Registrierkassenpflicht: Wer ist betroffen?
Grundsätzlich gibt es in Deutschland kein Gesetz, das Unternehmensinhabern vorschreibt, eine Registrierkasse einzusetzen. Diese Information ist auch im Jahr 2024 aktuell. Aber: Jeder Betrieb, der mit einer Registrierkasse arbeitet, muss einige Voraussetzungen erfüllen. Was es in Deutschland mit der Registrierkassenpflicht auf sich hat, ob es Ausnahmen gibt und wie die gesetzliche Grundlage aussieht, erfahren Sie bei uns.
Für Eilige
Das Wichtigste zur Registrierkassenpflicht in Kürze
- In Deutschland gibt es aktuell keine Registrierkassenpflicht.
- Jedes Unternehmen hat die Wahl, eine Registrierkasse, ein Kassensystem oder eine offene Ladenkasse zu nutzen.
- Entscheidet man sich zur Nutzung einer Registrierkasse, so unterliegt diese den Anforderungen der Finanzbehörden (KassenSichV- und TSE Pflicht).
- Ob es in Zukunft eine Registrierkassenpflicht in Deutschland geben wird, ist unklar.
- Ab wann die Kassensysteme mit TSE zur Pflicht werden, erfahren Sie ebenfalls in diesem Beitrag.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht, ganz im Gegensatz zum Nachbarland Österreich. Bareinnahmen dürfen auch nach aktuellem Stand noch immer ohne Registrierkasse ermittelt und dokumentiert werden, zum Beispiel in Form von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs. Dies ist bei offenen Ladenkassen der Fall. Unternehmer und Betriebsinhaber entscheiden also selbst, ob sie ihre Bareinnahmen manuell erfassen, mit einer Registrierkasse speichern oder für diesen Vorgang eine moderne Kassensystem-Art nutzen.
Die Nutzung einer offenen Ladenkasse ist also auch im Jahr 2024 weiterhin erlaubt. Mehr noch: Wer bisher eine Registrierkasse oder ein Kassensystem genutzt hat und lieber zu einer offenen Ladenkasse wechseln möchte, kann dies ohne Weiteres tun. In Deutschland wird niemand durch die Finanzbehörden dazu genötigt, eine Registrierkasse zu verwenden. Doch Achtung: Sie müssen damit rechnen, dass offene Ladenkassen oft besonders kritisch vom Finanzamt beäugt werden.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
In Deutschland besteht keine Registrierkassenpflicht. Somit ist kein Unternehmen direkt von der Registrierkassenpflicht betroffen. Wer sich jedoch dazu entscheidet, eine Registrierkasse (oder ein Kassensystem) zu verwenden, muss sich an die strengen Vorgaben der Finanzbehörden halten.
GoBD
Seit 2017 müssen alle Unternehmen, die eine Registrierkasse einsetzen, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt, erfüllen. Die meisten Kassensysteme, die heute im Handel erhältlich sind, verfügen bereits über die dafür notwendigen Funktionen. Bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems sollte daher darauf geachtet werden, dass die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.
KassenSichV
Ebenfalls eingehalten werden muss die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die seit Beginn des Jahre in Deutschland gilt. Sie setzt voraus, dass alle Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Die Sicherheitseinrichtung soll alle Transaktionen der Kasse aufzeichnen, um die Unterschlagung von Einnahmen zu reduzieren. Auch auf Bons und Verkaufsbelegen muss dieser Code ersichtlich sein, damit die Buchung einwandfrei zugeordnet werden kann.
Auch ohne einheitliche Registrierkassenpflicht stellen die Finanzbehörden also zahlreiche Anforderungen an Unternehmen, die auf eine Registrierkasse oder ein Kassensystem zurückgreifen. Wir haben diese für Sie zusammengefasst.
Rechtliche Anforderungen der Kassensicherungsverordnung
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme gemäß der Kassensicherungsverordnung über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese musste bis Ende März 2021 in jedes Kassensystem integriert sein. Wichtig: Auch die Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden konnten, endete am 31. Dezember 2022.
- Belegausgabepflicht: Jeder Geschäftsvorgang muss mit der Ausgabe eines Bons einhergehen. Hierbei ist es dem Gewerbetreibenden freigestellt, ob er den Bon in gedruckter oder elektronischer Form aushändigt.
- Kassennachschau: Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung ist das Finanzamt nach § 146b Abs. 1 Satz 1 AO ermächtigt, die „Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben“ durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen.
- Meldepflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden.
Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Grundsätzlich wird in Deutschland niemand dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen – unabhängig von Einkommen, Unternehmensform und ähnlichen Dingen. Daher benötigen Sie auch nicht zwingend eine Registrierkasse. Allerdings ist es ungewiss, wie sich die rechtliche Lage in den nächsten Jahren verändern wird. Dass es zum jetzigen Zeitpunkt keine Registrierkassenpflicht gibt, heißt natürlich noch lange nicht, dass diese in den nächsten Jahren nicht eingeführt wird – ähnlich wie in Österreich. Ein Wechsel auf ein modernes Kassensystem, das alle aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt, kann also durchaus sinnvoll sein. So sind Sie auch in Zukunft auf der sicheren Seite.
