FAQ Kassensysteme: Alle Antworten auf Ihre Fragen
Allgemeines
Was ist ein Kassensystem?
Moderne Kassensysteme sind die Nachfolger elektronischer Registrierkassen. Sie setzen sich aus Hardware und einer Kassensoftware zusammen: Auf einem oder mehreren Endgeräten, z. B. Tablet, PC, Kassenterminal oder Smartphone, läuft ein Kassenprogramm. Weitere Geräte, wie ein Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade oder Kartenlesegerät, machen das Kassensystem komplett. Neben der Kassierfunktion verfügen Kassensysteme über viele weitere Funktionen, z. B. ein Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungs- oder Verwaltungsfunktionen.
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Was ist der Unterschied zwischen einer Registrierkasse und einem Kassensystem?
Eine Registrierkasse verfügt im Vergleich zu modernen Kassensystemen über einen begrenzten Leistungsumfang: Sie ist in der Regel auf das Erfassen von Zahlungen an einer Kassentheke beschränkt. Ein modernes Kassensystem zeichnet sich durch einen deutlich größeren Leistungsumfang aus und ist überaus flexibel: Es setzt sich aus einer Kassensoftware und frei wählbaren Endgeräten zusammen.
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Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne technische Ausstattung. Ihre Bedienung läuft rein manuell ab und es können nur Bargeldzahlungen angenommen werden. Da die Kasse keine Daten aufzeichnet, muss auch das Kassenbuch selbst geführt werden. Eine offene Ladenkasse besteht beispielsweise aus einer Kassenschublade oder einer Geldkassette.
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Was ist eine POS Kasse?
POS steht für Point of Sale, also der Punkt, an dem ein Kauf abgeschlossen wird. Jedes moderne Kassensystem ist ein POS Kassensystem.
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Was unterscheidet mobile und stationäre Kassen?
Mobile Kassensysteme sind kompakte All-in-one-Kassensysteme (auch Handhelds genannt) und damit überall einsetzbar: Perfekt für Märkte, Handwerker, Außer-Haus-Besuche oder das Kassieren am Platz. Sie sind nur etwa so groß wie ein Smartphone. Bondrucker, Barcodescanner und Kartenleser sind fest in den Geräten verbaut. Tablet- und iPad-Kassen können zwar auch mobil verwendet werden, sind aber auf weitere stationäre Geräte (Bondrucker, Scanner, Kartenlesegerät) angewiesen. Sie sind streng genommen daher keine mobilen Kassensysteme, sondern Kassensysteme mit mobilen Komponenten. Stationäre Kassen hingegen erlauben nur einen ortsfesten Kassiervorgang, in der Praxis meist an einer Kassentheke.
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Was ist ein Cloud Kassensystem?
Ein Cloud Kassensystem ermöglicht die Vernetzung und parallele Nutzung verschiedener Endgeräte mit der Kassensoftware, da diese - wie der Name sagt - in einer Cloud gespeichert ist. Eine cloudbasierte Kasse ist somit von mehreren Standorten verwendbar und äußerst flexibel.
Welche Anbieter gibt es?
Der Markt von Kassensystem-Anbietern ist riesig. Weit verbreitet sind unter anderem ready2order, Tillhub, Lightspeed oder Vectron. Viele Anbieter haben ihre Kassensysteme auch auf eine spezielle Branche angepasst. In unserem großen Kassensystem-Vergleich stellen wir 17 beliebte Kassensystem-Anbieter detailliert gegenüber.
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orderbird Kassensystem
LocaFox Kassensystem
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Funktionen
Was muss ein gutes Kassensystem können?
Der Funktionsumfang moderner Kassensysteme geht weit über das Kassieren hinaus. DATEV-Exporte, die Erstellung von Statistiken, Warenwirtschaft, flexible Zahlungsarten oder Kundenmanagement sind wichtige Funktionen, die jedes gute Kassensystem heutzutage haben sollte.
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Kartenzahlung anbieten
Welche Kassensysteme gibt es?
