Offene Ladenkasse: Ist sie erlaubt?
Die offene Ladenkasse scheint im digitalen Zeitalter wie ein Relikt aus alten Zeiten - kommt sie doch ganz ohne technischen Firlefanz aus. Wir sehen uns an, wie das funktionieren soll und ob offene Ladenkassen überhaupt noch erlaubt sind.
Für Eilige
Das Wichtigste zur offenen Ladenkasse auf einen Blick
- Eine offene Ladenkasse ist in Deutschland grundsätzlich erlaubt.
- Zur offenen Ladenkasse gibt es günstige Alternativen, die Ihnen den betrieblichen Alltag erleichtern.
- Regeln für die Ladenkasse: Eine akribische, lückenlose Buchhaltung ist ein absolutes Muss.
- Weist Ihre Buchhaltung Lücken auf, kann es zu empfindlichen Bußgeldern kommen, die auf Schätzungen beruhen.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist eine reine Bargeldkasse ohne technische Hilfsmittel. Im Gegensatz dazu stehen Registrierkassen und Kassensysteme, die per Gesetz über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen, um Manipulationen zu verhindern (vgl. § 146a AO). Bei offenen Ladenkassen ist dies nicht nötig. Da es keine elektronischen Aufzeichnungsmöglichkeiten gibt, werden alle Bargeldumsätze, Tagesabschlüsse, Kassenbücher etc. handschriftlich geführt. Das Bargeld wird beispielsweise in Geldkassetten, Schubladen oder Schachteln aufbewahrt.
Ist eine offene Ladenkasse erlaubt?
Ja, offene Ladenkassen sind in Deutschland erlaubt. Denn entgegen mancher Annahmen gibt es keine Registrierkassenpflicht . Wer jedoch glaubt, dass offene Ladenkassen unter dem Radar der Finanzaufsicht laufen, der hat weit gefehlt. Auch wenn es keine Pflicht einer TSE gibt wie bei Registrierkassen und Kassensystemen, unterliegen auch die offenen Ladenkassen strengen Auflagen, wie Sie weiter unten sehen werden. Und gerade weil es sich um reine Bargeldkassen handelt, blicken Finanzämter noch ein bisschen genauer hin, wenn sie die Kassenbücher prüfen. Auch sollten Sie sich als Unternehmer mit offener Ladenkasse auf häufigere unangekündigte Kassenschauen einstellen, da Geschäfte mit erhöhtem Bargeldumsatz, aber ohne TSE Kasse mehr Aufmerksamkeit von Prüfern erhalten.
Wer darf eine offene Ladenkasse führen?
Jeder darf eine offene Ladenkasse führen, da sie grundsätzlich in Deutschland erlaubt ist. Welche Art von Kasse Sie führen möchten, können Sie frei entscheiden. Die Frage lautet eher: Ist es sinnvoll, eine offene Ladenkasse zu führen? Wie viel Laufkundschaft haben Sie? Und sind Sie bereit, die Buchhaltung handschriftlich zu erledigen?
Für wen ist eine offene Ladenkasse geeignet?
Eine offene Ladenkasse eignet sich höchstens für sehr kleine Betriebe und Unternehmer, die Zeit und Muße haben, alle Einnahmen, Ausgaben, Belege und Umsatzberichte akribisch handschriftlich festzuhalten. Das können im Bereich Gastronomie beispielsweise sehr kleine Cafés sein, oder in anderen Branchen Schuster, Schneidereien und Floristik Läden.
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AngebotsvergleichWas sind die Vorteile? Was die Nachteile?
Eine offene Ladenkasse ist gleichermaßen simpel wie kompliziert. Simpel, weil es sich um ein System „back to the roots“ handelt, kompliziert, weil die Buchführung akribisch per Hand erfolgen muss. Dennoch ist die offene Ladenkasse nicht gänzlich außer Mode. Warum? Was sind die Vorteile, die Unternehmer darin sehen? Welche Nachteile stehen dem gegenüber?
Vorteile offene Ladenkasse
- geringe Anschaffungs- und Führungskosten
- von überall nutzbar
- weder Strom noch Internet nötig
- keine Abhängigkeiten von Anbietern, Support etc.
