Kassensysteme für Apotheken: Funktionen, Vorteile & Co.

Von Rezepten übers Sortiment bis zur Beratung – Kassen­systeme für Apotheken sollen Inhaber und Personal auf vielen Ebenen des Arbeits­alltags ent­lasten. Wir erklären, welche Funktionen die Kassen auf jeden Fall mit­bringen sollten und welche Vorteile sie bringen können. Zudem stellen wir vier Anbieter von Apotheken-Kassen vor.

Wer eine Apotheke aufsucht, möchte seinen Gesundheits­zustand meist durch die Einnahme von Medikamenten verbessern – und das möglichst schnell. Sind gewünschte Produkte dann nicht auf Lager, wandern Kunden in ihrer Notlage unweiger­lich zur Konkurrenz ab. Doch gut gefüllte Regale garantieren alleine noch keine Kunden­zufriedenheit. Diese stellt sich erst ein, wenn sich das Personal ausreichend Zeit für eine kompetente Beratung nehmen kann. Auch die Bezahlung muss zügig und bequem ablaufen.

Hier können moderne Kassensysteme helfen. Indem sie wichtige Prozesse im Apotheken-Alltag erleichtern oder gleich automatisieren, erlauben sie es Mitarbeitenden, sich vorrangig um das Wohlergehen ihrer Kunden zu kümmern. Bei der Steuerung des gesamten Unternehmens sind Apotheken-Kassen so wirkungsvoll wie die Arzneimittel in den Schubladen. Sie denken über die Anschaffung eines Kassensystems für Ihre Apotheke nach? Mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebots­vergleich unter­stützen wir Sie gerne dabei, eine Kasse zu finden, die exakt Ihren Vor­stellungen entspricht.

Welche Funktionen braucht ein Kassen­system für Apotheken?

Vieles, was in Apotheken verkauft wird, ist zuvor von Ärzten verschrieben worden. Daher muss ein Kassen­system für Apotheken in jedem Fall Rezepte korrekt verarbeiten können. Zentrale Bestand­teile sind darüber hinaus die Waren­wirtschaft sowie die Verwaltung von Mitarbeitenden und Kunden. Wir haben die nütz­lichsten Helfer in der Praxis für Sie zusammen­gefasst.

• Verkaufs­arten erkennen: Ist der Artikel rezept­frei erhältlich oder verschreibungs­pflichtig? Wird sein Kauf von einer gesetzlichen oder privaten Krankenkasse erstattet? Mit einem Kassensystem für Apotheken lassen sich die Produkte leicht der richtigen Kategorie zuordnen.
• Online-Bestellungen ermöglichen: Für Kunden ist es äußerst ärgerlich, wenn sie eine Apotheke aufsuchen und der gewünschte Artikel nicht verfügbar ist. Online-Bestellungen schaffen Abhilfe. Wer Produkte von zuhause aus in den virtuellen Einkaufs­korb packen kann, erlebt vor Ort keine böse Überraschung. Das stärkt die Kunden­zufriedenheit. Kunden-Apps können die Bindung zusätzlich stärken.
• Rezepte verarbeiten: Dank moderner Kassen müssen Rezepte nicht mehr aufwändig per Hand verarbeitet werden. In kürzester Zeit können Apotheken-Kassensysteme Rezepte scannen, erkennen und – nach erfolg­reicher Prüfung – ablegen. Die gesetzlich relevanten Informationen gibt es gleich dazu. Fehler sind praktisch ausgeschlossen.
• (E-)Quittungen erstellen: Durch die Einführung der Bonpflicht im Zuge der Kassen­sicherungs­verordnung müssen Apotheken stets einen Kauf­beleg ausgeben. Der kann zum Beispiel gedruckt werden. Umwelt­schonender ist es, eine digitale Alternative anzubieten. Durch elektronische Kassen­bons lässt sich der Papier­verbrauch erheblich eindämmen.
• Boten­dienste regeln: Nicht zuletzt durch Corona nehmen Kunden vermehrt Boten­dienste von Apotheken in Anspruch. Diese lassen sich über Kassen­systeme steuern und so bspw. die Routen für die Auslieferung optimieren.
• Lager verwalten: Durch ständiges Abfragen gewähr­leisten smarte Kassensysteme für Apotheken, dass Waren im Lager stets in aus­reichender Menge vorhanden sind. Alternativ lassen sich Produkte auch bequem „just in time “liefern. Häufig auftretende Bestell­prozesse können über eine Waren­wirtschaftssystem für Apotheken gleich ganz automatisiert werden.
• Personal organisieren: Kassen­systeme für Apotheken helfen dabei, den Personal­einsatz so effektiv wie möglich zu gestalten. Für die Arbeit mit der Kasse lassen sich verschiedene Benutzer­konten mit entsprechenden Berechtigungen anlegen. Auch Gehalts­abrechnungen sind leicht durch­zuführen.
• Steuer­daten exportieren: Apotheken-Kassensysteme erstellen voll­ständige Steuer­reports. Über eine DATEV-Schnittstelle gelangen die Daten dann bequem und sicher zur Steuer­beratung.

