben werden. Ist alles ordnungs­gemäß expor­tiert, können die Daten die vom Speicher­medium der TSE gelöscht werden.

Welche TSE bevorzugen die Anbieter?

Der Trend scheint zur cloud­basierten Lösung zu gehen. In der Cloud haben Sie unbe­grenzten Speicher­platz und in der Regel sind die Signa­turen nicht limi­tiert. Doch vermutlich ist es eine Geschmacks­frage, welche TSE die Anbieter bevor­zugen. Sie werden Fach­händler finden, die nur die Hard­ware verkaufen und deren Vorzüge in den Vorder­grund stellen, aber ebenso Anbieter für Kassen­systeme, die nur die cloud­basierte Lösung im Paket haben wie ready2order oder orderbird. Bei Tillhub, Lightspeed, LocaFox und Kasse Speedy können Sie zwischen beiden Vari­anten wählen.

Warum gibt es Sicher­heitsein­richtungen für Kassen­systeme?

Die technische Sicher­heitsein­richtung für Kassen­systeme ist eine Säule der Kassen­SichV, die wiederum auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipu­lationen an digi­talen Grund­aufzeich­nungen vom 22. Dezember 2016 („Kassengesetz“) basiert. Im Kassen­gesetz wurde § 146a AO neu geregelt, nämlich dass in elektro­nische Aufzeichnungs­systeme eine zertifi­zierte tech­nische Sicher­heitsein­richtung inte­griert sein muss.

Bis dahin war es nur sehr schwer möglich, Mani­pula­tionen an Kassen­systemen und Regis­trier­kassen nachzu­verfolgen. Soge­nannte Zapper-Soft­ware konnte unbemerkt auf die Kassen aufge­spielt und Umsätze nach unten korri­giert werden. Niedri­gere Umsätze bedeuten weniger Steuer­abgaben und niedri­gere Steuer­abgaben sind in diesem Fall Steuer­betrug.

Bestrebungen vom Bundes­ministerium der Finanzen (BMF), gegen Steuer­betrug vorzugehen, gab es mit den „Grund­sätzen zum Daten­zugriff und zur Prüf­barkeit digi­taler Unter­lagen“ (GDPdU) von Juli 2001. Verein­facht gesagt, regelte die GDPdU, dass Unter­nehmen alle steuerre­levanten Daten archi­vieren und auf Nach­frage dem Finanz­amt bereit­stellen müssen. Zum Januar 2015 kamen die „Grund­sätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD). Sie lösten die GDPdU als auch die „Grund­sätze ordnungs­mäßiger DV-gestützter Buch­führungs­systeme“ (GoBS) ab und vereinen deren Bestim­mungen nun in ange­passter Form: der GoBD. Doch erst mit dem Kassen­gesetz von 2016 und der Neure­gelung der AO wurde der Steuer­hinter­ziehung ein Riegel vorge­schoben.

Welche Daten speichert die TSE?

Laut AO § 146a müssen alle „aufzeich­nungspflichtige[n] Geschäfts­vorfälle oder andere[n] Vorgänge“ gespeichert werden. Was sich genau dahinter verbirgt, wird nicht näher erläutert. Wirft man einen Blick in § 146 Absatz 1, wird jedoch deutlich, dass „der Verkauf von Waren [...] gegen Bar­zahlung“ gemeint ist. Die TSE muss also alle Kassen­vorgänge speichern, die etwas mit dem Umsatz zu tun haben. Also Bestel­lungen, Stornos, Ein­nahmen, Rück­gelder, Kassen­berichte etc. Laut Kassen­SichV § 2 muss jede Trans­aktion einzeln aufge­zeichnet werden und folgende Infor­mationen enthalten:

1. den Zeitpunkt des Vorgangs­beginns,
2. eine eindeutige und fort­laufende Trans­aktions­nummer,
3. die Art des Vorgangs
4. die Daten des Vorgangs,
5. die Zahlungsart,
6. den Zeitpunkt der Vorgangs­beendigung oder des Vorgangs­abbruchs,
7. einen Prüfwert sowie
8. die Serien­nummer des elektro­nischen Aufzeichnungs­systems oder die Serien­nummer des Sicherheits­moduls.

Die in Punkt 2. genannte Trans­aktions­nummer muss so beschaffen sein, dass Lücken in Trans­aktionsauf­zeichnungen auffallen. Das bedeutet - und so wird es auch in § 3 geregelt - dass Lücken in den Aufzeich­nungen erkennbar sein müssen.

Aufbewahrung der gespeicherten Daten

Laut § 147 Absatz 3 AO müssen die Unter­lagen bis zu zehn Jahre aufbe­wahrt werden. Darüber hinaus ist der Steuer­pflichtige dafür verant­wortlich, während der Aufbewah­rungsfrist alle Daten jeder­zeit verfüg­bar und abrufbar zu halten, gegebe­nenfalls auf eigene Kosten.

Was hat es mit dem TSE Zertifikat auf sich?

Zunächst einmal: Eine TSE muss nach den Richt­linien des BSI zerti­fiziert sein. Die Zertifi­zierung beschränkt sich auf die TSE und gilt nicht für Kassen und Kassen­systeme.

Kassen­hersteller oder Kassen­software-Hersteller müssen nicht selber eine TSE entwickeln oder zertifi­zieren, so das BSI. Sie können am Markt verfüg­bare tech­nische Sicher­heitsein­richtungen in ihre Produkte inte­grieren und TSE zertifi­zierte Kassen für Kunden anbieten.

Wie erhalten Hersteller ein Zertifikat?

Für das Erhalten des Zerti­fikats sind die Hersteller von TSEs verantwortlich, so legt es das BSI fest. Wie erhalten sie das Zerti­fikat? Stark vereinfacht so: Das BSI macht eine Reihe an Vorgaben für die tech­nischen Richt­linien (TR), um das begehrte Zerti­fikat zu erlangen. Die Hersteller von tech­nischen Sicher­heitsein­richtungen setzen die Vorgaben um und beantragen dann bei einer vom BSI aner­kannten Prüf­stelle - wie etwa MTG AG - die Prüfung der TSE. Die Prüf­stelle testet die ent­wickelte TSE auf Herz und Nieren und erstellt einen Prüf­bericht. Tatsächlich wird das Zertifikat aber vom BSI ausge­stellt. Dieses erhält nämlich den Prüf­bericht und bei posi­tiver Bewer­tung gibt es das Zerti­fikat.

Wie lange sind die Zertifikate gültig?

Die erteilten Zerti­fikate sind auf acht Jahre befristet und müssen nach fünf Jahren neu bewertet werden. Wird bei der Neube­wertung eine Schwach­stelle in der TSE gefunden, kann das Zerti­fikat seine Gültig­keit verlieren. Ist die Schwach­stelle durch ein Update oder eine ander­weitige Lösung zu beheben, muss es dennoch eine Re-Zertifi­zierung durch­laufen, damit sie weiter verwendet werden darf. Eine Re-Zertifi­zierung auf Basis der jeweils gültigen Tech­nischen-Richt­linien-Vorgaben ist jederzeit möglich.

Nicht zertifi­zierte TSE oder solche, die sich gerade noch in der Zerti­fizierungs­phase befinden, dürfen nicht auf den Markt gebracht und verwendet werden. Sie sind nicht gesetzes­konform. Das BSI stellt sogar eine Liste mit zertifi­zierten Sicher­heitsein­richtungen bereit.

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