Büroeinrichtung: Gutes Design für Effizienz am Arbeitsplatz

Eine gute Büroeinrichtung besteht aus mehr als Tisch, Stuhl und einer Pflanze. Eine ganzheitliche Planung ist der entscheidende Faktor, damit sich die Belegschaft wohlfühlt und effizient arbeiten kann. tradingtwins informiert, was alles zur Büroeinrichtung gehört, welche Aspekte Sie neben den Möbeln berücksichtigen müssen und wo Sie Unterstützung finden.

Warum eine gute Büroeinrichtung wichtig ist

Der Arbeitsort Büro muss neu gedacht werden. Corona hat gezeigt, dass Mitarbeitende auch im Homeoffice gut und konzentriert arbeiten können. New Work verändert das Verhalten in der Arbeitswelt, individuelle Wünsche der Arbeitnehmenden tragen dazu bei, dass das Büro zugleich ein Ort des Arbeitens und Wohlfühlens sein sollte. Das ist wichtig, denn eine angenehme Umgebung wirkt sich positiv auf Stimmung und Motivation der Belegschaft und somit auf den Erfolg des Unternehmens aus. Weitere Vorteile einer durchdachten Büroeinrichtung sind:

• Eine Arbeitsstätte mit Wohlfühlfaktor stärkt die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen.
• Arbeitsbereiche mit bestimmten Funktionen (wie Ruheräume für konzentrierte Arbeit oder Kreativräume) unterstützen die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten.
• Die Büroflächen werden durch eine kluge Raumplanung effizient genutzt, somit können Kosten gespart werden.
• Ein modernes Büro kann dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden gerne ins Büro kommen.
• Ein gesundes Raumklima mit ergonomischen Büromöbeln trägt zur Gesundheit der Belegschaft bei, es treten weniger Krankheitsfälle auf.
• Sie stärken Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
• Gleichzeitig stärken Sie mit einem passenden Design Ihre Marke nach Innen und Außen.

Was gibt es bei der Büroeinrichtung zu beachten?

Die Büroeinrichtung sollte nicht nur optimale Arbeitsbedingungen für die gesamte Belegschaft bieten, sondern gleichzeitig einladend wirken und den vorhandenen Platz effizient nutzen. Darüber hinaus sind bei der Büroeinrichtung gesetzliche Richtlinien zu beachten, die in der Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstätten­verordnung - ArbStättV) festgelegt sind und in den Technischen Regeln für Arbeitsstätten, kurz ASR, konkretisiert werden. Zusätzlich wird von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) das Hilfsmittel „Büroraumplanung“ zur Verfügung gestellt. Die Regelungen reichen unter anderem von Raumabmessungen, Bewegungsflächen, Fußböden bis hin zur Beleuchtung und Lärm.

Unternehmen, KMU oder Start-ups, die eigentlich nur einen einzelnen Raum oder sogar das komplette Büro (neu) einrichten wollen, können dadurch plötzlich vor ganz neuen Herausforderungen stehen. Unterstützung finden Sie bei Dienstleistern für Büroplanung und -einrichtung. Diese kennen sich mit Planungs- und Designfragen aus und sind mit den gesetzlichen Regelungen vertraut. Je nach Anbieter umfasst das Leistungsangebot beispielsweise Büroeinrichtungs­beratung, Flächenplanung, Raumplanung, Einrichtungsplanung sowie weitere Services wie Lieferung, Montage und Umzugsservice.

Es spielt keine Rolle, wie umfangreich die Pläne für Ihre Büroeinrichtung sind. Die Dienstleister richten sich nach Ihrem persönlichen Bedarf und holen das Beste für Sie und Ihre Mitarbeitenden heraus. Hier bietet es sich an, direkt beim Anbieter anzufragen oder über unser Service-Formular mit den Dienstleistern in Kontakt zu treten, Ihre Wünsche zu formulieren und unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen.

Mit welchen Kosten ist bei Büroeinrichtungen zu rechnen?