Kann ich Kassen auf meinen individuellen Bedarf zuschneiden?
Moderne Kassensysteme sind skalier- und anpassbar. Kassensoftware kann i.d.R. nach Wunsch mit Zusatzfunktionen ergänzt und so perfekt an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Auch die Hardware-Komponenten können Sie im Normalfall selbst zusammenstellen und individuell erweitern. Neue Mitarbeitende, Filialen oder Produkte sind somit für Kassensysteme kein Problem.
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Cloud Kassensystem
Was ist ein Kassensystem?
Brauche ich für die Nutzung eines Kassensystems eine Internetverbindung?
Mit einer stetigen Internetverbindung sind Sie auf der sicheren Seite. Die meisten modernen Kassensysteme laufen allerdings auch offline reibungslos - oder zumindest mit eingeschränktem Funktionsumfang - weiter.
Kann ich ein Kassensystem mit meinem Onlineshop verbinden?
Die Möglichkeit, ein Kassensystem mit Ihrem Online-Shop zu verbinden, ist grundsätzlich gegeben. So haben Sie alle Daten gesammelt im Blick. Jedoch ist es abhängig vom jeweiligen Anbieter, ob diese Funktion bereitgestellt wird oder nicht.
Welche Zahlungsmöglichkeiten kann ich meinen Kunden anbieten?
Moderne Kassensysteme bieten flexible Zahlungsarten an - von Bar, über Kartenzahlung und Rechnung bis zu kontaktlosem Bezahlen mit Smartphone oder Smartwatch.
Wie kann ich Kartenzahlung anbieten?
In fast jedes Kassensystem lässt sich ein Kartenlesegerät integrieren. Je nach Anbieter können Sie dieses kaufen oder mieten. Wichtig ist die Kompatibilität zwischen Kartenlesegerät und Kassensystem, darüber hinaus ist die Installation kinderleicht: Sie müssen das Kartenlesegerät lediglich mit Strom und Internet verbinden. Die Einrichtung wird i.d.R. zuvor vom Anbieter übernommen. Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber „Kartenzahlung anbieten: Zahlungsmöglichkeiten im Überblick“.
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Welche Kosten entstehen, wenn ich Kartenzahlung anbiete?
Wenn Sie Kartenzahlung anbieten, entstehen Einmal-, monatliche Fix- und variable Kosten. Teilweise sind die Kosten an Transaktionen gebunden, wobei sie bei EC- und Kreditkarten unterschiedlich hoch sind. Die Kartenzahlung-Kosten für Händler sind höher als bei Bargeldzahlung, ihr Anteil am Kaufbetrag ist jedoch häufig geringer.
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Anschaffung
Wie viel kostet eine Kasse?
Die Kosten für ein Kassensystem differieren stark. Sie hängen vom Funktionsumfang, Technik und Endgeräten ab. Neben einmaligen Anschaffungskosten kommen häufig monatliche Fixkosten hinzu. Die Kostenspanne einer Kassensoftware beläuft sich bspw. von 0-200 Euro monatlich. Hardware-Komponenten sind i.d.R. deutlich teurer: Eine Kassenschublade kostet Sie ca. 40-140 Euro, das Kundendisplay C11 POS 7 inkl. Gelenk von Vectron gibt es für knapp 417 Euro. Spezifische Preisbeispiele finden Sie in unserem Ratgeber „Wie viel kostet eine Kasse?“.
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Kassensystem mieten oder leasen?
Gibt es kostenlose Kassensysteme und lohnen sie sich?
Vereinzelte Anbieter haben auch kostenlose Kassensysteme im Portfolio, in denen allerdings oftmals nur die Basisfunktionen enthalten sind. Zudem ist die Bedienung häufig nicht einfach oder mit Werbung gespickt und rechtliche Vorgaben werden ggf. nicht erfüllt. In der Gastronomie finden Sie einzelne gute Angebote, die wir für Sie in unserem Ratgeber „Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie“ zusammengefasst haben.
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Wie viel kostet eine Kasse?
