Virtuelle Telefonanlage: Definition, Kosten & Co.
Virtuelle Telefonanlagen ermöglichen Unternehmen nicht nur eine effiziente interne und externe Kommunikation, sondern sorgen auch für höhere Kundenzufriedenheit. Wir stellen verschiedene Arten vor und informieren über Vor- und Nachteile, Kosten und Tipps für die Anschaffung.
Für Eilige
Virtuelle Telefonanlagen auf einen Blick
- Virtuelle Telefonanlagen sind IP- und softwarebasiert. Sie laufen über einen Internetanschluss.
- Cloud-Telefonanlagen sind immer virtuell. Stationäre on premise-Telefonanlagen können virtuell sein.
- Für die Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage gibt es wichtige Voraussetzungen.
- Die Kosten für virtuelle Telefonanlagen unterscheiden sich je nach Modell und werden durch Faktoren wie Verbindungen, Tarife und Nebenstellen beeinflusst.
- Die passende virtuelle Telefonanlage für Ihr Unternehmen finden Sie zum Beispiel mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich.
Die Digitalisierung macht auch vor der Telefonbranche keinen Halt. So wundert es nicht, dass seit einigen Jahren moderne, Online-Telefonanlagen auf dem Vormarsch sind. Mittlerweile haben sie die ISDN-Telefonie komplett verdrängt. Spätestens mit der ISDN-Abschaltung Ende 2022 wurde Internettelefonie zum neuen Standard in Deutschland. Mit ihr kommen viele neue Begrifflichkeiten und Techniken ins Spiel. Ganz vorn dabei: virtuelle Telefonanlagen. Wir klären auf, was sich dahinter verbirgt, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann und was Sie bei der Anschaffung beachten sollten.
Was ist eine virtuelle Telefonanlage?
Virtuelle Telefonanlagen sind eine Variante der VoIP-Telefonie. VoIP ist die Kurzform von Voice over IP und bezeichnet die Übertragung von Sprachdaten über das Internet - die Basis für virtuelle Telefonanlagen. Anders als ISDN- laufen virtuelle Telefonanlagen daher nicht über den klassischen Telefonanschluss, sondern über den Internetanschluss.
Ein weiteres Merkmal: Virtuelle Telefonanlagen sind softwarebasiert. Das bedeutet, die Funktionen Ihrer Telefonanlage werden nicht durch eine physische Telefonanlage in Ihrem Unternehmen bereitgestellt, sondern über eine Software. Diese wird entweder auf lokalen Servern bei Ihnen im Unternehmen gehostet oder auf den Servern in den Rechenzentren Ihres Cloud-Telefonanlagen-Anbieters. Entsprechend gibt es zwei Arten von virtuellen Telefon-Lösungen: Cloud-Telefonanlagen und lokale Telefonanlagen, auch „on premise“ genannt. Häufig werden die Begriffe virtuelle Telefonanlage und Cloud-Telefonanlage gleichgesetzt. Das ist allerdings nicht ganz korrekt: Auch on premise-Telefonanlagen, die lokal in Ihrem Unternehmen betrieben werden, können virtuell sein.
Cloud-Telefonanlagen
Cloud-Telefonanlagen zeichnen sich dadurch aus, dass sie außerhalb Ihres Unternehmens auf externen Servern eines Anbieters gehostet werden. Die Telefonanlage steht also nicht physisch bei Ihnen im Unternehmen, sondern ist auf Rechenzentren Ihres Anbieters installiert. Als „Software as a Service“ (SaaS) wird Ihnen die Telefonanlagen-Software über das Internet bereitgestellt. Dadurch können Sie auf alle Funktionen der Anlage zugreifen. Diese Form des Hostings birgt einige Vor- und Nachteile, die wir für Sie zusammengefasst haben:
Bei der Wahl einer Cloud-Telefonanlage stehen Ihnen zwei verschiedene Modelle zur Verfügung. Welche für Sie passend ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
IP-Centrex-Lösung:
- Bei diesem Modell teilen Sie sich den Server Ihres Anbieters mit anderen Kunden des Anbieters. Das bedeutet: Ihr Anbieter betreibt eine Telefonanlage, die von mehreren Kunden gemeinsam genutzt wird. Die Benutzerkonten lassen sich anhand von Zugangsdaten unterscheiden. Diese Form von Cloud-Telefonanlagen ist weit verbreitet und wird von vielen großen Anbietern wie sipgate oder NFON genutzt. Ein Vorteil von IP-Centrex sind geringe Kosten. Denn wird ein Server von mehreren Kunden genutzt, verteilen sich auch die Kosten für Wartungen, Updates oder Reparaturen auf mehrere Parteien. Der Preis wird pro Nebenstelle abgerechnet. Ein weiterer Vorteil von IP-Centrex ist, dass SIP-Trunk und Telefonanlage aus einer Hand kommen.