Bei der Einrichtung eines Büros können schnell größere Summen zusammenkommen, je nachdem, was alles angeschafft werden soll. Die Kosten für die Einrichtung setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen. Nicht nur die Menge und Art der Einrichtungs­gegenstände beeinflusst den Preis, sondern auch die Qualität des Mobiliars sowie deren Konfiguration. Aus diesem Grund können wir Ihnen zu den einzelnen Bereichen lediglich grobe Preisspannen nennen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

• Mobiliar: ab ca. 80 - 2.000 Euro
• Licht: ab ca. 4 - 1.250 Euro
• Akustik: ab ca. 85 - 1.035 Euro
• Boden: ab ca. 3,50 - 205 Euro pro Quadratmeter
• Wände: ab ca. 7,50 - 500 Euro
• Dekoration: ab ca. 10 - 300 Euro

Bürokonzepte, Raumtypen & Einrichtungsstile

Modern gestaltete Büros sehen nicht nur optisch gut aus, sondern folgen auch einem durchdachten Raumkonzept. Es gibt vielfältige Gestaltungs­möglichkeiten, die jedoch nicht zuletzt auch mit den räumlichen Gegebenheiten zusammenhängen.

Raumtypen

Neben den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden müssen weitere Bereiche bei der Bürogestaltung mitgedacht werden. Es kommt jedoch auf das individuelle Unternehmen an, welche Raumtypen vorkommen und wie diese eingerichtet sind: In einer Anwaltskanzlei müssen die Räumlichkeiten einen repräsentativen Charakter haben. Start-ups setzen häufig auf Kreativzonen und gemütliche Pausenbereiche. In Großraumbüros müssen Ruhezonen für Mitarbeitende geschaffen werden, die konzentriert arbeiten möchten. Typische Räume in Büros können folgende sein:

Einrichtungsstile

Bevor Sie einen Raum oder das gesamte Büro einrichten, sollten Sie sich über den Einrichtungsstil Gedanken machen. Sowohl Möbel, Deko als auch Licht­installationen und Farbkonzepte sollten miteinander harmonieren. Andernfalls kann eine bunt durcheinander­gewürfelte Büroeinrichtung zu Unruhe und Unausge­glichenheit bei der Belegschaft führen. Es gibt unterschiedliche Designstile, nach denen Sie die Räumlichkeiten gestalten und einrichten können. Drei beispielhafte Stile stellen wir Ihnen in aller Kürze vor.

Welches Mobiliar gehört zur Büroeinrichtung?

Die Basis­ausstattung eines Arbeitsplatzes sind Tisch und Stuhl. Da die meisten Mitarbeitenden hier einen Achtstundentag verbringen, sollten Bürostühle ergonomisch geformt sein und sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Sprich: Armlehnen, Rückenlehne sowie Sitzhöhe sollten sich jeweils unabhängig voneinander einstellen lassen. Damit die Mitarbeitenden keine Rückenschmerzen bekommen, empfiehlt es sich, gerade zu sitzen. Das geht am besten, wenn Tisch und Stuhl aufeinander abgestimmt sind. Besonders praktisch sind höhen­verstellbare Tische, an denen Mitarbeitende während der Arbeit abwechselnd stehen und sitzen können. Dadurch können Rückenschmerzen vorgebeugt und reduziert werden.

Grundsätzlich ist jede Art von Bewegung während der Arbeit gut für den Körper. Hierzu tragen besonders ergonomische Tische und Stühle, Sitzbälle und weitere Sitz­alternativen bei. Wie Sie darüber hinaus die Gesundheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz fördern können, erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel zum betrieblichen Gesundheits­management. Planen Sie derzeit eine komplett neue Bürogestaltung inklusive Büroraumkonzept oder möchten sich ein modernes Büro einrichten, müssen Sie an mehr denken als Tische und Stühle. Dazu gehören beispielsweise:

• Schränke, Regale, Sideboards, Staufächer & Rollcontainer
• Garderobe, Umkleide­möglichkeiten, Spinde
• Einrichtung der Konferenzräume (Stühle, große Tische, Regale, Whiteboard etc.)
• Mobiliar für Warte- und Empfangsbereiche (Empfangstheken, Sitz­möglichkeiten etc.)
• Büromöbel für Ruhezonen (Phone Box, Chat Box, Trennwände, Pods etc.)
• Mobiliar für die Pausenräume (Sofa, Sessel, Tische, Kicker etc.)
• Kücheneinrichtung

Die wichtigen Elemente der Büroeinrichtung

Die Licht- und Akustikelemente bilden zentrale Bausteine der Büroeinrichtung. Gerade bei Erst- und/oder Neubezügen lohnt es sich zudem über, die Ausstattung von Böden und Wänden nachzudenken.

