VoIP-Telefonanlagen: Funktionen, Kosten & Co.
VoIP-Telefonanlagen steigern Ihre Effizienz, Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit. Wir informieren über Funktionen, Modelle sowie Vorteile und zeigen, wie Sie möglichen Risiken einfach vorbeugen können.
Für Eilige
VoIP-Telefonanlagen auf einen Blick
- VoIP-Telefonanlagen sind internetbasiert. Sie nutzen das Internet zur Übertragung von Telefongesprächen.
- Bei VoIP-Telefonanlagen wird zwischen stationären on premise- und Cloud-Telefonanlagen unterschieden.
- VoIP-Telefonanlagen überzeugen mit einem großen, modernen Funktionsumfang und lassen sich mit Endgeräten wie PC, Laptop, Smartphone oder Tablet nutzen.
- Einrichtungsgebühren, Verbindungsentgelte sowie die gewünschte Anzahl der Nebenstellen und Rufnummern beeinflussen die Kosten für eine VoIP-Telefonanlage.
- Mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich finden Sie auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene VoIP-Telefonanlagen.
Sie haben es am eigenen Leib erfahren: Die seit 2018 schrittweise laufende Abschaltung von ISDN-Anschlüssen wurde vollzogen und ISDN-Telefonie gehört seit Ende 2022 der Vergangenheit an. Neuer Standard in Deutschland sind internetbasierte VoIP-Telefonanlagen. VoIP - kurz für Voice over IP - ist modern, flexibel und kosteneffizient und hat viele weitere Vorteile für Unternehmen. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, die richtige Telefonanlage für das eigene Unternehmen zu finden. Wenn auch Sie von diesem Problem betroffen sind - egal, ob Sie bereits mit IP-Telefonen oder übergangsweise mit Media-Gateways über Ihre alten ISDN-Telefone telefonieren -, schaffen wir Abhilfe und klären alle wichtigen Fragen rund um das Thema VoIP-Telefonanlagen.
Was ist VoIP-Telefonie?
„Was ist VoIP überhaupt?“ Eine Frage, die nicht selten gestellt wird, wenn es um das Thema Telefonanlagen geht. VoIP ist die Abkürzung für Voice over IP und beschreibt die Sprachübertragung über das Internet. Möglich wird VoIP-Telefonie dank der All-IP-Technik: Ob Fax, Video-Call, Anruf oder Surfen im Internet - alles wird über dasselbe Netzwerk zur Verfügung gestellt. Voice over IP-Telefonanlagen laufen also, anders als ISDN-Telefonanlagen, nicht über den herkömmlichen Telefon-, sondern Ihren Internetanschluss.
VoIP-Telefonanlagen: On premise oder Cloud?
Bei VoIP-Telefonanlagen wird zwischen zwei Arten unterschieden: lokale on premise- und Cloud-Telefonanlagen. Beide Modelle gehen mit individuellen Vorteilen für Ihr Unternehmen einher. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wo Ihre Telefonanlage gehostet ist.
on premise-Telefonanlagen
- auf lokalen Servern Ihres Unternehmens gehostet
- wird nicht als SaaS angeboten
- Sie kaufen Lizenzen für Ihre Telefonanlage (kein Abo-Modell)
- on premise-Telefonanlagen gibt es unter anderem bei AGFEO oder 3CX
- Höhere Sicherheit dank Speicherung auf lokalen Servern
- Zuschnitt auf individuelle Geschäftsanforderungen
- Kontrolle der Telefonanlagen liegt in Ihren Händen
- IT-Support erforderlich
- Höhere Anschaffungskosten
- Begrenzte Skalierbarkeit
Cloud-Telefonanlagen
- in externen Rechenzentren des Anbieters gehostet
- wird als SaaS angeboten
- Sie mieten/abonnieren eine Cloud-Telefonanlage i. d. R. monatlich
- Cloud-Telefonanlagen gibt es unter anderem bei sipgate oder NFON
- Kein Techniker & keine IT-Abteilung erforderlich
- Updates und Wartungen werden vom Anbieter übernommen
- Standortunabhängigkeit: immer und überall erreichbar
- Gute Skalierbarkeit
- Niedrige Anschaffungskosten
- Sicherheit der Daten in den Händen Dritter
- Monatliche Kosten
Während on premise-Telefonanlagen lokal in Ihrem Firmennetz installiert werden, verlagern Cloud-Telefonanlagen ihre Funktionalität in die Cloud. Anstelle von Servern im betrieblichen Netzwerk werden Cloud-Telefonanlagen auf externen Servern im Rechenzentrum des Anbieters gehostet. Um Ihnen die Wahl des Hostings Ihrer Telefonanlage zu erleichtern, haben wir beide Optionen für Sie zusammengefasst. Zusätzlich geben wir Empfehlungen, unter welchen Bedingungen welche Art der Telefonie besser geeignet ist - auch wenn die endgültige Entscheidung von Ihrem individuellen Bedarf abhängt.