Hosted PBX:
- Bei einer Hosted PBX-Telefonanlage hostet Ihr Anbieter Ihre Cloud-Telefonanlage auf einem Server, zu dem nur Sie und Ihre Mitarbeitenden Zugang haben. Das bedeutet, dass Sie sich den Server hier nicht mit anderen Kunden teilen müssen. Sie profitieren bei diesem Modell von einer hohen Ausfall- und Datensicherheit sowie von einer größeren Individualisierung, bezahlen dafür aber mit höheren Kosten für Installation, Wartungen & Co. Eine Hosted PBX-Telefonanlage teilt einige Vorteile mit lokal installierten on premise-Telefonanlagen - beispielsweise eine höhere Datenkontrolle und Sicherheit - und ist zugleich standortunabhängig. Wenn Sie sich für eine Hosted PBX-Anlage entscheiden, raten wir Ihnen, vorher genau zu prüfen, welche Leistungen die Anlage bietet, wie das Preismodell aussieht oder wie aufwändig die Installation ist. Der VoIP-Anbieter easybell stellt seinen Kunden beispielsweise eine Hosted PBX zur Verfügung.
Wann sind Cloud-Telefonanlagen virtuelle Telefonanlagen?
Die Frage ist einfach zu beantworten. Das Verhältnis von Cloud- und virtuellen Telefonanlagen entspricht dem Sprichwort: Jeder Daumen ist ein Finger, aber nicht jeder Finger ist ein Daumen. Heißt: Eine Cloud-Telefonanlage ist immer eine virtuelle Telefonanlage. Aber nicht jede virtuelle Telefonanlage ist auch eine Cloud-Telefonanlage. Denn auch on premise-Telefonanlagen können virtuell sein.
Auf virtuelle Telefonanlage umsteigen und profitieren: So funktioniert’s
Dank virtueller IP-Telefonie sind Sie fit für die Zukunft. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen, die passende virtuelle Telefonanlage für Ihre Bedürfnisse zu finden.
- Formular aufrufen
- Bedarf angeben
- Unverbindliche Vergleichsangebote erhalten
on premise-Telefonanlagen
On premise-Telefonanlagen werden im Gegensatz zu Cloud-Telefonanlagen lokal auf Ihrem Firmenserver installiert oder in einer virtuellen Umgebung bereitgestellt. In der Regel kaufen Sie Lizenzen für eine on premise-Telefonanlage. Selbstverständlich gibt es auch bei dieser Hosting-Art einige Vor- und Nachteile für Unternehmen:
Auch bei on premise-Telefonanlagen wird zwischen zwei verschiedenen Formen unterschieden: Hardware-Appliance-Lösungen und virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen.
Hardware-Appliance:
- Bei on premise-Telefonanlagen, die als Hardware-Appliance angeboten werden, bekommen Sie nicht nur die Telefon-Software, sondern auch die Server-Hardware vom Anbieter bereitgestellt. Bei der Hardware handelt es sich in der Regel um einen kleinen Server, den Sie in Ihrem Unternehmen in den Serverschrank stellen oder an die Wand hängen können. Diese Art von on premise ist gut geeignet für kleine Betriebe, die noch keinen eigenen Server haben, aber dennoch eine lokal installierte Telefonanlage priorisieren.
Virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen:
- Bei dieser Form der on premise-Telefonanlage bekommen Sie nur die reine Telefonsoftware. Voraussetzung ist daher, dass Sie bereits einen Server besitzen. Die Software können Sie anschließend als virtuelle Maschine auf Ihrem Server installieren. Diese Art eignet sich besonders für große Unternehmen, die bereits über einen Server und entsprechende interne IT-Infrastruktur verfügen.
Wann sind on premise-Telefonanlagen virtuelle Telefonanlagen?
Man könnte zwar argumentieren, dass auch Appliance-Telefonanlagen virtuell sind - schließlich funktionieren auch sie softwarebasiert. Da Sie bei einer Hardware-Appliance Lösung jedoch nicht nur die Telefon-Software, sondern zusätzlich die Server-Hardware bekommen, ist bei dieser Form i.d.R. nicht die Rede von virtuellen Telefonanlagen. Anders verhält es sich bei virtualisierten Inhouse-Telefonanlagen. Hier bekommen Sie nur die Software bereitgestellt. In diesem Fall handelt es sich daher ebenfalls um eine virtuelle Telefonanlage. Zusammenfassend sind Cloud Telefonanlagen IMMER virtuelle Telefonanlagen, on premise-Telefonanlagen KÖNNEN virtuelle Telefonanlagen sein.