Ganz unabhängig davon, dass moderne Kassensysteme alle Anforderungen der Finanzbehörden erfüllen, haben Sie zudem den Vorteil, die tägliche Arbeit zu erleichtern – denn das Führen einer offenen Ladenkasse ist durchaus mühselig. Obwohl es also für die Registrierkassenpflicht derzeit keine gesetzliche Grundlage gibt, kann man mit Blick auf die Zukunft bereits jetzt die Entscheidung treffen, ein Kassensystem im Betrieb einzuführen. Neben Finanzamtkonformität dank hardware- oder cloudbasierter TSE warten viele Systeme ebenfalls mit nützlichen Funktionen auf, die Sie passgenau im Alltag unterstützen. Unser kostenloser tradingtwins-Angebotsvergleich hilft Ihnen, die passende Kasse für Ihr Unternehmen zu finden.
Ab wann werden die neuen Kassensysteme zur Pflicht?
Nach wie vor besteht in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse oder eines neuen Kassensystems. Wenn Sie sich jedoch für die Nutzung eines neuwertigen und modernen Kassensystems - wie eine Touch Kasse oder ein PC Kassensystem - entscheiden, müssen bestimmte rechtliche Vorgaben für den Betrieb beachtet werden. Hierzu zählen vor allem die GoBD und die Kassensicherungsverordnung, wobei vor allem die KassenSichV mit weitreichenden Änderungen für Kassenbetreiber einherging. So wurde mit Beginn des Jahres 2020 die Bonpflicht sowie die Pflicht zur TSE eingeführt.
Die Einführung der technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) hat sich in Deutschland recht kompliziert gestaltet. Die Kassensicherungsverordnung und somit auch die Pflicht zur TSE wurden am 01. Januar 2020 aktiv. Da viele Unternehmen jedoch nicht in der Lage waren, diese Frist einzuhalten, wurde eine Nichtbeanstandungsfrist erlassen, welche bis zum 30. September 2020 lief. Lieferverzögerungen und die Corona-Pandemie sorgten jedoch dafür, dass diese Frist bis zum 31. März 2021 verlängert wurde.
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Alle Infos über die TSE KasseHeißt konkret: Seit dem 01. April 2021 benötigt jedes Unternehmen, das in Deutschland eine Registrierkasse oder ein Kassensystem verwendet, eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Hier ist es den Kassenbetreibern überlassen, ob die TSE in hardware- oder cloudbasierter Form vorliegt. Jedoch gilt auch hier eine Ausnahme: Für alle nicht umrüstbaren Registrierkassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 01. Januar 2020 gekauft wurden, galt eine Übergangsfrist bis Ende 2022. Seit dem 01. Januar 2023 muss also jedes Unternehmen, das eine Registrierkasse oder ein Kassensystem verwendet, über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Wenn Ihre Registrierkasse nicht mit einer TSE aufrüstbar ist, sollten Sie sich schnellstmöglich um die Anschaffung einer finanzamtkonformen Kasse kümmern, um hohe Strafen vom Finanzamt zu vermeiden. Unser kostenloser tradingtwins-Angebotsvergleich hilft Ihnen hierbei: Alle von uns verglichenen Anbieter sind zu 100% finanzamtkonform.
Die Verpflichtung, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu wahren, gilt sogar schon einige Jahre länger. Hier wurde zum 01. Januar 2018 beschlossen, dass nur noch GoBD-konforme Kassensysteme in Deutschland verwendet werden dürfen.
Gibt es in Deutschland Branchen mit einer Registrierkassenpflicht?
Kurz gesagt: Nein. In Deutschland kann nach wie vor kein Unternehmen dazu verpflichtet werden, eine Registrierkasse zu nutzen – ganz unabhängig von der Branche. Anders sieht es dagegen in Österreich aus. In Österreich unterliegen alle Branchen der Registrierkassenpflicht, sofern sie nicht unter die „Kalte-Hände-Regelung“ fallen. Auch als österreichischer Kunde finden Sie in unserem tradingtwins-Angebotsvergleich die passenden Angebote.
Was ist die „Kalte-Hände-Regelung“?
Die Kalte-Hände-Regelung bezieht sich ausschließlich auf die Registrierkassenpflicht in Österreich. Dort müssen Betriebe mit einem Umsatz von mehr als 15.000 Euro bzw. Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr die täglichen Bareingänge und Barausgänge mit einer Registrierkasse dokumentieren. Die „Kalte-Hände-Regelung“ ist eine Ausnahmeregelung zur österreichischen Registrierkassenpflicht. Sie befreit Unternehmen mit Umsätzen im Freien von der verpflichtenden Registrierkasse. Bei der „Kalten-Hände-Regelung “ist es möglich, bis zu einer maximalen Umsatzgrenze von 30.000 Euro netto im Jahr die Tageslosung mittels eines Kassensturzes zu ermitteln. Von der Regelung profitieren jedoch nur Unternehmen, die ihre Umsätze bei Haus-zu-Haus-Geschäften, auf öffentlichen Wegen, Straßen, oder an öffentlichen Orten ohne feste und umschlossene Räumlichkeiten machen.