- einfacher Transport
Nachteile offene Ladenkasse
- sehr zeitintensiv und fehleranfällig
- birgt die Gefahr, dass mögliche Fehler den Verdacht des Steuerbetrugs nach sich ziehen
- ggf. häufigere Kassenschau vom Finanzamt
- mehr Papierkram, nimmt somit mehr Platz weg - Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren gilt auch hier
- keine Statistiken wie etwa bei einem Kassensystem
Gibt es günstige Alternativen zur offenen Ladenkasse?
Welche der oben genannten Vorteile auch immer überwiegen mögen, dass Sie entweder eine offene Ladenkasse führen oder zumindest darüber nachdenken; es gibt günstige Kassensysteme , die Ihnen das Leben und die Kassenführung erleichtern. Wenn Sie sich generell davor scheuen, auf Technik umzusteigen, weil Sie möglicherweise schon immer eine offene Ladenkasse geführt haben, dann nutzen Sie doch einfach die kostenlose Testversionen der Kassen(system)anbieter. Als Hardware können Sie beispielsweise Ihr Smartphone oder Tablet nutzen, auf das Sie die Testversion herunterladen und ausprobieren. In der Regel können Sie diese vier Wochen lang testen, sich damit vertraut machen und dann entscheiden, ob Sie damit weiterarbeiten wollen. Sie haben nichts zu verlieren.
Falls Sie sich für eine moderne Kassensystem-Art entscheiden, gibt es günstige Monatsabos. helloCash hat sogar eine kostenlose Basisversion, ab 4,90 im Monat gibt es bereits mehr Funktionen. Allerdings kommen pro Jahr 129 Euro für die TSE hinzu. Bedenken Sie, dass Sie auch hier ein Endgerät benötigen, das Sie als Kasse verwenden, aber wie bereits erwähnt, sind alle gängigen Smartphones oder Tablets mit den Kassensoftwares kompatibel. Lassen Sie sich gerne von den Anbietern beraten.
Wer beispielsweise einen Marktstand oder Foodtruck hat und ungern eine wuchtige Kasse mitschleppen möchte: auch hier gibt es Alternativen zur offenen Ladenkasse. All-in-One-Kassen sind genau für solche Zwecke gedacht. Hier bieten sich beispielsweise MINI by orderbird oder ready2order Kassensystem readyGo an. Für noch mehr Inspiration empfehlen wir unseren unverbindlichen Angebotsvergleich. Ermitteln Sie mit wenigen Fragen Ihren Bedarf und finden Sie passende Angebote für Ihr Geschäft.
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Alle Produkte & Dienstleistungen für den EinzelhandelWelche Regeln gelten für offene Ladenkassen?
Gerade weil eine offene Ladenkasse erlaubt ist, sollten Sie es mit den Aufzeichnungen sehr genau nehmen. Die ordnungsgemäße Führung der Kasse ist Pflicht. Zum einen weil es das Gesetz so vorsieht, zum anderen weil durch die technische Nichterfassung im Prinzip immer ein Betrugsfall vorliegen kann und Finanzämter ganz genau hinsehen. Wie sie zu führen ist, ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO) und Einzelsteuergesetzen. Was sind also Ihre Pflichten, wenn Sie sich für eine offene Ladenkassen entscheiden? Im Groben sind das die wichtigsten Punkte:
- Es gilt die Aufzeichnungspflicht.
- Eine Einzelaufzeichnungspflicht hingegen gibt es nicht.
- Sie müssen alle Belege, Abschlüsse, Berichte etc. per Hand ausstellen. Excel-Tabellen sind nicht erlaubt, da sie bearbeitet werden können.
- Sie müssen täglich die Tagesabschlüsse erstellen und dürfen diese nicht aufschieben.