Lohnt es sich, Kassen zu mieten/leasen?
Ein Kassensystem zu mieten - im Sinne eines monatlichen Abomodells bei einem Cloud-Kassenanbieter (SaaS) - oder zu leasen, zahlt sich besonders für Neugründer oder kleinere Unternehmen aus. So können Sie von den Funktionen eines modernen Kassensystems profitieren, ohne direkt eine große Investition tätigen zu müssen.
Gibt es versteckte Kosten, wenn ich ein Kassensystem miete?
Versteckte Kosten lauern fast überall, sind aber abhängig vom Anbieter. Häufig sind es Kosten für die Hotline des Anbieters oder den Versand, die übersehen werden. Achten Sie darauf, ob die für Sie notwendigen Funktionen im Miet-Modell vorhanden sind und ob zusätzliche Gebühren ab einer bestimmten Benutzer- oder Geräteanzahl anfallen, um überraschende Kosten zu vermeiden.
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Branchen
Gibt es besondere Kassensysteme für unterschiedliche Branchen?
Kurz gesagt: Ja. Viele Anbieter haben ihre Kassensysteme so entwickelt, dass sie an die Anforderungen verschiedener Branchen anpassbar sind. Einige Anbieter haben sich auch voll und ganz einer bestimmten Branche verschrieben und ihre Software und Hardware auf diese zugeschnitten.
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Einzelhandel Kassensystem
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Kosmetik Kassensystem
Imbiss & Foodtruck Kassensystem
Bäckerei Kassensystem
Kiosk Kassensystem
Hofladen Kassensystem
Apotheken Kassensystem
Floristik Kassensystem
Kfz-Werkstatt Kassensystem
Fitnessstudio Kassensystem
Was ist das beste Kassensystem für die Gastronomie?
Es gibt zahlreiche branchenspezifische Kassensysteme für die Gastronomie, z.B. orderbird, Lightspeed oder Vectron. Welches das Beste für Sie ist, hängt von Ihrem Betrieb und seinen Anforderungen ab. In unserem Ratgeber „Welches Kassensystem für die Gastronomie?“ finden Sie alle wichtigen Informationen.
Welche Kassen eignen sich für mobile Unternehmen wie Food-Trucks?
Für mobile Unternehmen eignet sich ein mobiles Kassensystem, ausgestattet bspw. mit Tablet oder Smartphone. Als mobil agierendes Unternehmen, wie Food-Trucks oder Imbisse, sollte Ihr Kassensystem offlinefähig sein.
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POS Kassensystem
Tablet Kassensystem
iPad Kasse
Welches Kassensystem eignet sich für kleine Unternehmen?
Ein Kassensystem speziell für Kleinunternehmer wurde noch nicht entwickelt. Um Ihnen möglichst viel Aufwand im Arbeitsalltag abzunehmen, eignet sich ein Kassensystem mit digitalem Kassenbuch, Erstellung von Statistiken, Warenwirtschaft und automatischer Buchhaltung.
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Wie viel kostet eine Kasse?
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Offene Ladenkasse
Kassensystem mieten oder leasen?
Gibt es Kassensysteme, die filialübergreifend genutzt werden können?
Ja. Mit einem Cloud Kassensystem können Sie mehrere Geräte standortunabhängig mit einer Software verbinden. Die meisten Kassensysteme bieten zudem filialverwaltende Funktionen an, mit denen Sie Daten teilen, Warenbestände überprüfen oder Leistungen vergleichen können.
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Einzelhandel Kassensystem
Bäckerei Kassensystem
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Hard- und Software
Was ist eine Kassensoftware?
Eine Kassensoftware bezeichnet ein Programm, mit dem die grundlegenden Funktionen einer Kasse - wie Bondrucker oder Kassenlade - gesteuert werden. Eine moderne und gute Kassensoftware ermöglicht neben der Steuerung des Kassiervorgangs auch eine einfache Abwicklung aller Wareneingänge, aufschlussreiche Reports und Statistiken und vieles mehr.