Wann darf ich eine offene Ladenkasse führen?
Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine offene Ladenkasse zu führen, gehen damit seitens der Finanzbehörden einige Anforderungen einher. Grundlage ist die Erstellung eines täglichen Kassenberichts, der die Einnahmen des Tages festhält. Sie müssen also täglich eine Bestandsaufnahme durchführen und diese gründlich dokumentieren, um eine eindeutige Nachweisbarkeit Ihrer Einkünfte zu ermöglichen Gerade weil eine offene Ladenkasse in Deutschland erlaubt ist, ist eine ordnungsgemäße Führung der Kasse absolute Pflicht. Wie eine offene Ladenkasse genau zu führen ist, ist in der Abgabenordnung (AO) und Einzelsteuergesetzen festgehalten. Wir haben die Pflichten und Regelungen zu offenen Ladenkassen für Sie zusammengefasst.
Was ist eine Kassennachschau und wie läuft sie ab?
Die Kassennachschau ist ein zum 01. Januar 2018 eingeführtes Kontrollinstrument der Finanzbehörden. Das Verfahren dient der zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Insbesondere davon betroffen sind Kassenaufzeichnungen, die regelmäßig durch das zuständige Finanzamt kontrolliert und geprüft werden können. Die Kassennachschau kann jedes Unternehmen jederzeit treffen. Hierbei werden sowohl elektronische und computergestützte Kassensysteme als auch offene Ladenkassen kontrolliert, wobei offene Ladenkassen besonders intensiv geprüft werden. So waren in der Vergangenheit oftmals Betriebe in bargeldintensiven Branchen besonders betroffen. Dazu zählen zum Beispiel Bäckereien, Friseure, Apotheken, kleine Lebensmittelgeschäfte und ähnliche Unternehmen. Das Finanzamt kündigt eine Kassennachschau nicht an, sondern setzt auf den Überraschungseffekt.
Neben der Korrektheit und Vollständigkeit der Einzelaufzeichnungen kontrolliert die zuständige Finanzbehörde bei einer Kassennachschau auch die korrekte Angabe der Umsatzsteuersätze und die Kassenberichte. Auch Befragungen des Personals und generelle Fragen zum verwendeten Kassensystem sind möglich. Zusätzlich führen die Finanzbeamten bei einer Kassennachschau gelegentlich Testkäufe durch, um Fehler direkt in der Praxis feststellen zu können.
Fazit: Ein modernes Kassensystem als eine Investition in die Zukunft
Aktuell besteht keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse in Deutschland. Auch wenn es zum jetzigen Zeitpunkt in Deutschland noch keinen Plan zur Einführung einer Registrierkassenpflicht gibt, kann doch nicht ausgeschlossen werden, dass dies in Zukunft der Fall ist. Unser Tipp: Satteln Sie auf ein modernes Kassensystem um. Moderne Kassensysteme sind zukunftsfähig, punkten mit nützlichen Funktionen für den Arbeitsalltag und unterstützen Sie dabei, stets finanzamtkonform zu bleiben. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen, das optimale Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.
FAQ Registrierkassenpflicht: Sie fragen, tradingtwins antwortet
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
In Deutschland besteht aktuell keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Wer sich jedoch für die Verwendung einer elektronischen Kasse entscheidet, muss mit der GoBD und der KassenSichV strenge Regeln vom Finanzamt befolgen.
Für wen gilt das neue Kassengesetz?
Als „neues Kassengesetz“ werden oftmals alle Änderung rund um die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Integration der TSE in Registrierkassen bezeichnet. Die KassenSichV und die Pflicht zur Nutzung einer TSE gilt für alle elektronischen Kassen und Kassensysteme. Davon befreit sind lediglich offene Ladenkassen.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
Nein, in Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht. So dürfen auch noch weiter offene Ladenkassen zur Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen verwendet werden.
Was ist die Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist ein Kontrollinstrument der Finanzbehörden zur Überprüfung der erfassten Geschäftsvorgänge in Betrieben. Im Rahmen dieser Prüfung wird die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen überprüft sowie die korrekte Angabe der Umsatzsteuersätze und die Kassenberichte.
Zwar werden auch Registrierkassen und Kassensysteme überprüft, jedoch werden offene Ladenkassen besonders häufig einer Kassennachschau unterzogen. Achtung: Die Kassennachschau muss durch das Finanzamt nicht angekündigt werden und kann spontan erfolgen.
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