Was ist ein Softphone? Alles über Features, Anbieter & Kosten

Agil, kosten­effizient und platz­sparend: Softphones gehören zu den modernsten Facetten der Internet­telefonie. Anbieter, Kosten & Co. - trading­twins beantwortet die wichtigsten Fragen zu Softphones in der Unternehmens­kommunikation.

Was ist ein Softphone?

In vielen Betrieben hat das stationäre Tischtelefon mittler­weile ausgedient. Besonders kleine und mittlere Betriebe setzen statt der klobigen Apparate oft auf agile Soft­phones. Durchaus nachvoll­ziehbar, denn Softphones ermöglichen die Nutzung der IP-Telefonie auch ohne stationäre Telefone. Anstelle eines physischen Tisch­telefons sind Softphones als Anwendung lokal auf (mobilen) Endgeräten installiert und können dort verwendet werden. Auch eine Verwendung im Browser ist je nach Anbieter möglich. So wird das Telefonieren über den PC, Tablet oder Smartphone bequem ermöglicht. Mithilfe eines Headsets und einigen Maus­klicks können Sie unkompliziert Ihre Telefon­gespräche tätigen.

In puncto Design sind die Benutzer­oberflächen von Softphones häufig analogen Telefon­anlagen nachempfunden: Viele Anwendungen besitzen entsprechende Nummern­felder sowie Buttons für das Management von Anrufen.

Wie funktioniert ein Softphone?

Softphones nutzen das Internet zur Übertragung von Sprach­daten. Dementsprechend kommt auch bei der Telefonie über ein Softphone das SIP-Protokoll zum Einsatz. Die Abkürzung SIP steht für Session Initiation Protocol und sorgt für den Auf- und Abbau von Gesprächs­verbindungen. Während das SIP-Protokoll diesen Job erledigt, arbeitet es mit dem Real Time Transport Protocol zusammen (RTP). Das RTP kümmert sich um die Übertragung von Gesprächs­daten zwischen den Teilnehmenden und ist so ebenfalls ein zentraler Bestandteil der Voice over IP-Telefonie.

Softphones und Telefonanlagen - brauche ich beides?

Mit einem Softphone können Sie auch ganz ohne Telefon­anlage über das Internet telefonieren. Allerdings ersetzt die Soft­ware dann lediglich ein physisches Tischtelefon. Als Privat­haushalt oder Einzel­unternehmer mag das sinnvoll sein - für eine professionelle Unternehmens­kommunikation mit mehreren Rufnummern und Mitarbeitenden ist eine Telefon­anlage jedoch unerlässlich. Ein Softphone kann eine Telefon­anlage also genauso wenig ersetzen, wie es ein normales Telefon könnte.

Softphones als Teil einer Telefonanlage

Als Teil einer Telefon­anlage ersetzt oder ergänzt ein Soft­phone ein daran angeschlossenes physisches Tisch­telefon. Softphones lassen sich auf zwei verschiedene Arten in Ihre VoIP-Telefonanlage integrieren: Als „hauseigene“ Softphones, die fest zu einer bestimmten Telefon­anlage gehören oder als unabhängige Softphones, die mit verschiedenen Telefon­anlagen genutzt werden können.

• „Hauseigene“ Softphones bestimmter Telefonanlagen: Die meisten Anbieter moderner VoIP-Telefon­anlagen haben ein eigenes Softphone, das perfekt auf die jeweilige Telefon­anlage abgestimmt ist. In der Regel können Kunden die Softphone-Software bzw. App Ihres Anbieters kosten­frei down­loaden und nutzen.
• Unabhängige Softphones: Darüber hinaus gibt es Unternehmen, die unabhängige Softphones anbieten: Hier kann die Software oder App mit einer beliebigen Telefon­anlage eines beliebigen Anbieters genutzt werden. In der Regel sind solche Unternehmen auf die reine Bereit­stellung von Softphones spezialisiert und haben keine eigenen Telefon­anlagen im Angebot. Hierzu zählen Anbieter wie ZoiPer, Bria oder Linphone.