Dekorationen: Wohlfühlelemente für mehr Leistung

Je nach Einrichtungsstil kann die Art, Weise und Vielfalt, wie Sie Dekorationen in den Räumen einsetzen, variieren. Den Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. Wer Dekorationen und Accessoires als nutzloses Beiwerk abtut, sollte sich die Vorteile vor Augen führen. Dekorative Elemente im Büro steigern das Wohlbefinden und verbessern die Arbeits­atmosphäre. Dadurch wird der Arbeitsort mit einem positiven Gefühl assoziiert, was Stress und Druck reduziert. Mitarbeitende, die sich wohlfühlen und gerne zur Arbeit kommen, sind leistungs­bereiter und motivierter. Zudem wird die Bindung an das Unternehmen gestärkt. Mögliche dekorative Elemente sind:

Services: Lieferung, Montage, Umzugsservice & Co.

Nach der Projektberatung und Raumplanung wird es konkret. Die meisten Dienstleister bieten neben der Büroplanung auch die Lieferung und Montage aller Büromöbel an. Je nachdem, was Sie vereinbaren, müssen Sie sich dank der Lieferung und fachgerechten Montage vor Ort um nichts kümmern.

Möchten Sie mit der Firma umziehen, können Sie ebenfalls mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die neben der Büroplanung auch das Umzugsmanagement übernehmen. So übergeben Sie die gesamte Planung in die Hand eines Dienstleisters und können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Darüber hinaus kümmern sich manche Anbieter auch um die Entsorgung oder Wiederverwertung Ihrer Altmöbel. Bei einigen Anbietern für Büroplanung und -möbeln können Sie Mobiliar online bestellen, müssen es jedoch selbst aufbauen.

Achten Sie bei der Wahl des Dienstleisters darauf, welche Service­leistungen Ihnen nach Abschluss (weiterhin) zur Verfügung stehen. Hierzu gehört beispielsweise, ob die Ansprechpartner gut erreichbar sind und ob Sie Ersatzteile problemlos nachbestellen können.

Finanzierung der Büroeinrichtung

Bei einer neuen Büroeinrichtung können schnell hohe Summen zusammenkommen, die nicht jedes Unternehmen aus der „Portokasse“ zahlen kann. Je nach Dienstleister gibt es unterschiedliche Lösungen. Die meisten Dienstleister und Büromöbel­händler bieten einen Kauf von Büromöbeln auf Raten an. Seltener findet man Leasing- und Mietoptionen. Diese sind vor allem bei darauf spezialisierten Anbietern zu finden. Die Vorteile von Miete und Leasing sind unter anderem, dass Sie nicht langfristig an die Möbelstücke gebunden sind und flexibel das Mobiliar auf- und abstocken können. Statt auf einen Schlag eine große Summe Geld zu investieren, wird es gleichmäßig über mehrere Jahre verteilt.

Fazit: Büroeinrichtung nur mit strukturierter Planung

Eine Büroplanung kann umfassender sein, als Sie möglicher­weise gedacht haben. Die rechtlichen Aspekte können zur echten Herausforderung werden. Alle Mitarbeitenden sollen sich wohlfühlen und gleichzeitig gute Arbeit leisten. Zudem müssen die Kosten gedeckt werden, ohne dass es das Firmenkonto zu sehr belastet. Die Vielzahl an Raumkonzepten, Designs und Einrichtungs­möglichkeiten kann überwältigend wirken. Umso wichtiger ist, dass Sie auf eine strukturierte Planung setzen und sich einen Partner ins Boot holen, der Sie unterstützt. Dienstleister für Büroplanung und Einrichtung kümmern sich um Ihre Wünsche und halten Ihnen den Rücken frei, sodass Sie sich weiter um das Tagesgeschäft kümmern können, während vor Ihren Augen die neuen Räumlichkeiten entstehen.

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