- Sie müssen Ihre Daten/ Aufzeichnungen einer unangekündigten Kassenschau des Finanzamtes jederzeit zugänglich machen. Alle Daten müssen nachvollziehbar und lückenlos sein.
tradingtwins-Tipp: Unbedingt die Abgabenordnung beachten
„Eine offene Ladenkasse bedeutet, dass Sie keinerlei technischen Hilfsmittel für Ihre Kasse nutzen. Dennoch müssen Sie die Abgabenordnung (AO) und eine ordnungsgemäße Buchführung beachten und zwingend einhalten, wenn Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen wollen. Eine handschriftliche Aufzeichnung macht dies allerdings weitaus zeitintensiver, fehleranfälliger und aufwändiger als es mit einer Kasse der Fall wäre. Wenn Sie noch unsicher bezüglich eines Kassensystems sind, können Sie verschiedene kostenlose Testversionen ausprobieren. Finden Sie mithilfe unseres Formulars passende Angebote und testen Sie los.“
Katrin
tradingtwins Redaktion
Sehen wir uns nun einige Punkte in der Abgabenordnung genauer an. Keine Sorge, wir verschonen Sie mit allzu viel Recht, doch Sie sollten als Kassenbetreiber wissen und verstehen, worum es geht. Daher haben wir uns drei wesentliche Punkte herausgesucht und diese etwas näher beleuchtet.
Die Abgabenordnung
In der AO regeln unter anderem folgende Punkte die Kassenführung:
§ 145 Absatz 1: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“
§ 146 Absatz 1: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“
§ 146 Absatz 4: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.“
Was bedeuten die Paragrafen?
Vereinfacht gesagt, bedeutet § 145, dass Sie Ihre Kassenbuchführung so vollständig und übersichtlich führen müssen, dass Sie dem Finanzamt zu jeder Tageszeit mit gutem Gewissen einen nachvollziehbaren, transparenten Einblick gewähren können. Selbst wenn die prüfende dritte Person alle Posten nachrechnet, müssen dieselben Ergebnisse rauskommen.
§ 146 Absatz 1 ist ziemlich selbsterklärend. „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Dieser Paragraf geht einher mit Paragraf 145. „Einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ bedeutet, dass das Finanzamt Ihre Kassenführung zu jeder Zeit ohne Beanstandung nachvollziehen können sollte. Ihre Pflicht ist es, die Einträge und Aufzeichnungen akribisch und durchnummeriert zu führen. „Täglich“ lässt keinen Interpretationsraum und Nachlässigkeiten zu. Sie sollten es tunlichst vermeiden, die Erstellung von Tagesberichten aufzuschieben. Denn das würde im Zweifelsfall bedeuten, dass Sie bei einer unangekündigten Kassenschau nicht alle Unterlagen nachvollziehbar und lückenlos zur Verfügung stellen können.
Hier fällt auch das Stichwort Kassensturzfähigkeit: Das rechnerische Soll muss mit dem tatsächlichen Ist übereinstimmen. Das Soll wiederum ergibt sich aus den Eintragungen im Kassenbuch. Nur wenn der Tagesabschluss wirklich täglich gemacht wird, kann auch ein Kassensturz stattfinden.
Absatz 4 zielt darauf ab, dass alle dokumentierten Geschäftsvorfälle nicht verändert werden und auch nicht den Anschein erwecken dürfen, dass nachträgliche Änderungen vorgenommen wurden. Aus diesem Grund sind Excel-Tabellen unzulässig, da sie leicht bearbeitet werden können. Außerdem unzulässig im Kassenbuch, den Berichten etc. sind Bleistifteintragungen, Überkleben oder chemische oder mechanische Rasuren, um nur einige Beispiele zu nennen.
Offene Ladenkasse nicht ordnungsgemäß geführt - und jetzt?