Empfehlung: Wann eignet sich on premise? Und wann Cloud?
On premise- und Cloud-VoIP-Telefonanlagen bringen individuelle Vorteile für Unternehmen mit sich. Daraus leitet sich ab, welche Anlage sich eher für welche Unternehmen eignet. Unsere Empfehlungen basieren auf den, teilweise kleinen, Unterschieden zwischen on premise- und Cloud-Telefonanlagen:
- on premise: sicherheitskritische Branchen, große Firmen mit vielen Mitarbeitenden
- Cloud: junge Unternehmen, kleine Teams, Startups auf Wachstumskurs, Betriebe ohne IT-Abteilung
Cloud-Telefonanlagen sind in der Anschaffung günstiger, da Sie keine Hardware wie Server benötigen. Die geringen Anschaffungskosten sind gerade für junge Unternehmen und kleine Teams ein Pluspunkt. Zeitgleich zeichnen sich Cloud Telefonanlagen durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit aus: Sie können je nach Bedarf Nebenstellen hinzu- oder abbuchen. Gerade für Startups, die sich in der Wachstumsphase befinden, ist dieser Aspekt von Bedeutung. Auch für Betriebe ohne IT-Abteilung erweisen sich Cloud-Telefonanlagen als sinnvoll, da sich der Anbieter um Wartungen, Reparaturen und Updates kümmert.
Ist Ihr Unternehmen in einer sicherheitskritischen Branche tätig, in der Sie mit sensiblen Daten arbeiten, raten wir Ihnen zu einer on premise-TK-Anlage. Zwar sind Ihre Daten bei Cloud-Anlagen in der Regel georedundant gesichert, allerdings legen Sie den Schutz Ihrer Daten in die Hände Ihres Anbieters. On premise-Telefonanlagen hingegen speichern die Daten auf Servern vor Ort in Ihrem Unternehmen. Beschäftigen Sie viele Mitarbeitende und verfügen über eine IT-Infrastruktur, ist eine on premise-Anlage langfristig kostengünstiger.
Wichtig: Auch wenn Cloud-Telefonanlagen in der Anschaffung günstiger sind als on premise, sollten Sie daran denken, dass Sie Cloud-Anlagen im Abomodell mieten und somit monatliche Kosten einplanen müssen.
Auf VoIP-Telefonie umsteigen und profitieren: So funktioniert’s
Dank Voice over IP-Telefonie sind Sie fit für die Zukunft. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen, die passende IP-Telefonanlage für Ihre Bedürfnisse zu finden.
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Die richtige VoIP-Telefonanlage finden: Darauf kommt es an
Wir wissen, dass es schwierig ist, die richtige Telefonanlage für Ihr Unternehmen zu finden. Wir haben die wichtigsten Aspekte zusammengefasst, die Sie bei der Wahl berücksichtigen sollten.
- Welches Hosting bevorzugen Sie?
- Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?
- Welche Funktionen brauchen Sie? Welche möchten Sie?
- Wie viele Mitarbeitende sollen mit der Anlage telefonieren?
- Wie finden Sie den richtigen Anbieter?
Welches Hosting bevorzugen Sie?
Die wohl wichtigste Frage vor der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage ist die Frage des Hostings. Entscheiden Sie sich für eine on premise-Lösung, hosten Sie die Telefonanlage lokal in Ihrem Unternehmen auf firmeninternen Servern. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Daten und deren Sicherheit. Wenn Sie Ihre Telefonanlage hingegen in die Hände Ihres Anbieters legen und von hoher Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und geringen Kosten profitieren möchten, eignet sich eine Cloud-Telefonanlage. Wir haben die individuellen Vor- und Nachteile der beiden Hostingformen für Sie ausgearbeitet.
Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?
Wie vor jeder Anschaffung ist auch bei VoIP-TK-Anlagen die Frage nach Ihrem Budget entscheidend. Cloud und on premise unterscheiden sich teils enorm in ihren Kosten. Während Cloud-Telefonanlagen mit Starterpreisen ab rund 5 Euro / Nebenstelle im Monat im Regelfall sehr günstig sind, kommen bei on premise-Telefonanlagen Kosten für die Server-Hardware hinzu. Diese beginnen im dreistelligen Bereich. Unser Tipp: Informieren Sie sich in unserem VoIP-Anbieter-Vergleich über die Kosten verschiedener Anbieter von VoIP-Telefonanlagen oder nutzen Sie unseren kostenlosen Angebotsvergleich.
Welche Funktionen benötigen Sie?