tradingtwins-Tipp: Ausgerüstet für die Zukunft - E-Rezept auf dem Zettel haben

„Rezepte müssen längst nicht mehr auf herkömm­lichem Weg ausgestellt werden. Wer vom Arzt verordnete Medikamente abholen möchte, kann stattdessen ein E-Rezept in der Apotheke vorlegen. Das enthält ebenso alle relevanten Informationen wie der rosa­farbene Papierschein. Darüber hinaus ist dort ein Rezept­code aufgeführt, der für das Einlösen benötigt wird. Kunden können das E-Rezept auf Wunsch in der Arzt­praxis ausdrucken lassen oder die entsprechende App fürs Smart­phone nutzen. In beiden Fällen wird der Rezept­code in der Apotheke gescannt – vorausgesetzt, Ihr Apotheken-Kassensystem ist dafür ausgerüstet. Ab 2023 sollen E-Rezepte zudem digital mit elektronischer Gesundheits­karte einzulösen sein. Auch bei dem Einlösungen von E-Rezepten können Waren­wirt­schafts­systeme für die Apotheke einen entscheidenden Beitrag leisten.“

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Vorteile hat ein Apotheken-Kassensystem?

Eine Apotheke zu führen ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Nehmen die Verwaltungs­aufgaben überhand, kann das dazu führen, dass kaum noch Zeit für die Kundschaft bleibt. Ein Waren­wirtschafts­system für Apotheken, welches in vielen Fällen Teil eines Kassensystems ist, kann durch vereinfachte oder automatisierte Abläufe bei der Steuerung des Betriebs für eine erhebliche Entlastung sorgen – auch über mehrere Filialen hinweg.

Nachteile von Apotheken-Kassensysteme ergeben sich meist dann, wenn man verschiedene Anbieter miteinander vergleicht. Manche haben etwa einen schlechteren Service als andere oder ein Preismodell, das sich für die eigenen Anforderungen als weniger vorteilhaft erweist. Auch die Anschaffung gebrauchter Kassen kann sich als Nachteil heraus­stellen. Zwar lässt sich dadurch zunächst Geld sparen, doch oft gibt es für die verwendete Kassensoftware keine Updates mehr.

Die größten Vorteile von Kassensystemen für Apotheke

Kassensystem-Arten für Apotheken gehen mit einer Reihe von vielfältigen Vorteile einher. Um Ihnen einen Überblick über diese zu geben, haben wir die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst.

Welche Zahlungs­arten ermöglicht ein Kassensystem für Apotheken?