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Cloud Kassensystem
Welches Zubehör sollte ich zusätzlich zu meiner Kasse haben?
Es gibt zahlreiches Zubehör, mit dem Sie Ihr Kassensystem ausstatten können: Technische Endgeräte wie Tablets oder Smartphones, eine Kassenschublade, ein mobiles EC-Kartenlesegerät, Bondrucker, Scanner oder Kundendisplay. Während Kassenladen, Kartenlesegeräte, Bondrucker und Scanner von nahezu jedem Unternehmen benötigt werden, sind Zubehör-Komponenten wie ein Kundendisplay eher optional.
Kann ich mein Tablet (iOS- oder Android-basiert) als Kasse nutzen?
Ja, Tablet Kassensysteme sind mittlerweile weit verbreitet. Die Kassensoftware wird ganz einfach auf das Gerät heruntergeladen und mit Zusatzgeräten wie Bondrucker oder Kartenterminal verbunden.
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iPad Kasse
Android Kassensystem
Was ist ein Handheld?
Handhelds sind voll funktionsfähige All-in-one-Kassensysteme, die aufgrund ihrer Größe (etwas größer als ein Smartphone) einfach in der Hand liegen. Im Zusammenspiel mit einer leistungsfähigen Kassensoftware eignen sich Handhelds perfekt für mobile Betriebe oder zum Abkassieren am Platz.
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Mobile Kassensysteme
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Brauche ich ein Kundendisplay?
Ein Kundendisplay ist kein Muss, hat aber sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden Vorteile. Mit einem Kundendisplay können Sie Ihre Gäste bspw. über Preiszusammensetzungen oder Inhaltsstoffe informieren. Auch Werbeanzeigen und Rabattaktionen können abgespielt werden.
Kann ich meine bereits vorhandene Hardware mit einer neuen Software verwenden?
Häufig ist das Zusammenspiel einer Kassensoftware mit externer Hardware kein Problem, aber nicht jede Software verträgt sich mit jeder Hardware. Wichtig ist, dass die Betriebssysteme kompatibel sind. So lässt sich eine androidbasierte Kassensoftware nicht mit Apple-Hardware verwenden.
Betriebssystem
Was ist ein Android Kassensystem?
Ein Android Kassensystem meint eine Kasse, die auf Basis eines Android-Betriebssystems läuft. Alle Android-Endgeräte lassen sich so zu leistungsfähigen Kassensystemen aufrüsten.
Auf welchen Geräten lässt sich ein Android Kassensystem verwenden?
Ein Android Kassensystem lässt sich auf allen androidbasierenden Geräten verwenden, darunter beispielsweise Notebooks, Smartphones, Tablets, Laptops und Handhelds. Der Vorteil von Android ist die Unabhängigkeit von Marken, so basieren beispielsweise Samsung-, Sony- oder LG-Geräte auf dem Android-Betriebssystem.
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Tablet Kassensystem
Touch Kasse
Was ist ein iOS Kassensystem?
Ein iOS Kassensystem bezeichnet eine Kasse, die auf Basis des iOS-Betriebssystems von Apple läuft.
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iPad Kasse
Auf welchen Geräten lässt sich ein iOS Kassensystem verwenden?
Da iOS ausschließlich das Betriebssystem von Apple ist, lässt sich ein iOS Kassensystem nur auf Apple-Produkten, wie Macbooks, iPads, iPhones etc. verwenden.
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Touch Kasse
Gesetzliche Anforderungen
Wo gilt die Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht gilt nicht in Deutschland, wohl aber in Österreich.
Warum gibt es gesetzliche Vorschriften?
Gesetzliche Kassen-Vorschriften garantieren beispielsweise eine steuerkonforme Abrechnung, verhindern die Unterschlagung von Einnahmen, sprich Schwarzgeld, und sorgen dafür, dass jeder Geschäftsvorgang ordnungsgemäß registriert wird.
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Was ist eine TSE?