Viele Anbieter locken mit weit über 100 Funktionen. Haben Sie sich einmal mit dem Angebot vertraut gemacht, kann es schwer sein zu reflektieren, welche davon Ihr Unternehmen wirklich braucht - und welche ein nicht zwingend notwendiger Bonus sind. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihren individuellen Bedarf und entscheiden Sie dann, welche weiteren Funktionen Sinn ergeben und zu Ihrem Budget passen. Unser Tipp: Machen Sie sich vor der Anschaffung eine Liste, auf der Sie Ihren tatsächlichen Funktionsbedarf festhalten.
Wie viele Mitarbeitende sollen mit der Anlage telefonieren?
Die Frage nach der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, der vor der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage bedacht werden sollte. Einige Anbieter haben VoIP-Telefonanlagen, die sich für eine bestimmte Größe von Unternehmen eignen. Andere, wie easybell oder NFON, eignen sich dank der großen Skalierbarkeit für kleine, mittlere und große Unternehmen und bieten zusätzlich eine Callcenter-Funktion an. Denken Sie bei der Anschaffung auch an Ihre Zukunft: Wie wird sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren voraussichtlich entwickeln? Sind Sie ein Unternehmen mit großem Wachstumspotenzial?
Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Anzahl der Sprachkanäle: Sprachkanäle sorgen dafür, dass mehrere Gespräche gleichzeitig geführt werden können. Während ein Sprachkanal ein Gespräch zulässt, können mit zwei Sprachkanälen zwei Gespräche zur selben Zeit geführt werden, und so weiter. Beschäftigen Sie viele Mitarbeitende, die häufig telefonieren, achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie genügend Sprachkanäle haben, damit das zeitgleiche Telefonieren kein Problem darstellt. Das Gute: Bei VoIP-Telefonanlagen lassen sich Sprachkanäle i. d. R. ebenso einfach hinzubuchen wie Nebenstellen.
Wie finde ich den richtigen Anbieter?
Wenn Sie die vorherigen Fragen für sich beantwortet haben, sind Sie dem passenden Anbieter schon mal deutlich näher gekommen. Es hilft, sich Kundenbewertungen über die zur Auswahl stehenden Anbieter anzuschauen. Diese geben oft Hinweise darauf, ob die Versprechungen eingehalten werden. Viele Anbieter wie sipgate, NFON oder easybell bieten eine kostenlose Testphase an, in der Sie sich selbst ein Bild von den Funktionen verschaffen können. Der wichtigste Tipp zuletzt: Vergleichen Sie konkrete Angebote verschiedener Unternehmen. Das geht z. B. ganz einfach über unseren kostenlosen Service. Wir stellen für Sie den Kontakt zu für Sie passenden Fachhändlern und Anbietern her und ermöglichen Ihnen mit wenig Aufwand vergleichbare, unverbindliche Angebote.
Kosten für eine VoIP-Telefonanlage
Die Kosten für eine VoIP-Telefonanlage werden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Gerade die Art des Hostings sorgt für große Preisunterschiede. Während Sie on premise-Telefonanlagen in der Regel ab einem dreistelligen Kaufpreis (Einmalzahlung) bekommen, bewegen sich die Kosten für Cloud-Lösungen bei den meisten Anbietern im Bereich von 5 bis 15 Euro im Monat / Nebenstelle. Darüber hinaus gibt es einzelne kostenlose Tarife, beispielsweise bei fonial - allerdings mit stark begrenztem Funktionsumfang und nur sehr wenigen Rufnummern. Wir raten Ihnen bei der Auswahl eines Anbieters weniger auf den Preis, sondern auf ein für Sie optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu achten.
Wir haben die wichtigsten Informationen zum Thema Kosten von on premise- und Cloud-VoIP-Telefonanlagen für Sie übersichtlich zusammengefasst. Konkrete Informationen zu Preisen und Tarifen einzelner Anbieter von Voice over IP-Telefonanlagen finden Sie außerdem in unserem großen VoIP-Anbieter Vergleich.
Kosten on premise-Telefonanlagen
Bei on premise-VoIP-Telefonanlagen kommen i. d. R. zusätzlich zum Kauf der Telefonanlagen-Software Kosten für die Hardware (Server) hinzu.
- Die Appliance-Lösung ES PURE-IP 10 IT von AGFEO für zehn Benutzer kostet nach Angaben verschiedener Händler z. B. rund 410 Euro. Diese Info ist allerdings mit Vorsicht zu genießen, da sie nicht vom Anbieter selbst kommt.
- Konkrete Preise für on premise-VoIP-Telefonanlagen können Sie am besten bei einem Fachhändler erfragen. Ansprechpartner in Ihrer Nähe finden Sie z. B. über unseren Angebotsvergleich. Die Anbieter kommunizieren Ihre Preise i. d. R. nicht transparent im Internet.
- Auch Kosten für die Installation sind Regelfall, da Sie meistens einen Techniker beauftragen müssen. Außerdem liegt die Verantwortung für Wartungen und Reparaturen in Ihrer Hand, sodass Sie auch hierfür jemanden beauftragen und Ausgaben einplanen müssen. Alternativ kann sich Ihre IT-Abteilung um diese Aufgaben kümmern.
