Raumbuchungs- und Desk Sharing-Software: Innovative Lösungen für moderne Unternehmen
In Zeiten von Homeoffice, hybridem oder mobilem Arbeiten ist es wichtig, Büroflächen optimal und effizient zu organisieren. Wir erklären Ihnen Desk Sharing, Raumbuchung und Parkplatzverwaltung, zeigen Ihnen die Vorteile und Funktionen der Konzepte und wie Sie den passenden Anbieter für Ihren Bedarf finden.
Für Eilige
Raum- und Arbeitsplatzbuchung auf einen Blick
- Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung sind moderne Bürokonzepte, die dazu beitragen, dass Büroflächen effizient genutzt werden.
- Eine innovative Parkplatzverwaltung sorgt außerdem für die optimierte Nutzung der Parkflächen.
- Je nach Anbieter können Sie die Konzepte einzeln oder gemeinsam nutzen.
- Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie verschiedene Anbieter miteinander vergleichen. Unser kostenloser und unverbindlicher Angebotsvergleich hilft Ihnen dabei - schnell und unkompliziert.
Desk Sharing, Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung: Das sind die Unterschiede
Sie möchten Ihre Büroflächen effizient nutzen und bei der Suche nach guten Konzepten stoßen Sie immer wieder auf die Begriffe Desk Sharing, Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung? Wir zeigen Ihnen, was die verschiedenen Lösungen bedeuten und wie sie sich unterscheiden.
Gut zu wissen: Viele Dienstleister bieten sowohl Desk Sharing als auch Raumbuchung an.
Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung im Detail
Mit Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung machen Sie das Büro wieder zum Magneten - und schaffen Räume für Kreativität, Effizienz und Zusammenhalt. Denn: Desk Sharing revolutioniert die Art und Weise, wie wir Büroflächen nutzen und bringt dadurch viele weitere Vorteile mit sich:
- Optimale Raumnutzung
- Reduzierung von Leerständen
- Kosteneinsparungen bei Miete und Betriebskosten
- Förderung von Zusammenarbeit und Wissensaustausch
- Flexibilität für Mitarbeitende bei der Arbeitsplatzwahl
- Verbesserung der Work-Life-Balance
- Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks durch effiziente Raumnutzung
- Spontane Begegnungen und kreativer Austausch werden erleichter
Funktionen
Desk Sharing- / Arbeitsplatzbuchungs-Softwares locken mit interessanten Funktionen, die Sie sich vor der Entscheidung für einen Anbieter genau anschauen sollten, damit diese optimal zu Ihren Wünschen passen. Wir stellen Ihnen ausgewählte Funktionen vor:
- QR-Code-Buchung: Viele Dienstleister bieten die Möglichkeit, Plätze ganz einfach über einen QR-Code zu buchen.
- Kollegen suchen: Ihr Mitarbeitender Herr Weselowski hat eine Frage an Frau Hahn. Hat Frau Hahn ihre Buchung als sichtbar für andere markiert, findet Herr Weselowski sie in wenigen Sekunden.
- Maximale Vorlaufzeit: Sie können die maximale Vorlaufzeit festlegen, mit der ein Arbeitsplatz gebucht werden darf.
- Parkplatzbuchung: Einige Softwares ermöglichen nicht nur die Buchung von Arbeitsplätzen, sondern auch von Parkplätzen.
- Halbtags-Buchungen: In der Regel gehört auch die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz nur einen halben Tag zu buchen, zum Funktionsumfang vieler Anbieter.
- Buchung für Dritte: Mit dieser Funktion können Mitarbeitende nicht nur für sich selbst einen Arbeitsplatz buchen, sondern auch für Kollegen - besonders praktisch bei Teamarbeit.
- Desk Sharing App: Die meisten Anbieter haben eine App, über die Mitarbeitende ihren Platz schnell und einfach mobil buchen können.