§ 162 AO legt fest, dass die Finanzbehörde Hinzuschätzungen vornehmen darf, wenn sie die Besteuerungsgrundlage nicht ermitteln kann. Vereinfacht gesagt: Sind die Kassenbücher lücken- oder fehlerhaft, haben Sie ein Problem mit dem Finanzamt und dürfen draufzahlen. In Absatz 3 heißt es:
„Verletzt ein Steuerpflichtiger seine Mitwirkungspflichten nach § 90 Absatz 3 dadurch, dass er keine Aufzeichnungen über einen Geschäftsvorfall vorlegt, oder sind die über einen Geschäftsvorfall vorgelegten Aufzeichnungen im Wesentlichen unverwertbar oder wird festgestellt, dass der Steuerpflichtige Aufzeichnungen im Sinne des § 90 Absatz 3 Satz 8 nicht zeitnah erstellt hat, so wird widerlegbar vermutet, dass seine im Inland steuerpflichtigen Einkünfte [...] höher als die von ihm erklärten Einkünfte sind.“
Lücken- oder fehlerhaftes Kassenbuch: So hoch kann die Schätzung ausfallen
Auch die Höhe der Schätzung ist festgelegt. Sie liegt im Ermessen des Prüfers und kann sehr empfindlich ausfallen, wie in Absatz 4 steht:
„Legt ein Steuerpflichtiger über einen Geschäftsvorfall keine Aufzeichnungen [...] vor oder sind die über einen Geschäftsvorfall vorgelegten Aufzeichnungen im Wesentlichen unverwertbar, ist ein Zuschlag von 5.000 Euro festzusetzen. Der Zuschlag beträgt mindestens 5 Prozent und höchstens 10 Prozent des Mehrbetrags der Einkünfte, der sich nach einer Berichtigung auf Grund der Anwendung des Absatzes 3 ergibt, wenn sich danach ein Zuschlag von mehr als 5.000 Euro ergibt. Bei verspäteter Vorlage von verwertbaren Aufzeichnungen beträgt der Zuschlag bis zu 1.000.000 Euro, mindestens jedoch 100 Euro für jeden vollen Tag der Fristüberschreitung.“
Wenn es wirklich gute Gründe für „die Nichterfüllung der Pflichten“ gibt oder das Verschulden als nur geringfügig angesehen wird, kann von einer Schätzung abgesehen werden. Das liegt allerdings ebenfalls im Ermessen des Prüfers. Ebenfalls in Absatz 4 steht dazu:
„Von der Festsetzung eines Zuschlags ist abzusehen, wenn die Nichterfüllung der Pflichten nach § 90 Abs. 3 entschuldbar erscheint oder ein Verschulden nur geringfügig ist. Das Verschulden eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen steht dem eigenen Verschulden gleich. Der Zuschlag ist regelmäßig nach Abschluss der Außenprüfung festzusetzen.“ Am besten kommen Sie einfach der Mitwirkungspflicht in § 90 nach, dann müssen Sie auch nicht auf das positive Ermessen des Prüfers hoffen.
Zählprotokoll: Empfohlen, aber keine Pflicht
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch empfohlen, ist das sogenannte Zählprotokoll. Dies ist eine schriftliche Dokumentation über die Anzahl der Scheine und Münzen, die sich bei Ladenschluss in der Kasse befinden. Ein Zählprotokoll verhilft zur besseren Übersicht und dient zudem als Nachweis darüber, dass am Ende des Tages die Einnahmen gezählt wurden.
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AngebotsvergleichFazit: Offene Ladenkasse oder Kassensystem?
Werfen wir zum Schluss noch einen Blick auf die Frage „Offene Ladenkasse oder Kassensystem“? Was spricht für die eine Variante, was für die andere? Sicherlich kann man sagen, dass die offene Ladenkasse noch Überbleibsel aus alten Zeiten ist - das nach wie vor funktioniert. Vieles einfacher macht aber ein modernes Kassensystem, das Ladenbesitzer in ihrem alltäglichen Arbeitsablauf unterstützt und effizienter macht.
Sicherlich entstehen bei einem Kassensystem monatliche Kosten, dafür profitieren Unternehmer von einigen Funktionen, die das Leben leichter machen. Die Aufzeichnungen werden automatisch vorgenommen, die Buchführung wird Ihnen im Prinzip abgenommen. Sie müssen lediglich daran denken, am Ende des Tages den Z-Bon zu ziehen. Neben den Kassenberichten ist bei einem Kassensystem auch das Kassenbuch enthalten, das aber in der Regel (gegen Aufpreis) zum Tarif des Systems hinzugebucht werden kann. In digitalen Zeiten macht es zumindest Sinn, sich einmal mit dem Thema Kassensystem auseinanderzusetzen und über eine Umstellung nachzudenken.
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