Kosten Cloud-Telefonanlagen
Cloud Telefonanlagen werden in der Regel im Abomodell monatlich gemietet.
- Einrichtungsgebühren: Die meisten Anbieter verlangen keine Einrichtungs- bzw. Aktivierungsgebühr.
-
Kosten für Nebenstellen: Bei Cloud-Telefonanlagen zahlen Sie in der Regel pro Nebenstelle. Viele Anbieter haben verschiedene Tarife, die sich in Funktionsumfang, Vertragslaufzeit etc. unterscheiden. Entsprechend variieren die Kosten pro Nebenstelle. Beispiele:
- Placetel hat drei Tarife im Angebot. Während beim Tarif Placetel Profi rund 5 Euro / Nebenstelle im Monat zu Buche schlagen, sind es im Tarif Placetel Profi Complete rund 13 Euro. Placetel for Webex kostet etwa 17 Euro pro Lizenz im Monat.
- fonial stellt seinen Kunden zwei Tarife zur Verfügung. fonial free ist kostenlos. Bei fonial plus zahlen Sie 2,90 Euro / Nebenstelle im Monat.
-
Verbindungsentgelte: Auch hier unterscheiden sich die Kosten je nach Anbieter und Tarif. Oftmals können Sie Flatrates buchen. Hier macht die Menge den Unterschied: Telefonieren Ihre Mitarbeitenden sehr viel, lohnt sich eine Flatrate fast immer. Beispiele:
- Bei Placetel Profi zahlen Sie 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und rund 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Im Placetel Profi Complete-Tarif sehen die Kosten wie folgt aus: ca. 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland - Verbindungen ins deutsche Fest- oder Mobilfunknetz sind kostenlos. Die Verbindungsentgelte für Placetel for Webex sind identisch.
- fonial veranschlagt im fonial free-Tarif 1,9 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 19 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Im fonial plus-Tarif weichen die Kosten ab: 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 1 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland.
-
Flatrate: Viele Anbieter stellen statt der Abrechnung nach Minuten auch Flatrates für Festnetz-, Mobilfunk- und/oder Auslandsverbindungen zur Verfügung. Damit können Sie beispielsweise für einen monatlichen Festpreis unbegrenzt telefonieren. Beispiele:
- Bei Placetel kostet diese 8 Euro im Monat / Nebenstelle.
- fonial hat zwei Flatrates im Angebot: Die All-Net-Flatrate für 9,90 Euro / Nebenstelle im Monat und die Festnetz-Flatrate für 4 Euro / Nebenstelle im Monat.
-
Rufnummern: Häufig entstehen Kosten, wenn Sie beispielsweise eine Servicenummer beantragen möchten. Beispiele:
- Bei Placetel fallen für Servicenummern 4,90 Euro / Rufnummer monatlich an.
- fonial macht zu Servicenummern keine Angabe.
In unserem Cloud-Anbieter-Vergleich finden Sie Preisbeispiele für weitere Anbieter von Cloud-Telefonanlagen.
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Vor- und Nachteile von VoIP-Telefonanlagen
VoIP-Telefonanlagen sind nicht umsonst der neue Telefon-Standard in Deutschland: Ob größerer Funktionsumfang oder höhere Kundenzufriedenheit - VoIP-Telefonanlagen haben zahlreiche Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen. Demgegenüber stehen Nachteile, die besonders auf die Internet- und Stromverbindung zurückzuführen sind. Wir haben beide Seiten für Sie zusammengefasst.
Vorteile im Detail
- Flexibilität: Gerade Cloud-Telefonanlagen zeichnen sich durch ihre hohe Flexibilität aus: Nebenstellen lassen sich dank des monatlichen Abo-Modells mit wenig Aufwand nach Bedarf hinzu- oder abbuchen. So wächst die VoIP-Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen mit.
- Standortunabhängigkeit: Auch die standortunabhängige Nutzung der Telefonanlage sticht bei VoIP positiv hervor. Während Cloud-Telefonanlagen immer eine ortsunabhängige Verwendung ermöglichen, ist dies bei on premise-Anlagen z. B. durch die Nutzung eines VPNs möglich. Die Standortunabhängigkeit ist besonders praktisch für Home- und Mobile Office.
- Großer Funktionsumfang: VoIP-Telefonanlagen haben einen deutlich größeren Funktionsumfang als ISDN-Anlagen. So ist nicht nur das klassische Telefonieren möglich, sondern bspw. auch Video-Anrufe, Chatfunktionen und vieles mehr.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Durch die vielen Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie Ihre Kundenzufriedenheit enorm steigern. Dank der Standortunabhängigkeit und der Möglichkeit, mehrere Endgeräte mit einer Nummer zu verbinden, optimieren Sie bspw. Ihre Erreichbarkeit. Zusätzlich bieten Sie Ihren Kunden neben dem Telefonieren auch weitere Kommunikationswege wie Chatten oder Videoanrufe an und gehen damit auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden ein.