Was ist besser: Cloud- oder virtuelle on premise-Telefonanlagen?
Es gibt keine Regel, die besagt, ob eine Cloud- oder eine on premise-Telefonanlage die richtige Wahl für Unternehmen ist. Jedoch können wir anhand der kleinen Unterschiede zwischen den Telefonie-Arten Empfehlungen geben, in welchen Fällen welches Modell sinnvoller erscheint. Da die Entscheidung von individuellen Faktoren abhängt, haben wir wichtige Kriterien für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Frage nach der richtigen virtuellen Telefonanlage unterstützen.
- Wächst mein Team / Unternehmen stark? Junge Unternehmen, kleine Teams oder Startups befinden sich oftmals in einer Wachstumsphase. Wenn auch Sie in der Zukunft von einem starken Wachstum ausgehen, eignet sich eine Cloud-Telefonanlage bestens für Ihr Unternehmen. Denn diese zeichnet sich gegenüber on premise-Telefonanlagen durch eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit aus. Sie können dank des monatlichen Abomodells einfach Nebenstellen hinzubuchen, wenn Sie neue Mitarbeitende einstellen.
- Welches Budget steht mir zur Verfügung? Unternehmen, die ein geringes Budget zur Verfügung haben, aber dennoch von den Vorteilen moderner Telefonanlagen profitieren möchten, fahren besser mit Cloud-Telefonanlagen. Das liegt besonders an den geringen Anschaffungskosten. Zusätzlich werden Wartungen, Reparaturen & Co. vom Anbieter übernommen, sodass es nicht zu überraschenden Kosten kommt. Aber Achtung: Denken Sie daran, dass Cloud-Telefonanlagen monatlich gemietet werden und Sie daher dauerhaft Kosten für Ihre Telefonanlage einplanen müssen.
- Habe ich eine eigene IT-Abteilung? Für Betriebe, die keine eigene IT-Abteilung haben, sind Cloud-Telefonanlagen von Vorteil. Der Anbieter kümmert sich um Wartungen, Reparaturen und Updates. Auch für die Einrichtung ist in der Regel keine technische Expertise nötig. Dank Schritt-für-Schritt Anleitungen des Anbieters kann die Software im Normalfall von jedem heruntergeladen und bedient werden. Verfügt Ihr Betrieb jedoch über eine gute IT-Infrastruktur, profitieren Sie von einer on premise-Telefonanlage. In diesem Fall sind Sie selbst für Updates & Co. zuständig. Langfristig kann die on premise-Telefonanlage für Ihr Unternehmen günstiger sein.
- Arbeite ich mit sensiblen Daten? Ist Ihr Unternehmen in einer sicherheitskritischen Branche tätig, raten wir Ihnen zu einer on premise-Telefonanlage. Dank des Hostings auf firmeninternen Servern haben Sie selbst die Kontrolle über Ihre Daten und deren Sicherheit und müssen sich nicht auf das Handeln Dritter verlassen. Arztpraxen, Behörden oder Kanzleien fallen beispielsweise in diesen Bereich.
Technik
Virtuelle Telefonanlagen laufen über das Internet. Eine stabile Internetverbindung ist also die Grundvoraussetzung für den Einsatz einer virtuellen Telefonanlage. Damit eine Gesprächsverbindung hergestellt werden kann, werden einige technische Schritte durchlaufen. Die Kenntnis der Details ist für den Kauf und die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage nicht notwendig. Für ein tiefergehendes Verständnis Ihrer Anlage haben wir die wichtigsten Schritte dennoch zusammengefasst.
Funktionsweise
Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Telefongespräch mit einer virtuellen Telefonanlage ist das Internet. Besteht keine Internetverbindung, ist auch keiner der nötigen Schritte umsetzbar, um ein Gespräch zu führen. Bei virtuellen Telefonanlagen wird die Sprache in digitale Datenpakete umgewandelt und über das Internet verschickt. Vereinfacht ausgedrückt: Sie führen ein Gespräch mit Ihrem Kunden Herrn Meier und grüßen diesen mit den Worten „Guten Morgen“. Diese zwei Worte werden verschlüsselt und als Digitalpakete an Herrn Meier verschickt. Hier werden die Datenpakete wieder entschlüsselt, sodass bei ihm die Begrüßung „Guten Morgen“ ankommt. Zusammengefasst funktionieren virtuelle Telefonanlagen in drei Schritten:
- Umwandlung der Sprache in digitale Datenpakete und Verschlüsselung
- Übermittlung der Sprachdaten über das Internet
- Entschlüsselung der Datenpakete und Umwandlung in Sprache
Damit die Verbindung zwischen Ihnen und Herrn Meier überhaupt zustande kommt, durchläuft das Gespräch drei Phasen: Den Verbindungsaufbau, die Gesprächsübertragung und den Verbindungsabbau.