Raumbuchung im Detail
In Zeiten von Homeoffice, hybridem und mobilem Arbeiten ist eine effiziente Nutzung von Büro- und Meetingräumen unerlässlich. Digitale Raumbuchungssysteme ermöglichen die Buchung und Verwaltung von Büro- und Meetingräumen und erleichtern dadurch Geschäftsführern und Mitarbeitenden den Arbeitsalltag:
- Effizientere Nutzung der Meetingräume
- Vermeidung von Doppelbuchungen und Konflikten
- Echtzeit-Übersicht über verfügbare Räume
- Selbstständige Buchung durch Mitarbeitende
- Reduzierung des Verwaltungsaufwandes
- Förderung der Kollaboration
Funktionen
Raumbuchungssysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Verwaltung und Nutzung von Räumen vereinfachen und optimieren:
- Übersichtliche Darstellung der Raumbelegung
- Möglichkeit zur Buchung von Zusatzleistungen (z. B. Catering, Technik)
- Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen oder Stornierungen
- Reporting-Funktionen zur Analyse der Raumauslastung
- Integrierte Check-in / Check-out-Funktionen zur Vermeidung von „Geisterreservierungen“
- Einblick in Ausstattung der Räume
Effiziente Parkplatzverwaltung für Unternehmen
Viele ihrer Mitarbeitenden kommen mit dem Auto zur Arbeit? Dann jagen Berufsverkehr und lange Parkplatzsuche ihnen vermutlich schon Stress-Perlen auf die Stirn, bevor der Arbeitstag überhaupt begonnen hat. Das wirkt sich nicht nur auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch auf die Motivation und Produktivität dieser aus.
Mit einer modernen Parkplatzverwaltung können Sie zumindest einem Stressfaktor entgegenwirken. Ihre Mitarbeitenden können so im Voraus ganz einfach einen Parkplatz buchen und Echtzeit-Informationen zu freien Parkplätzen einsehen. Sie wiederum profitieren von einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit, einfacher Verwaltung und optimierter Nutzung Ihrer Parkflächen.
Funktionen: Das kann eine Parkplatz-Software
Die Funktionen einer Parkplatzverwaltungs-Software können je nach Anbieter variieren. Im Normalfall bieten die Systeme folgende Funktionen:
Kernfunktionen
- Echtzeit-Belegungsübersicht
- Online-Buchungssystem für Nutzer
- Automatisierte Zugangskontrolle / Kennzeichenerkennung
Verwaltungs- und Abrechnungsfunktionen
- Flexible Tarifgestaltung und Abrechnung
- Benutzer- und Berechtigungsverwaltung
- Reporting und Analysetools
- Integration von Bezahlsystemen
- Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung
Nutzererlebnis und Sonderfunktionen
- Parkplatzmanagement-Apps für Nutzer und Betreiber
- Visualisierung von Parkflächen
- Planung von Sonderbereichen (z. B. Behindertenparkplätze, E-Ladestationen)
Vorteile moderner Parkplatz-Managementsysteme
Unter anderem aufgrund der genannten Funktionen bietet ein digitales Parkplatz-Buchungssystem zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden, sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber:
Gut zu wissen: Bei der Suche nach einem Anbieter für Parkplatz-Managementsysteme haben Sie i. d. R. zwei Optionen:
- Dienstleister, die sich voll und ganz auf die Parkplatzverwaltung spezialisiert haben
- Dienstleister, die Parkplatzverwaltung in ihre Arbeitsplatzbuchungs-System integrieren
Überlegen Sie bspw. auch Desk Sharing in Ihrem Unternehmen einzuführen, lohnt es sich, dass Sie sich die Funktionen von Arbeitsplatzbuchungs-Systemen genau anschauen und womöglich einen passenden Anbieter finden, mit dem Sie beide Bedürfnisse decken. Interessieren Sie sich ausschließlich für Parkplatzmanagement, fahren Sie mit darauf spezialisierten Dienstleistern i. d. R. besser.
Anbieter finden
Raum-, Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung werden bei Arbeitgebern und -nehmern immer beliebter. Entsprechend gibt es einige Dienstleister, die sich auf die modernen Bürokonzepte spezialisiert haben. Bekannte Anbieter sind beispielsweise:
Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung
- arboo
- desk.ly
- Seatti
- deskbird
- raum für raum
- goconut
- gingco
Raumbuchung
- deskbird
- Seatti
- Flexopus
- goconut
Parkplatzverwaltung
Parkplatzverwaltung:
- parkoneer
- parkefficient
- sharvy
- FirmParking
Arbeitsplatzbuchung-Integration:
- Seatti
- desk.ly
- RONSPOT
- goconut
Anbietersuche leicht gemacht
Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die Arbeitsplatz-, Raum- und / oder Parkplatzbuchung erleichtern - wir erleichtern Ihnen die Suche nach einem passenden Anbieter. So einfach geht's:
- Sie beschreiben Ihren Bedarf
- Wir finden passende Anbieter
- Sie erhalten vergleichebare Angebote
Kosten
Die Kosten variieren je nachdem, ob Sie eine Arbeitsplatz-, Raum- oder Parkplatzmanagement-Software oder eine Kombination mehrerer Konzepte suchen. Außerdem haben Anbieter, Funktionsumfang und Größe Ihres Unternehmens Einfluss auf die tatsächlich anfallenden Kosten. Das macht die Nennung eines Pauschalpreises schwierig, da viele Dienstleister flexible Preismodelle anbieten, die sich an Ihre Bedingungen anbieten und ihre Preise daher erst auf spezifische Anfrage herausgeben.