- Kostenersparnisse: VoIP-Telefonanlagen sind vergleichsweise günstig. Während bei Cloud-Telefonanlagen so gut wie gar keine Anschaffungskosten entstehen, müssen Sie bei on premise-Telefonanlagen i. d. R. einen Server kaufen - falls nicht schon vorhanden. Jedoch fallen bei beiden die hohen Anschaffungskosten für Endgeräte weg, da Sie einfach bereits vorhandene (mobile) Telefone, Laptops, PCs oder Tablets verwenden können. Natürlich ist auch die Nutzung von Tischtelefonen weiterhin möglich.
Nachteile im Detail
-
Wenig Absicherung gegen Stromausfall: Stromausfälle in Deutschland sind selten. Nichtsdestotrotz können Unfälle oder Stürme die Stromversorgung durcheinander wirbeln und zu Unterbrechungen führen. Wird der Internet-Router nicht mit Strom versorgt, ist die Nutzung der Telefonanlage nicht mehr möglich. Um IP-Telefonanlagen im Falle eines Ausfalls verwenden zu können, können Sie folgende Vorkehrungen treffen:
- VoIP-TK-Anlagen mit USV: USV bedeutet unterbrechungsfreie Stromversorgung und sorgt für eine funktionierende Anlage, auch im unwahrscheinlichen Falle eines Stromausfalls. USV-Batterien halten Ihre Telefonanlage für rund 30 Minuten am Laufen.
- Rufnummernweiterleitungen: Falls Sie während eines Stromausfalls Anrufe erhalten, sorgen Rufnummernweiterleitungen für eine automatische Umleitung auf das Smartphone. Das können Sie über die Mobilfunkverbindung weiter verwenden.
- IP-Telefonie erschwert Ortung im Notfall: Im Falle eines Notfalls erschwert die Aufteilung in Datenpakete auf verschiedene Router und Gateways eine genaue Ortung des Anrufs. Anbieter wie sipgate haben Möglichkeiten gefunden, das Problem zu umgehen. Während die Notrufnummern regulär über den Telefonanschluss erreicht werden können, besitzen Telefone von sipgate zusätzlich eine Notruffunktion. Außerdem ist das Hinterlegen einer Adresse möglich, die im Falle eines Notfalls angesteuert werden kann, falls Sie Ihre Adresse nicht selbst durchgeben können. Wichtig: Überprüfen Sie die Adresse regelmäßig!
- Hohe Sprachqualität erfordert hohe Bandbreite: Die Sprachqualität bei IP-Telefonie ist von der Bandbreite des Internetanschlusses abhängig. Daher empfehlen wir, im Zuge der Umstellung auf All-IP das Leistungspaket bei Ihrem Internetanbieter zu evaluieren. Oft lohnt sich eine Aufstockung der Bandbreite. Die betriebliche Internetverbindung sollte so groß und stabil sein, dass jedem Sprachkanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen.
- Beeinträchtigung der Sprachqualität durch Jitter: Auch „Jitter“ können die Sprachqualität beeinflussen. Als Jitter bezeichnet man die zeitverzögerte oder unvollständige Übertragung von Gesprächsabschnitten. Jitter treten auf, wenn Datenpakete über das Internet nicht in der Reihenfolge versendet werden, in der sie gesprochen wurden. Dies führt dazu, dass einige Datenpakete schneller beim Empfänger ankommen als andere. Die Folge: eine holprige und abgehackte Konversation. „Jitterpuffer“ sind die Lösung: Sie speichern Datenpakete in chronologischer Reihenfolge zwischen und senden sie in regelmäßigen Abständen an den Empfänger. Zusätzlich können eine ausreichende Bandbreite sowie QoS-Verfahren dafür sorgen, dass Jitter in der IP-Telefonie weniger häufig auftreten.
Funktionen von VoIP-Telefonanlagen
Telefonanlagen auf VoIP-Basis verfügen über einen deutlich größeren Funktionsumfang als Sie es von analogen oder ISDN-Anlagen kennen. So profitieren Sie mit VoIP-Telefonen nicht nur von klassischen Funktionen wie Halten, Makeln oder Heranholen, sondern von vielen modernen Funktionen, die Ihr Unternehmen effizienter und kundenfreundlicher arbeiten lassen. Anbieter wie fonial locken mit über 100, Placetel sogar mit über 150 Funktionen. Wir haben die wichtigsten Basisfunktionen für Sie zusammengefasst:
- Automatische Rufweiterleitung
- Unified Communications: Videoanrufe, Chatfunktionen, E-Mails & Co. in Einem
- Anlegen eines Telefonbuches
- Vernetzung mehrerer Standorte
- Benutzerfreundlichkeit
Wichtig zu beachten ist, dass sich der Funktionsumfang zusätzlich zu den genannten Punkten je nach Wahl des Hostings unterscheidet. Gerade Cloud-Telefonanlagen überzeugen mit vielen einzigartigen Funktionen wie Standortunabhängigkeit, flexibler Skalierbarkeit oder einfacher Einrichtung. Wenn Sie mehr über die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage erfahren möchten, schauen Sie gerne in unserem Ratgeberartikel „Cloud Telefonanlagen: Vor- und Nachteile“ vorbei.