- Für den Verbindungsaufbau wird das Session Initiation Protocol (SIP) benötigt. Dieses verbindet die Server der Gesprächsteilnehmer miteinander und sorgt so für den erfolgreichen Gesprächsaufbau. Das funktioniert folgendermaßen: Sobald Sie eine VoIP-Software kaufen, wird Ihnen von Ihrem Anbieter eine SIP-Adresse ausgegeben. Diese sieht in etwa so aus wie eine E-Mail-Adresse und sorgt dafür, dass Sie online auffindbar sind. Möchten Sie ein Telefonat mit Herrn Meier führen, wählen Sie die entsprechende Telefonnummer. Das Eingeben der Nummer, gefolgt vom Drücken der Hörertaste, informiert Ihren Server, dass Sie eine Verbindung wünschen und leitet diese Information an den Server von Herrn Meier weiter. Durch das Klingeln des Telefons wird dieser über den Verbindungswunsch informiert.
- Nimmt er das Telefonat an, sorgt das Real-Time Transport Protocol (RTP) dafür, dass Sie in Echtzeit miteinander telefonieren können. Ist er hingegen gerade abwesend, werden Sie über einen Besetzt-Signal-Ton oder eine entsprechende Ansage wie „Ihr gewünschter Gesprächsteilnehmer ist gerade leider nicht erreichbar“ informiert.
- Wenn die Übertragung beendet werden soll, ist SIP wieder hauptverantwortlich. Legen Sie oder Herr Meier auf, erkennt der Server dies und beendet die Verbindung.
SIP
Für ein Telefonat mit einer virtuellen Telefonanlage ist eine individuelle SIP-Adresse nötig. Diese wird Ihnen von Ihrem Anbieter ausgestellt und sorgt dafür, dass Sie online auffindbar sind. Mit anderen Worten: Wählt Herr Meier Ihre Telefonnummer, wird Ihr SIP-Server darüber informiert und Ihr Telefon klingelt. Eine SIP-Adresse ähnelt einer E-Mail-Adresse und enthält Daten wie den User- und Hostnamen. Sie können Ihre SIP-Adresse in der Regel über Ihr Kundenkonto abrufen. Rufen Sie Herrn Meier an, sendet SIP eine SIP-Anfrage (SIP-Request) an sein Endgerät. Herr Meier wird durch das Klingeln seines Telefons auf den Verbindungswunsch aufmerksam. Nimmt er den Anruf an, wird eine Sprechverbindung aufgebaut. Vereinfacht ausgedrückt agiert SIP also als eine Art Kuppler zwischen Ihnen und Herrn Meier und sorgt dafür, dass Sie miteinander kommunizieren können.
RTP
Das RTP ist für die Echtzeit-Übertragung des Telefonats zuständig. Es tritt in Kraft, sobald eine Verbindung hergestellt wurde. Mit anderen Worten: Wenn Sie und Herr Meier mithilfe des SIP-Protokolls verbunden sind, übernimmt das RTP die zentrale Rolle und vermittelt die Datenpakete in Echtzeit über das Internet.
Kosten einer virtuellen Telefonanlage
Virtuelle Telefonanlagen überzeugen nicht nur mit zahlreichen Funktionen oder einer großen Skalierbarkeit, sondern auch mit vergleichsweise geringen Kosten. Während Sie Cloud-Telefonanlagen in der Regel für 5 bis 15 Euro im Monat / Nebenstelle nutzen können, beginnen die Kosten für virtuelle on premise-Telefonanlagen im dreistelligen Bereich (Einmalzahlung). Wir zeigen Ihnen konkrete Preisbeispiele für beide Modelle.
Kosten Cloud Telefonanlagen
Anbieter von Cloud-Telefonanlagen gibt es in Hülle und Fülle. Sie bieten individuelle Tarife und Flatrates an, sodass sich kein Pauschalbetrag für den Endpreis nennen lässt. Wir haben Swyx und fonial beispielhaft genauer unter die Lupe genommen und veranschaulichen Ihnen anhand dieser beiden Anbieter die Kosten von Cloud-Telefonanlagen. In der Regel setzt sich der Preis für Cloud Lösungen aus folgenden Komponenten zusammen:
-
Gebuchte Nebenstellen: Das Abrechnungsmodell von Cloud-Telefonanlagen basiert größtenteils auf den von Ihnen gebuchten Nebenstellen.