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Sie ist für jedes Kassensystem und jede Registrierkasse verpflichtend und gilt als Mittel gegen Manipulation von Umsätzen und Steuerhinterziehung.
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Kassensicherungsverordnung
Wie unterscheiden sich Hardware- und Cloud-TSE?
Eine Hardware-TSE läuft beispielsweise über eine SD-Karte, eine micro-SD oder einen USB-Stick und ist vor allem dann praktisch, wenn Sie regelmäßig offline arbeiten. Durch Diebstahl, Schäden etc. besteht das Risiko von Datenverlust. Mit einer Cloud-TSE hingegen werden Ihre Daten auf einem externen Server gespeichert, wodurch Sie sich weder um Internetausfall, Speicherplatz oder Verlust sorgen müssen.
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TSE Kasse
Kassensicherungsverordnung
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Die Kassensicherungsverordnung hält zahlreiche gesetzliche Regelungen zum Führen einer Kasse fest, beispielsweise die Pflicht zur TSE, die Belegausgabepflicht, Meldepflicht oder die Einzelaufszeichnungspflicht. Auf diese Weise soll eine steuerkonforme Abrechnung garantiert und die Unterschlagung von Einnahmen verhindert werden.
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Was ist die GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und wurde vom Bundesministerium für Finanzen erlassen. Die Grundsätze regeln die Anforderungen an die Buchführung für Unternehmen.
Was passiert bei einer inkorrekten Kassenführung?
Ein Kassensystem, das nicht den rechtlichen Anforderungen entspricht, stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Für eine gesetzeswidrige Kasse können Strafen bis zu 25.000 Euro fällig werden.
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Warum gibt es die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung und verfolgt das Ziel, dass jeder Geschäftsvorgang ordnungsgemäß dokumentiert wird. Sie gilt damit als Maßnahme zur Verhinderung von Steuerhinterziehung, Manipulationen und Schwarzgeld.
Wie lange müssen Kassendaten aufbewahrt werden?
Alle Kassendaten müssen 10 Jahre aufbewahrt/elektronisch gespeichert werden.
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Kassensicherungsverordnung
Wann brauche ich ein Kassenbuch?
Die Führung eines Kassenbuchs ist für alle Kaufleute, alle im Handelsregister eingetragenen Betriebe, Unternehmen mit doppelter Buchführung, alle kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetriebe und bei freiwilliger Bilanzierung verpflichtend. Befreit sind Freiberufler, kleine gewerbliche Unternehmen, Kaufleute, die unter 60.000 Euro Jahresgewinn und Gewerbetreibende, die unter 600.000 Euro Jahresumsatz machen, sowie Unternehmen, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
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tradingtwins
Was macht tradingtwins?
tradingtwins ist ein B2B-Unternehmen, das Kaufinteressenten mit passenden Produktanbietern vernetzt. Auf diese Weise optimieren wir den Handel zwischen Unternehmen und minimieren das Risiko von Fehlinvestitionen.
Was bringt mir der Angebotsvergleich von tradingtwins?
Mit dem tradingtwins Angebotsvergleich finden Sie passgenaue Anbieter zu Ihrer Produktsuche. Basierend auf Ihren Bedürfnissen schlagen wir Ihnen nur Anbieter vor, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten sind. So helfen wir Ihnen, schnell eine Auswahl an passenden Angeboten und konkrete Preisinformationen zu finden - unverbindlich und kostenlos.
Ist der tradingtwins-Angebotsvergleich wirklich kostenlos?
Ja, der tradingtwins-Angebotsvergleich ist völlig kostenlos und unverbindlich. Wie das geht? Wir finanzieren uns durch Provisionen der Anbieter. Gibt es zwischen Ihnen und einem der mit uns kooperierenden Kassensystem-Anbieter ein „Match“, erhalten wir vom Anbieter eine Vergütung. Unsere redaktionellen Ratgeber verfassen wir komplett unabhängig und über unseren Angebotsvergleich vermitteln wir nur Anbieter, die zu Ihrer Anfrage passen.
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