tradingtwins-Tipp: Standortunabhängigkeit bei on premise Telefonanlagen
„Da on premise-Telefonanlagen im lokalen Firmennetz gehostet werden, ist die ortsunabhängige Telefonie nicht automatisch gegeben. Es gibt jedoch eine Lösung: Die Nutzung eines VPN. Virtual-Private-Network-Verbindungen ermöglichen die Einwahl in eine lokal gehostete Telefonanlage von einem externen Standort aus. Dies ist praktisch, wenn einzelne Mitarbeitende im Homeoffice oder an anderen Standorten arbeiten. Beschäftigt Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Mitarbeitenden an verschiedenen Orten oder im Homeoffice, empfehlen wir eine Cloud-Telefonanlage.“
Sophia
tradingtwins Redaktion
Voraussetzungen für VoIP-Telefonanlagen
Damit Ihrem Wechsel auf eine neue TK-Anlage nichts im Wege steht, zeigen wir Ihnen, welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, um eine moderne VoIP-Telefonanlage verwenden zu können.
Ausreichend Bandbreite
Um eine stabile Gesprächsverbindung während Ihrer Telefonate zu gewährleisten, ist ein Internetanschluss mit ausreichend Bandbreite Grundvoraussetzung. Die Pi-Mal-Daumen-Grundregel für eine gute Sprachqualität lautet: 100 kBit/s pro Sprachkanal. Beachten Sie unbedingt, dass Sie auch ausreichend Bandbreite für Ihre alltägliche Internetnutzung mit einrechnen.
VoIP-fähige Endgeräte
Selbstverständlich können Sie Ihre VoIP-Telefonanlage nur nutzen, wenn Sie dafür geeignete Endgeräte haben. Mit anderen Worten: Die Geräte müssen internetfähig sein. Somit können Sie IP-Telefone, Smartphone, Tablet, PC & Co. für Ihre Anlage verwenden. Wenn Sie auch in Zukunft nicht auf Ihre ISDN-Geräte verzichten wollen, können Sie diese mittels Adaptern & Gateways ebenfalls VoIP-fähig machen.
Einen passenden Anbieter
Ob Cloud oder on premise: Anbieter von Telefonanlagen auf VoIP-Basis gibt es in Hülle und Fülle. Sie alle überzeugen mit individuellen Tarifen, Funktionen, Vertragslaufzeiten & Co. So wichtig die richtige Wahl des Anbieters auch ist: Die große Menge an Möglichkeiten macht sie nicht leicht. Wir empfehlen Ihnen daher unseren kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich. Hier können Sie ganz einfach anhand weniger Fragen Ihren Bedarf und Ihr Budget angeben und bekommen von uns darauf zugeschnittene Angebote.
Wie funktioniert die Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage?
Je nach Art der Telefonanlage sind der Aufwand bei und die Schwierigkeit der Einrichtung unterschiedlich.
Cloud-Telefonanlagen
Cloud-Telefonanlagen können Sie in der Regel schnell und simpel selbst installieren. Für den Download und die Installation der Software benötigen Sie weder eine eigene IT-Abteilung noch einen Techniker. Dank einer einfachen Bedienoberfläche reicht im Regelfall auch für die Einrichtung der Nebenstellen ein grundlegendes technisches Verständnis. Ein weiterer Vorteil: Wartungen, Updates und Reparaturen werden von Ihrem Anbieter übernommen.
on premise-Telefonanlagen
On premise-Telefonanlagen hingegen sind aufwendiger und verlangen für die Einrichtung des Servers vor Ort in Ihrem Unternehmen oftmals einen Techniker oder mindestens eine eigene IT-Abteilung. Hier müssen Sie sich auch selbst um Wartungen und Reparaturen kümmern. Eine gute IT-Infrastruktur sollte also vorhanden sein, wenn Sie sich für eine on premise-VoIP-Telefonanlage entscheiden.
Mit welchen Endgeräten kann ich eine VoIP-Anlage verwenden?