Wir haben vereinzelt dennoch Preisangaben gefunden, die zur Ihrer Orientierung dienen sollen:
- Arbeitsplatzbuchung: Bei deskbird kostet das Basic-Paket knapp zwei Euro / Monat / Mitarbeitendem, das Business-Paket knapp vier Euro / Monat / Mitarbeitendem.
- Raumbuchung: deskbird bietet bspw. ein Basic-Paket für neun Euro / Monat / Raum oder ein Business-Paket für 15 Euro / Monat / Raum an.
- Parkplatzverwaltung: RONSPOT nimmt für sein Premium-Paket zwei Euro / Platz / Monat.
Auswahlkriterien: So finden Sie den passenden Dienstleister
Bei der Wahl einer Desk Sharing- / Raumbuchungs- / Parkplatzmanagament-Software sind einige Aspekte zu beachten:
Integration in vorhandene IT-Infrastruktur
Viele Softwares lassen sich problemlos mit gängigen Systemen wie Microsoft, Outlook, Slack oder Google verbinden.
Datenschutz
Seriöse Anbieter können Ihnen detailliert Auskunft über ihre Sicherheitsmaßnahmen geben. Achten Sie besonders auf: Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, Hosting der Daten in der EU, Einhaltung der DSGVO-Richtlinien, ISO-Zertifizierung, Möglichkeit zur Anonymisierung von Nutzerdaten.
Technische Voraussetzungen
Für Raum- und Arbeitsplatzbuchung benötigen Sie eine stabile IT-Infrastruktur. Dazu gehören: Schnelles und zuverlässiges WLAN, ausreichende Steckdosen, mobile Endgeräte für Mitarbeitende, eine cloudbasierte IT-Umgebung für ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen.
Funktionen
Je nachdem, ob Sie sich für eine große Software inkl. Raum-, Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung interessieren oder nur für einen Teil davon, kommen Sie mit mehr oder weniger Funktionen aus und sollten diese vorher genau checken, um nicht für Funktionen zu bezahlen, die Sie gar nicht nutzen.
Erfahrungen & Referenzen
Wir empfehlen Ihnen, Kundenbewertungen, Zertifizierungen etc. eines Anbieters zu sichten, bevor Sie sich final für einen Dienstleister entscheiden. Das gibt oft einen realistischen Einblick in die Zusammenarbeit und den Support eines Anbieters sowie die Benutzerfreundlichkeit eines Systems.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Implementierung eines Systems?
Die Implementiertungsdauer hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität der Integration ab. Die meisten Lösungen sind innerhalb von einigen Wochen vollständig eingeführt. Einfache Lösungen für kleinere Unternehmen sind oft nach wenigen Tagen einsatzbereit.
Wie sicher sind cloudbasierte Systeme?
Seriöse Anbieter cloudbasierter Systeme verwenden verschlüsselte Verbindungen und speichern Daten in gesicherten Rechenzentren. Achten Sie bei der Auswahl auf Anbieter, die DSGVO-konform arbeiten und entsprechende Sicherheitszertifizierungen vorweisen können.
Wie kann ich die Auslastung von Arbeitsplätzen / Räumen / Parkplätzen analysieren?
Die meisten Systeme bieten umfangreiche Reporting-Funktionen. Diese ermöglichen es Ihnen, detaillierte Auswertungen zur Nutzung zu erstellen. Sie können beispielsweise analysieren, welche Räume / Plätze besonders häufig gebucht werden, zu welchen Zeiten die höchste Auslastung herrscht etc. Die Daten helfen Ihnen, Ihre Kapazitäten optimal zu planen und zu nuten.
*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 08/2024), Preise und Funktionen von Anbietern können sich allerdings jederzeit ändern.
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