- Swyx bietet Ihnen zwei Tarifmöglichkeiten: Im Standard-Paket zahlen Sie rund 5 und im PowerPack rund 10 Euro / Monat / Nebenstelle.
- Auch bei fonial gibt es zwei Tarifoptionen: fonial free ist kostenlos. Bei fonial plus zahlen Sie 2,90 Euro / Nebenstelle im Monat.
-
Verbindungsentgelte: Neben den festen Kosten für Nebenstellen fallen Verbindungsentgelte an für die tatsächlich geführten Gespräche an. Diese beziehen sich meist auf Festnetz-, Mobilfunk- und Auslandsverbindungen. Anrufe innerhalb des Unternehmens sind bei den meisten Anbietern kostenlos. Zusätzlich bieten zahlreiche Anbieter Flatrates an, mit denen Sie für einen Festbetrag im Monat beliebig viele Gespräche führen können. Diese Option kommt besonders Viel-Telefonierern zugute.
- Swyx veranschlagt 1 Cent pro Minute ins deutsche Festnetz, 6 Cent pro Minute für Mobilfunk-Verbindungen und ab 1 Cent pro Minute für Anrufe ins Ausland. Die Kosten für Anrufe ins Ausland weichen dabei je nach Land etwas ab. Für Festnetz-Verbindungen steht Ihnen eine Flatrate für monatlich 4,99 Euro / Benutzer zur Verfügung.
- Bei fonial zahlen Sie im fonial free-Tarif rund 2 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 19 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und rund 2 Cent / Minute für Auslandsanrufe. Im fonial plus-Tarif weichen die Kosten ab: 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 1 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Mit der Allnet-Flatrate können Sie für rund 10 Euro / Monat kostenlos in alle Netze telefonieren. Für Festnetz-Telefonate steht Ihnen eine eigene Flatrate für 4 Euro / Monat zur Verfügung.
-
Einrichtungsgebühren: Da die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage in der Regel simpel ist und oftmals selbstständig durchgeführt werden kann, sind Einrichtungsgebühren eher ein Ausnahmefall, können jedoch vorkommen.
- Bei Swyx zahlen Sie eine einmalige Einrichtungsgebühr, die so hoch ist wie der gewählte Tarif. Die Gebühren für das Standardpaket liegen somit bei rund 5 Euro, beim PowerPack bei rund 10 Euro.
- Bei fonial fallen keine Einrichtungsgebühren an.
-
Rufnummern: Alte Rufnummern können meistens kostenlos mitgenommen werden. Bei der Buchung neuer Nummern können hingegen je nach Anbieter Kosten entstehen. Das gilt insbesondere für Servicerufnummern.
- Swyx bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Rufnummernblöcke zu buchen. Preisangaben dafür gibt es allerdings leider nicht. 0700-Rufnummern sind kostenfrei.
- Bei fonial können Sie Ihre bestehende Rufnummer unkompliziert mitnehmen. Zusätzliche Rufnummern können Sie ab rund 12 Euro / 10 Rufnummern hinzubuchen.
Kosten virtuelle on premise-Telefonanlagen
Preisangaben für virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen werden weitaus weniger transparent kommuniziert als bei extern gehosteten Cloud Telefonanlagen. Eine der wenigen Ausnahmen ist 3CX. Der Anbieter stellt seinen Kunden zwei Tarife für selbstverwaltete virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen bereit: DEDIZIERT PRO gibt es ab 145 Euro / Jahr und DEDIZIERT ENTERPRISE ab 180 Euro / Jahr. Bei beiden Tarifen profitieren Sie von einer unbegrenzten Nutzerzahl, jedoch variieren die Preise je nach Anzahl der simultanen Anrufe (SC) - also der Anzahl der Gespräche, die gleichzeitig geführt werden können.
Virtuelle on premise-Telefonanlagen verursachen weitere Kosten - anbieterunabhängig. So ist eine professionelle IT-Infrastruktur oder alternativ die Beauftragung eines Technikers nötig. Denn Wartungen, Einrichtungen und Reparaturen fallen in Ihren Verantwortungsbereich.