Ein positiver Aspekt von VoIP-Telefonanlagen ist, dass diese mit so gut wie jedem modernen Endgerät kompatibel sind. Die einzige Voraussetzung: Es muss internetfähig sein. Mithilfe sogenannter Softphones, die Sie als softwarebasierte Telefonie-Lösung auf Ihren Endgeräten installieren, ist die Nutzung einer VoIP-Telefonanlage mit Ihrem Smartphone, PC, Laptop oder Tablet kein Problem. Zusätzlich zu den mobilen Endgeräten empfehlen wir Ihnen die Nutzung von Headsets.
Natürlich müssen Sie nicht auf mobile Endgeräte setzen. VoIP-Telefonanlagen lassen sich ebenso gut mit Tischtelefonen nutzen. Die einzige Voraussetzung ist auch hier, dass die Geräte internetfähig sein müssen. Tipp: Egal ob mobile Endgeräte oder ganz klassisch ein Tischtelefon - Informieren Sie sich vorab bei Ihrem Anbieter, mit welchen Endgeräten seine Software kompatibel ist.
Kann ich meine ISDN-Geräte weiter nutzen?
In Deutschland wurden alle ISDN-Anschlüsse mit dem Jahreswechsel von 2022 auf 2023 ausnahmslos abgeschaltet. Sie möchten Ihre bisherigen analogen oder ISDN-Telefone dennoch weiternutzen? Dann stellen wir Ihnen einige Optionen vor, mit denen das möglich ist. Auf dem Markt gibt es sogenannte analoge Telefonadapter (ATA) bzw. ISDN-Telefonadapter (ITA). Diese Adapter sorgen dafür, dass Sie auch ohne funktionierenden ISDN-Anschluss Ihre alten Telefone weiter nutzen können. Eine ähnliche Wirkung haben Media-Gateways. Sie verbinden Netzwerktechniken miteinander und ermöglichen so ebenfalls die Weiternutzung Ihrer ISDN-Telefone. Ist Ihre alte Telefonanlage VoIP-fähig, ist die Weiternutzung auch per SIP Trunking möglich. SIP-Trunks verbinden ISDN-Anlagen mit dem Next Generation Network, welches verschiedene Netzwerke wie Festnetz und Internet miteinander verbindet.
All diese Möglichkeiten empfehlen wir allerdings nur als Übergang - z. B. wenn Sie noch keine passende VoIP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen gefunden haben. Langfristig sind Adapter, Gateways oder SIP-Trunks keine Lösung, denn auf diese Weise verzichten Sie auf zahlreiche moderne Funktionen der IP-Telefonie, die die Entwicklung, Kommunikation und Prozesse Ihres Unternehmens effizienter machen.
Wie funktionieren VoIP-Telefonanlagen?
Kurz gesagt, wird bei der VoIP-Telefonie Sprache in digitale Datenpakete umgewandelt. Diese Datenpakete werden dann über das Internet an den Zuhörer gesendet, bei dem sie wieder zur ursprünglichen Sprache zusammengefügt werden. Bildlich ausgedrückt können Sie sich das so vorstellen, als würde der Sprecher ein fertiges Puzzle in kleine Teile zerlegen, das schließlich beim Empfänger wieder als vollständiges Puzzle zusammengesetzt wird.
Umwandlung der Sprache in digitale Datenpakete & Verschlüsselung.
Übermittlung der Sprachdaten über das Internet.
Entschlüsselung der Datenpakete & Umwandlung in Sprache.
Übertragung von Daten in der Internettelefonie
Hinter diesem Prozess stecken viele technische Schritte. Genauer gesagt lässt sich die Internettelefonie in drei Phasen unterteilen:
Verbindungsaufbau
Um eine Gesprächsverbindung herzustellen und Datenpakete über das Internet zu transportieren, wird das Session Initiation Protocol (SIP) benötigt: Jeder, der eine VoIP-Software nutzt, verfügt über eine sogenannte SIP-Adresse, die ihm von seinem Anbieter ausgestellt wird. Diese sorgt dafür, dass Sie online auffindbar sind und Gespräche über das Internet führen können.
Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie möchten ein Telefonat mit Ihrer Kundin Frau Müller führen. Wie gewohnt wählen Sie dafür zunächst die entsprechende Rufnummer. Das Wählen der Nummer informiert Ihren Server über den Verbindungswunsch, der an den SIP-Server von Frau Müller weitergeleitet wird. Und schon klingelt Frau Müllers Telefon.
Gesprächsübertragung
Sobald eine Verbindung aufgebaut wurde, läuft das Gespräch nicht mehr über den SIP-Server, sondern über das Real-Time Transport Protocol (RTP). Die technischen Details dieses Vorgangs sind für den Kauf und die Nutzung einer VoIP-Telefonanlage nicht relevant. Entscheidend ist, dass das RTP für die Übertragung der Datenpakete über das IP-Netzwerk in Echtzeit sorgt. Mit anderen Worten: Sie können nun in Echtzeit mit Frau Müller telefonieren und Informationen austauschen.