Gut zu wissen: Auch die meisten Telefonanlagen, in die bereits ein „hauseigenes“ kosten­loses Softphone integriert ist, ermöglichen optional die Integration unabhängiger, externer Softphones. Dann fallen allerdings - zusätzlich zu den Kosten für Ihre Telefon­anlage und den VoIP-Provider - ggf. Gebühren für das externe Softphone an. easybell etwa stellt seinen Kunden kosten­los das Softphone „easybell-VoIP to go“ zur Verfügung, erlaubt aber dennoch alternativ die Integration von ZoiPer & Co. Unser Tipp: Prüfen Sie, ob der Funktions­umfang des haus­eigenen, kosten­losen Softphones Ihres Telefon­anlagen-Anbieters für Ihre Bedürfnisse ausreicht, bevor Sie zusätzlich auf kosten­pflichtige Software externer Anbieter zurück­greifen.

Was braucht man für den Betrieb eines Soft­phones?

Ein Softphone in die Telefon­anlage Ihres Unternehmens zu integrieren ist denkbar einfach. Besonders praktisch ist, dass Sie in der Regel keine Hardware benötigen, die nicht bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Für die Nutzung eines Softphones benötigen Sie:

• Ein mobiles Endgerät (PC / Laptop, Smartphone, Tablet)
• Die entsprechende Software bzw. App eines Softphone-Anbieters
• Eine VoIP-Telefon­anlage sowie ggf. einen VoIP-Anbieter (bei Cloud-Telefonanlagen i.d.R. bereits inklusive)
• Kopfhörer oder Headset

Welche Funktionen hat ein Softphone?

Zwar ermöglicht ein Softphone die Telefonie ohne ein stationäres Endgerät, jedoch müssen Sie hierfür keines­wegs auf Funktionen verzichten. Wir haben die wichtigsten Funktionen für Sie zusammen­gefasst.

Es sollte beachtet werden, dass der Funktions­umfang immer vom SIP-Client und dem gebuchten Tarif abhängt. Kosten­lose Anbieter oder sehr günstige Tarife gehen oftmals mit reduzierten Funktionen einher. Im Gegen­satz dazu ermöglichen kosten­pflichtige Anbieter einen größeren Leistungs­umfang.

So gelingt der unkomplizierte Umstieg auf ein Softphone

Sie sind sich noch unsicher, auf welche Aspekte Sie bei der Anschaffung einer neuen Telefonanlage für Ihr Unternehmen achten sollten? Unser Ratgeber-Artikel bietet eine Checkliste zur Planung einer neuen Telefonanlage. So sind Sie garantiert bestens vorbereitet!

Kosten & Anbieter: So viel kostet ein Softphone

Die Auswahl an Softphone-Anbietern ist riesig. Neben den Kosten für den Softphone-Client ist vor allem auch die Kompatibilität des Softphones wesentlich - hier bestehen nämlich durchaus Unterschiede. Achtung: Wenn Sie sich für einen unabhängigen SIP-Client entscheiden, fallen zusätzlich Kosten für eine VoIP-Telefonanlage Ihrer Wahl an. Außerdem kommen, sowohl bei Telefon­anlagen mit inkludiertem Softphone als auch unabhängigen Softphones, Verbindungs­entgelte des VoIP-Providers hinzu. Wir haben uns die Kosten von drei reinen Softphone-Anbietern sowie drei Telefonanlagen-Anbietern mit hauseigenen kostenlosen Softphones für Sie angeschaut:

Anbieter von Telefon­anlagen mit „hauseigenen“ Softphones

Reine Softphone-Anbieter

Was sind die Vor- und Nachteile von Softphones?

Während die Weiter­entwicklung der VoIP-Technik in Form von Soft­phones mit einer Reihe von Vorteilen einhergeht, gibt es eben­falls einige negative Aspekte, über die Sie sich Gedanken machen sollten. Wir haben die Vor- und Nachteile bei Soft­phones für Sie zusammen­gefasst.