Kosten Hardware-Appliance-Lösung
Entscheiden Sie sich für eine Hardware-Appliance-Lösung - und damit streng genommen nicht für eine virtuelle Telefonanlage - kommen neben dem Kauf der Software zusätzliche Kosten für die Server-Hardware hinzu. Nach Angaben diverser Händler und Vergleichsportalen veranschlagt beispielsweise der Anbieter AGFEO für seine Hardware-Appliance-Anlage Es PURE-IP 10 IT rund 410 Euro. Sie kann von 10 Benutzern verwendet werden. Eine Preisangabe vom Anbieter selbst gibt es dazu nicht.
Voraussetzungen und Einrichtung
Der Einrichtungsaufwand für eine virtuelle Telefonanlage unterscheidet sich je nach Modell. Grundsätzlich gibt es jedoch für beide Formen nur wenige Voraussetzungen, bevor Sie die jeweilige Telefonanlage nutzen können:
IP-fähige Endgeräte
Virtuelle Telefonanlagen ermöglichen die Nutzung zahlreicher Endgeräte. Die einzige Voraussetzung: Sie müssen internetfähig sein. Besonders praktisch sind mobile Endgeräte, die Sie eventuell sowieso bereits nutzen, beispielsweise Tablets, Laptops oder Smartphones. Mithilfe eines Softphones, welches als softwarebasierte Telefon-Lösung auf Ihr Endgerät heruntergeladen wird, lassen sich Smartphone & Co. als vollwertige Endgeräte Ihrer Telefonanlage mit allen bereitstehenden Funktionen nutzen. Sie sind also nicht gezwungen, extra Telefonhardware zu erwerben. Was jedoch nicht bedeutet, dass Sie nicht trotzdem weiterhin mit Tischtelefonen telefonieren können. Auch hier ist lediglich relevant, dass es sich um IP-Telefone handelt.
Internetanschluss
Virtuelle Telefonanlagen funktionieren auf Basis des Internets. Selbsterklärend ist somit ein Internetanschluss Voraussetzung für die Nutzung einer virtuellen Anlage.
Breitband-Verbindung
Damit Ihre Telefonate reibungslos und in guter Sprachqualität ablaufen, ist eine ausreichende Breitband-Verbindung notwendig. Diese ist von Ihrer individuellen Nutzung und Ihren Bedürfnissen abhängig. Verallgemeinert liegt der Richtwert bei 100 kBit/s im Up- und Download pro Sprachkanal. Achtung: Dieser Wert bezieht sich allein auf das Telefonnutzungsverhalten. Beachten Sie, dass Sie zusätzliche Bandbreite für weitere Internetaktivitäten wie Surfen, E-Mails und Co. einplanen.
Installation
Die Installation unterscheidet sich je nach Wahl der Hosting-Art. Während Cloud-Telefonanlagen in der Regel sehr einfach und ohne Beauftragung eines Technikers einzurichten sind, ist der Aufwand bei on premise-Telefonanlagen höher. Da hier zusätzlich die Installation des entsprechenden Servers notwendig ist, sind Sie auf die Hilfe eines Experten angewiesen.
Rufnummern
Bei der „Wahl“ Ihrer Rufnummern haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie nehmen Ihre alten Telefonnummern mit und bleiben unter derselben Rufnummer wie vorher erreichbar oder Sie entscheiden sich für neue Nummern bei Ihrem Anbieter. In diesem Fall empfehlen wir die Bestellung eines Rufnummernblocks, damit alle aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden unter verwandten Rufnummern zu erreichen sind. Außerdem ist es möglich, mehrere Endgeräte mit derselben Nummer zu konfigurieren. Stellen wir uns vor, dass Ihr Mitarbeitender Herr Schulz aus dem Homeoffice arbeitet, ermöglicht die Funktion, dass er beispielsweise unter seinem Smartphone mit derselben Nummer zu erreichen ist, die auch mit seinem Tischtelefon im Büro verbunden ist. Die Anrufe können auf diese Weise einfach an das Smartphone von Herrn Schulz weitergeleitet werden, damit er auch von zuhause aus alle anstehenden Telefonate führen kann. Je nach Kapazität und Standort können Ihre Mitarbeitenden dann mit unterschiedlichen Endgeräten arbeiten.
Den passenden Anbieter finden
Wenn Sie von den vielen Vorteilen einer virtuellen Telefonanlage profitieren möchten, ist die Auswahl des passenden VoIP-Anbieters entscheidend. Jeder Anbieter überzeugt mit individuellen Tarifen, Funktionen oder Vertragslaufzeiten. Um Ihnen den Durchblick zu erleichtern, haben wir einige Checkpunkte aufgestellt, die Sie bei der Wahl der richtigen Telefonanlage unterstützen:
- Welche Kosten können oder wollen Sie für die Telefonanlage aufbringen?
- Welche Funktionen bringen Ihr Unternehmen voran?