An Apotheken-Kassen ist das Bezahlen grund­sätzlich mit allen gängigen Zahlungs­mitteln möglich. Dazu zählen Bargeld, Kredit- und EC-Karten. Auch das Zahlen per Smart­phone wird auf diese Weise möglich, sofern eine entsprechende Mobile Payment App (z. B. Apple Pay, Google Pay) auf dem Handy installiert ist. Darüber hinaus ermöglichen moderne Kassensysteme Bezahlvorgänge über Near Field Communication (NFC). Dabei kann mittels NFC-fähiger Karten kontakt­los eingekauft werden.

Muss eine Apotheke eine Registrierkasse nutzen?

Nach gesetzlichen Vorgaben benötigt jede Apotheke eine Kasse, hierbei muss es sich jedoch nicht zwingend um eine Registrier­kasse handeln. Eine Registrier­kassen­pflicht besteht also nicht. So ist auch die Nutzung einer offenen Ladenkasse theoretisch erlaubt. Hiervon raten wir jedoch ab, da offene Ladenkassen in Apotheken vollkommen inadäquat für den sensiblen Umgang mit Patienten­daten und Medikamenten sind. Des Weiteren müssen Bareinnahmen durch Auszählen ermittelt und hand­schriftlich im Kassen­bericht notiert werden. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen der Einkünfte können schnell teuer werden, wenn das Finanz­amt prüft.

Auch raten wir Ihnen von der Nutzung einer alt­modischen Registrier­kasse ab, da die Geräte nicht zukunfts­fähig sind und in vielen Bereichen bereits ausgedient haben. Stattdessen empfehlen wir Ihnen die Nutzung eines modernen Kassen­systems für Apotheker, welches Sie ideal im Arbeits­alltag unterstützt, zukunftsfähig und durch die Integration einer TSE zu 100% finanzamtkonform ist. Sie sind noch auf der Suche nach dem passenden Kassen­system für Ihre Apotheke? Unser kosten­loser Angebots­vergleich steht Ihnen hierbei zur Seite.

Welche Anbieter von Kassensystemen für Apotheken gibt es?

Apotheken-Kassensysteme sollen Anforderungen erfüllen, die über die Funktionen der meisten herkömmlichen Kassen hinausgehen. Einige Hersteller haben Geräte und Software speziell für den Einsatz in Apotheken entwickelt. Wir stellen vier Anbieter vor und schauen uns die Preise für Apotheken-Kassensysteme an.

Ganzheitliche Lösung mit LocaFox

Kassen­systeme von LocaFox richten sich zwar branchen­übergreifend an kleine und mittelständische Unternehmen, die Cloud-Kassensysteme eignen sich aber hervor­ragend für den Einsatz in Apotheken. Die smarte Warenwirt­schaft gewähr­leistet eine bequeme Erfassung von Waren­eingängen und gibt einen Überblick über alle Bestände. Live-Statistiken geben Auskunft über Umsatzent­wicklungen und die Tätigkeit von Mitarbeitenden. Wer einen Online-Shop einrichten möchte, kann diesen leicht mit dem Kassensystem verbinden. Das digitale Kassen­buch spart Zeit bei der Buchhaltung und der digitale Kassenbon jede Menge Papier. Wenn Sie Ihren Kunden Kartenzahlung anbieten wollen, ist dies ebenfalls möglich und so kann Ihre Kundschaft neben der Zahlung mit Bargeld auch kontaktlos mit EC- und Kreditkarte zahlen.

aposoft bietet innovativen Funktionen für Apotheken

aposoft bietet ein komplettes Warenwirtschafts­system für Apotheken mit E-Rezept-Anbindung. Es eignet sich gleicher­maßen für kleine Apotheken wie für große Filial­ketten. Die Software läuft auf vielfältiger Hardware, was die Anschaffung neuer Komponenten meist über­flüssig macht. Eine zeitlich unbegrenzte Lizenz berechtigt zur Nutzung an beliebig vielen Arbeits­plätzen. Eine digitale Vernetzung zwischen allen Beteiligten im Gesundheits­wesen stellt sicher, dass Kunden jederzeit auf wichtige Daten zugreifen können. Das System lässt sich bequem um weitere Bau­steine erweitern. Der Apomap Botendienst etwa erlaubt eine digitale Routen­optimierung bei gleichzeitiger Kunden­bindung durch die zugehörige App. Die Glory Cash Automation gewähr­leistet ein sicheres Bargeld-Management und wer Patienten zu Wechsel­wirkungen bei der Medikation beraten möchte, kann sich auf das AMTS-Modul (Arznei­mittel­therapiesicherheit) stützen.