Zwar bietet die Nutzung von Soft­phones eine Reihe von Vorteilen, schließt jedoch die zusätz­liche Verwendung von stationären IP-Tele­fonen keines­wegs aus. Free­lancer sowie Mitarbeitende im Home­office oder im Außen­dienst können beispiels­weise mit Softphones ausgestattet werden, während im Unter­nehmen anwesende Mitarbeitende auf stationäre IP-Telefone zurück­greifen. Mit modernen VoIP-Telefon­anlagen kann eine Rufnummer außerdem problemlos mehr als einem Endgerät zugeordnet werden. Ihre Mitarbeitenden können also für maximale Flexibilität und Funktionalität auf Wunsch auch mit Soft­phones und Tisch­telefonen ausge­stattet werden.

tradingtwins-Tipp: Wenn Sie sowohl Soft­phones als auch stationäre Telefone nutzen möchten, empfiehlt Ihnen trading­twins auf einen Telefon­anlagen-Anbieter zurück­greifen, der beides bereit­stellt, so bspw. sipgate oder Placetel. Wenn Sie sich ein individuelles Angebot für Telefonie-Lösungen in Ihrem Unter­nehmen wünschen, steht der tradingtwins-Angebots­vergleich Ihnen mit kosten­losen Angeboten zur Seite.

Für welche Unternehmen eignen sich Softphones?

Ob kleines Start-up, mittel­ständischer Konzern oder großes Callcenter - durch ihre Skalierbarkeit und Flexibilität eignen sich Softphones für nahezu jedes Unternehmen. Besonders praktisch sind die niedrig­schwelligen Telefonie-Lösungen jedoch für Betriebe, die teure und umständ­liche Investitionen in Hardware vermeiden möchten, beispiels­weise Start-ups, Selbst­ständige oder kleinere Unternehmen. Auch für Betriebe, deren Mitarbeitende häufig im Homeoffice oder Außendienst arbeiten, sind Softphones aufgrund ihrer Standort­unabhängig­keit eine ideale Lösung.

„Hauseigenes“ oder unabhängiges Soft­phone?

Bei vielen Telefonanlagen-Anbietern können Sie selbst entscheiden, ob Sie das hauseigene Softphone Ihres Anbieters oder ein unab­hängiges Softphone eines anderen Unternehmens nutzen. Unabhängige SIP-Clients eignen sich besonders für kleine bis mittlere Unter­nehmen, die Softphone als Telefonie-Lösung testen wollen. Weiter eignet sich diese Option gut für Nutzer, denen das Inter­face des Softphones Ihres Telefon­anlagen-Anbieters schlicht­weg nicht gefällt oder dieses schwierig zu bedienen finden. Auch die Kompatibilität mit der Software Ihres End­gerätes kann hier ein ausschlag­gebender Faktor sein, da nicht jedes Betriebs­system alle SIP-Clients unterstützt. Beachten Sie: Wenn Sie sich für ein unabhängiges Soft­phone entscheiden, interagieren zwei technische Komponenten miteinander. Dies kann die Fehler­anfällig­keit erhöhen.

trading­twins empfiehlt: 5 Tipps für die Verwendung eines Soft­phones

Die Verwendung eines Soft­phones für die Telefonie in Ihrem Unter­nehmen geht mit vielen Vorteilen einher. Um Kommunikation für Unter­nehmen möglichst effizient zu gestalten, haben wir fünf Tipps für Sie zusammen­gefasst.