- Wo möchten Sie Ihre Telefonanlage hosten?
- Wie viele Mitarbeitende sollen zeitgleich telefonieren können? Wie viele Sprachkanäle werden folglich benötigt?
Um den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden, empfehlen wir Ihnen, verschiedene Angebote einzuholen und zu vergleichen, z. B. mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich. Anhand weniger Fragen können Sie Ihren Bedarf und Ihr Budget angeben und bekommen von uns darauf zugeschnittene Angebote.
Vorteile virtuelle Telefonanlage
Virtuelle Telefonanlagen erfreuen sich nicht umsonst großer Beliebtheit. Die moderne Telefonie-Lösung bietet Unternehmen jeder Größe viele Vorteile für eine effizientere Kommunikation. Wir haben die wichtigsten Vorzüge für Sie zusammengefasst.
Großer Funktionsumfang
Virtuelle Telefonanlagen zeichnen sich u. a. durch ihren großen Funktionsumfang aus. Neben klassischen Funktionen wie Makeln, Halten oder Weiterleitungen, ermöglichen virtuelle Telefonanlagen auch das Durchführen von Videocalls oder Telefonkonferenzen. Ebenso können Sie Faxe versenden und empfangen oder Anrufe aufzeichnen. Auch eine Verknüpfung mit Ihrem CRM-System ist möglich. Mit virtuellen Telefonanlagen profitieren Sie häufig von bis zu 150 verschiedenen Funktionen.
Skalierbarkeit
Virtuelle Telefonanlagen sind skalierbar - und das einfach, schnell und selbstständig. Dieser Vorteil gilt jedoch hauptsächlich für Cloud-Telefonanlagen. Dank des monatlichen Abos können Sie hier beliebig viele Rufnummern über die Weboberfläche hinzu- oder abbuchen. Damit wächst die Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen mit. Gerade für Start-ups oder Teams in der Wachstumsphase ist dieser Aspekt von hoher Relevanz.
Geringe Kosten
Im Vergleich mit analogen und ISDN- sind virtuelle Telefonanlagen deutlich günstiger. Der Endpreis hängt jedoch stark von Ihren Bedürfnissen, z. B. der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und den gewünschten Funktionen, ab. Außerdem spielt es eine Rolle, für welche Art von virtueller Telefonanlage Sie sich entscheiden. Während Anbieter von Cloud-Telefonanlagen in der Regel mit Preisen von rund 5 bis 15 Euro / Monat pro Nebenstelle werben, liegen die Kosten von on premise-Telefonanlagen häufig im dreistelligen Bereich (Einmalzahlung).
Standortunabhängigkeit
Virtuelle Telefonanlagen haben den Vorteil, dass sie standortunabhängig im Homeoffice oder von unterwegs genutzt werden können. Doch auch hier gilt zu beachten: Während Cloud-Telefonanlagen diesen Vorteil von Grund auf haben, ist eine ortsunabhängige Nutzung bei on premise-Telefonanlagen mit mehr Aufwand verbunden. Durch das lokale Hosting im Firmennetz, ist die Standortunabhängigkeit nicht automatisch vorhanden. Lösen lässt sich dies beispielsweise mit einem Virtual-Private-Network (VPN). Es ermöglicht die Einwahl in eine lokal gehostete Telefonanlage von externen Standorten aus, sodass Mitarbeitende beispielsweise im Homeoffice arbeiten können. Wenn Ihre Mitarbeitenden jedoch sehr häufig von zuhause oder einem externen Standort aus arbeiten, sind Cloud-Telefonanlagen die einfachere und bessere Wahl.
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Durch moderne Funktionen wie Ortsunabhängigkeit & Co. optimieren Sie Ihre Erreichbarkeit und geben Ihren Kunden mit Chat- oder Videofunktionen mehrere Optionen der Kontaktaufnahme. Damit gehen Sie individuell auf die Vorlieben Ihrer Kunden ein und steigern ihre Zufriedenheit. Zusätzlich gibt es Funktionen, die Anrufer gleich mit dem richtigen Ansprechpartner verbinden. Ein Beispiel: Ihre Kundin Frau Yılmaz hat eine spezifische Nachfrage zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung. Dafür ruft sie Ihre allgemeine Telefonnummer an. Bevor Frau Yılmaz beliebig an einen freien Mitarbeitenden weitergeleitet wird, bekommt sie die Möglichkeit, auszuwählen, mit welcher Abteilung sie in Verbindung treten will. Dafür können Sie ganz einfach eine Begrüßungsnachricht einrichten, die Ihren Kunden durch das Drücken bestimmter Tasten ermöglicht, ihr Anliegen darzustellen. Wählt Frau Yılmaz die Taste für den Kundenservice, wird sie direkt an einen passenden Mitarbeitenden weitergeleitet, der für diesen Bereich zuständig ist. Auf diese Weise können Sie Ihre virtuelle Telefonanlage so einsetzen, dass die Anfrage von Frau Yılmaz möglichst schnell und effizient bearbeitet werden kann.