Verbindungsabbau
Erst wenn die Übertragung beendet werden soll, übernimmt SIP wieder die Verantwortung. Möchten Sie das Gespräch mit Frau Müller beenden, legen Sie auf. In diesem Moment erkennt der SIP-Server den Wunsch zum Verbindungsabbau und beendet das Gespräch. So ist auch die Verbindung bei Frau Müller nicht mehr aktiv.
Die Rolle des SIP-Protokolls
Um über VoIP telefonieren zu können, brauchen Sie eine individuelle SIP-Adresse. Diese ist in etwa so aufgebaut wie eine E-Mail-Adresse und enthält relevante Daten wie User- und Hostnamen. Ihre SIP-Adresse wird Ihnen von Ihrem VoIP-Anbieter ausgestellt und kann jederzeit über Ihr Kundenkonto abgerufen werden.
SIP sendet bei einem Gesprächswunsch eine SIP-Anfrage (SIP-Request) an das Endgerät des Angerufenen. Das bedeutet ganz einfach: Wählen Sie die Nummer von Frau Müller, sendet SIP diese Information von Ihrem Server an den von Frau Müller. Diese wird durch das Klingeln ihres Telefons auf den Verbindungswunsch aufmerksam. Nimmt Frau Müller den Anruf an, wird eine Sprechverbindung aufgebaut. Vereinfacht ausgedrückt agiert SIP also als eine Art Vermittler zwischen Ihnen und Frau Müller als Gesprächspartnerin und sorgt so dafür, dass Sie miteinander kommunizieren können.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine Alternative zur VoIP-Telefonanlage?
VoIP-Telefonanlagen sind der Telefon-Standard in Deutschland. Hier haben Sie die Wahl zwischen einer Cloud- und on premise-Lösung. Alternativ können Sie mithilfe von SIP-Trunks, Media Gateways oder speziellen Adaptern auch Ihre alte ISDN-Telefonanlage nutzen. Wir empfehlen Ihnen dies allerdings nur übergangsweise zu tun, bis Sie den passenden Anbieter für eine VoIP-Telefonanlage gefunden haben.
Welche bekannten Anbieter für VoIP-Telefonanlagen gibt es, wie und wo finde ich weitere und wie komme ich mit ihnen in Kontakt?
Bekannte Anbieter von Cloud-Telefonanlagen sind unter anderem Placetel, easybell, sipgate und NFON. AGFEO und 3CX sind beliebt, wenn es um on premise-Telefonanlagen geht. Der passende Anbieter für Ihr Unternehmen hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Informieren Sie sich z. B. in unserem großen VoIP-Anbieter-Vergleich oder nutzen Sie unser kostenloses und unverbindliches Formular, um auf Sie zugeschnittene Anbieter zu finden.
Welche Telefone kann ich mit einer VoIP-Telefonanlage verwenden?
Alle internetfähigen Endgeräte lassen sich mit Ihrer VoIP-Telefonanlage verbinden. So haben Sie die Wahl zwischen Smartphone, Tablet, PC und Laptop mittels Softphone oder Tischtelefonen. Sie können auch mehrere Endgeräte mit einer Telefonnummer verknüpfen.
Was unterscheidet VoIP- von ISDN-Telefonanlagen?
VoIP-Telefonanlagen laufen nicht über den klassischen Telefonanschluss. Stattdessen werden sie, genau wie E-Mails, Fernsehen und Co., über den Internetanschluss abgewickelt. Die Internet-Basis erlaubt deutlich mehr Funktionen und verknüpft Telefonieren mit weiteren Kommunikationswegen.
Wie viel Bandbreite benötige ich für VoIP?
In der Regel wird pro gleichzeitigem Telefongespräch mit einer Bandbreite von 100 kBit/s gerechnet. Beschäftigen Sie beispielsweise zehn Mitarbeitende, die gleichzeitig telefonieren können sollen, benötigen Sie also allein für die Telefonie 1.000 kBit/s. Beachten Sie, dass Sie für die weitere Internetnutzung ebenfalls Bandbreite einrechnen müssen. Neben der Bandbreite gibt es weitere Voraussetzungen, mit denen Sie sich vor der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage vertraut machen sollten.
Was ist ein Gateway?
Ein Gateway bezeichnet eine elektronische Hardware- oder Softwarekomponente, die verschiedene Netzwerktechniken miteinander verbindet. So können Sie Gateways einsetzen, um Ihre alten ISDN-Telefone mit der VoIP-Telefonanlage zu verbinden.
Was ist ein Softphone?
Ein Softphone ist eine Software. Sie können diese auf Ihre IP-fähigen Endgeräte, bspw. Ihr Smartphone, herunterladen und erhalten so alle Funktionen der Telefonanlage. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Telefonanlage, ohne dass ein physisches Hardphone benötigt wird.
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