ADG: Digitalisierung der Apotheke

Die Kasse ADGKAi der ADG Apotheken-Dienst­leistungs­gesellschaft mbH wird zur Schalt­zentrale der gesamten Apotheke. Das Kassensystem ist Infopoint, Kunden­terminal und Schnitt­stelle zu Partnern in einem. Dank eines Fingerprint-Sensors gelingt die Benutzer­anmeldung in Sekunden­schnelle. Ein weiterer Sensor erkennt, ob sich eine Person nähert, und passt die Bildschirm­helligkeit automatisch an. Ein integrierter Geldschein­prüfer warnt vor Fälschungen und dank des „Click & Dock“-Systems lassen sich weitere Module ohne Kabel magnetisch anschließen. Kontakt- und berührung­sloses Bezahlen ist selbst an der Notdienst­klappe möglich. Eine Artikel-App beschleunigt das Auffinden passender Präparate für die Kunden. Die Warenwirt­schaft erlaubt die Steuerung selbst komplexer Abläufe, das Rezept­management die Verarbeitung von Rezepten ohne großen Aufwand. Das Controlling-System ADGCOACH führt die wichtigsten Kenn­zahlen über­sichtlich auf und erleichtert so die Weiter­entwicklung der Apotheke.

Pharmatechnik Kassensysteme

Mit Pharmatechnik Kassensystemen lässt sich der Verwaltungs­aufwand beim Betrieb einer Apotheke erheblich reduzieren. Ein Rezept­management bietet Schutz vor Retaxierung, das Warenlager lässt sich fein auf das gewünschte Sortiment abstimmen. Der Medikations­plan der Kunden kann bei der Abgabe von Medikamenten aktualisiert werden. Bis Rezepte gescannt, kontrolliert und frei­gegeben werden, dauert es weniger als zehn Sekunden. Wichtige Dokumente können genauso in virtuellen Ordnern abgelegt werden wie im echten Leben. Programm- und Datenupdates erfolgen automatisch. Sollen mehrere Filialen miteinander vernetzt werden, sorgt PT-VPN für die nötige Daten­sicherheit. Die Planung und Abwicklung von Boten­lieferungen werden über einen Botendienst gesteuert.

Fazit: Kassen für Apotheken bieten branchen­spezifische Lösungen

Zwar erfüllen bereits einige herkömmliche Software- und Hardware-Lösungen die Anforderungen für den Betrieb in einer Apotheke, doch wer eine maß­geschneiderte Variante bevorzugt, wird bei spezialisierten Anbietern fündig. Ähnlich, wie es Kassensysteme für den Einzelhandel oder Kassensysteme für die Gastronomie gibt, sind Apotheken-Kassen perfekt auf den Einsatz in ihrer Branche zugeschnitten. Viele verfügen schon in der Basis­version über eine Vielzahl nützlicher Funktionen. Das betrifft etwa die Bearbeitung von Rezepten oder die Lager­verwaltung durch Waren­wirtschafts­systeme für Apotheken. Durch verschiedene Erweiterungs­optionen lassen sie sich weiter individualisieren und zur Schalt­zentrale für alle wichtigen Bereiche der Apotheke machen. Sie sind auf der Suche nach dem passenden Kassensystem für Ihre Apotheke? Nutzen Sie unseren kosten­losen und unverbindlichen Angebots­vergleich, um Ihre ideale Apotheken-Kasse zu finden.

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