1. Achten Sie auf eine ausreichende Bandbreite des Internets: Eine stabile Internet­verbindung ist für die Nutzung eines Soft­phones unerlässlich, vor allem bei Kunden­gesprächen. Demnach sollten Sie dafür sorgen, dass für alle Telefon­gespräche stets genügend Band­breite für eine gute Sprach­qualität verfügbar ist. So empfiehlt tradingtwins etwa 100 kbit/s pro Gespräch (im Up- und Download), wobei die Anzahl an Mitarbeitenden Aufschluss über die benötigte Bandbreite geben kann. Um diese ungefähr zu berechnen, können die Anzahl der maximal möglichen parallel geführten Gespräche berechnen und diese mit den benötigten 100 kbit/s multiplizieren. Ausgehend von 5 Mitarbeitenden ergibt sich so eine benötigte Bandbreite von etwa 500 kbit/s. Zudem sollte einberechnet werden, dass neben der Bandbreite für die Nutzung von Softphones in der Telefonie zusätzliche die normale, betriebliche Nutzung das Internet belastet. Um eine stabile Internet­telefonie sowie ein allgemein stabiles Internet zu gewähr­leisten, sollte etwas mehr Band­breite eingeplant werden, als für die reine Nutzung der Internet­telefonie benötigt wird.
2. Nutzen Sie ein Headset für die Telefonie mit dem Softphone: Reduzierte Umgebungs­geräusche, eine verbesserte Sprach­qualität und weniger Ablenkung für die restliche Beleg­schaft - für die Nutzung eines Headsets in der Telefonie gibt es gute Gründe. Hier empfiehlt trading­twins vor allem Kopf­hörer mit einer integrierten Noise Cancelling Funktion, sodass Umgebungs­geräusche effektiv reduziert werden und sie sich voll und ganz auf Ihre Gespräche konzentrieren können.
3. QoS statt Best-Effort - Priorisierung von SIP-Clients durch Quality of Service: Allgemein funktionieren Über­tragungen über das Internet nach dem Best-Effort-Prinzip: Alle über das Netz verschickten Daten­pakete werden gleich behandelt, egal, ob es sich um ein VoIP-Sprachpaket oder andere Daten handelt. Wenn Sie jedoch sicher­stellen wollen, dass die Telefonie stets zuver­lässig funktioniert, kann eine Priorisierung der Daten­pakete vorgenommen werden. Dies sorgt dafür, dass die Über­tragung von Daten­paketen prioritär behandelt wird und ist auch unter dem Namen „Quality of Service“ oder Dienst­güte bekannt. Somit wird die Über­tragung von Sprach­daten immer bevorzugt behandelt, während andere Anwendungen gedrosselt werden. Auf diese Weise wird sicher­gestellt, dass genügend Band­breite für die Verwen­dung von VoIP-Clients vorhanden ist. Das QoS-Verfahren sorgt für eine gleich­bleibende Sprach­qualität und sollte daher in keinem Unternehmen fehlen.
4. Überprüfung von Alter­nativen: Die Welt der Internet­telefonie ist groß und vielfältig und so sollten Sie vor der Entscheidung für ein Softphone überprüfen, ob sich diese Option wirklich am besten für Ihre Bedürfnisse eignet. Wenn Sie statt der Telefonie über ein mobiles Endgerät lieber auf ein stationäres IP-Telefon setzen möchten, gibt es auch hier eine Reihe von passenden Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.
5. Vergleichen Sie Anbieter: Um die passende Telefonanlage für Ihr Unternehmen zum besten Preis zu finden, ist ein Vergleich von Angeboten unerlässlich. tradingtwins unterstützt Sie hierbei mit einem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich, damit Sie die optimale Telefonie-Lösung für Ihren Betrieb finden.

Fazit: Lohnt sich ein Softphone für Ihr Unternehmen?

Softphones ermöglichen eine effiziente Unternehmens­kommunikation ohne große Hardware­investitionen. Somit sind sie vor allem für kleine Unternehmen oder Start-ups eine gute Wahl. Des Weiteren ermöglicht die Nutzung eines Softphone-Clients eine standort­unabhängige Telefonie. Wenn Ihre Mitarbeitenden sich häufig im Home­office oder auf Außen­terminen befinden, sind diese dank Softphone trotzdem zuver­lässig vernetzt und für Kunden und andere Mitarbeitende erreichbar. Softphones ermöglichen eine flexible, kosten­günstige und standort­unabhängige Art der Telefonie. Eine gute Wahl also für Ihr Unter­nehmen, wenn Sie auf ein stationäres Telefon verzichten können.

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