Was passiert mit meinen alten ISDN-Telefonen?
Eine neue Telefonanlage bedeutet oft auch neue Endgeräte. Virtuelle Telefonanlagen bieten den Vorteil, dass sie nicht nur mit Tisch-Telefonen, sondern mit allen internetfähigen Geräten funktionieren. Ein großer Unterschied zu vorherigen ISDN- oder analogen Telefonanlagen. Denn nun haben Sie die Möglichkeit, Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Laptop als Teil Ihrer Telefonanlage zu verwenden und somit beispielsweise auch von unterwegs zu arbeiten. Aber: Es gibt auch die Möglichkeit, Ihre alten ISDN-Telefone weiterzunutzen. Media-Gateways, Telefonadapter oder SIP-Trunks bieten diese Option, indem sie verschiedene Netzwerke miteinander verbinden. Das ist besonders als Übergangslösung geeignet, wenn Sie noch nicht die richtige Telefonanlage für Ihren Bedarf gefunden haben. Langfristig raten wir Ihnen allerdings von den Lösungen ab, denn auf diese Weise verzichten Sie auf die vielen Funktionen, die moderne Telefonanlagen zur Verfügung stellen.
Finden Sie jetzt Ihre virtuelle Telefonanlage!
Der Umstieg fällt nicht schwer - die Auswahl schon. Damit Sie unter den zahlreichen Anbietern die ideale virtuelle Telefonanlage für Ihren Bedarf finden, unterstützen wir Sie mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich. So funktioniert’s:
- Formular aufrufen
- Bedarf angeben
- Kostenlose Angebote erhalten
Nachteile
Wie bei jeder technischen Entwicklung stehen den vielen Vorteilen auch einige Nachteile gegenüber. Wir haben auch diese für Sie zusammengetragen.
Anfälligkeiten der Sprachqualität
Bei virtuellen Telefonanlagen wird die Sprache als Digitalpaket über das Internet versendet. Dabei besteht die Gefahr, dass die Sprachqualität etwa durch eine zu geringe Bandbreite oder den sogenannten Jitter beeinträchtigt werden kann. Die gute Nachricht ist, dass es für beide Szenarien Lösungen gibt, mit denen Sie dem Problem schon vor Eintreten entgegenwirken können. So sollten Sie zum einen regelmäßig überprüfen, ob die Bandbreite Ihres Internetanschlusses noch für die Internetaktivitäten in Ihrem Unternehmen ausreicht. Neben den 100 kBit/s, die Sie pro Sprachkanal einplanen sollten, wird ebenfalls Bandbreite für die alltägliche Internetnutzung , benötigt. Eine ausreichende Bandbreite trägt gleichzeitig dazu bei, Jitter zu reduzieren. Hier kommen zusätzlich Jitterpuffer ins Spiel, die das Vorkommen von Jittern vermeiden.
Abhängigkeit vom Internet und Strom
Mit einer virtuellen Telefonanlage sind Sie abhängig: und zwar vom Strom und vom Internet. Fällt der Strom aus, funktionieren der Internetanschluss und entsprechend auch Ihre Telefonanlage nicht. USV-Batterien sorgen beispielsweise für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung und halten Ihre Telefonanlage für rund 30 Minuten im Falle eines Ausfalls am Laufen. Für Deutschland, wo Stromausfälle in der Regel selten und kurz sind, reichen diese im Normalfall aus. Rufnummernweiterleitungen sorgen dafür, dass eingehende Anrufe automatisch auf das Smartphone umgeleitet werden, welches Sie über die Mobilfunkverbindung weiternutzen können und somit einem temporären Ausfall der IP-Tischtelefone umgehen. Diese Lösung ist gleichzeitig optimal geeignet für Internetausfälle.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren
Telefonanlagen
Telefonanlage auf VoIP-Basis
Funktionen, Kosten, Vor- und Nachteile & Co.: Alle Infos zu VoIP-Telefonanlagen!
VoIP-Telefonanlage
Telefonanlagen
Planung einer neuen Telefonanlage
Bestandsaufnahme, Technik & Funktionen: Unsere Checkliste für Ihre neue Telefonanlage!
Neue Telefonanlage: Was beachten?
4.8 / 5
