Telefon­anlage für KMU – alle Infos!

Mit VoIP-Telefon­anlagen heben KMU ihre Kommunikation auf ein modernes Level. Wir informieren, welchen Nutzen Cloud-Telefonie für Betriebe haben kann und was die wichtigsten Vorteile sind. Außer­dem erklären wir, was man im Vorfeld einer An­schaffung beachten sollte.

Moderne Telefon­systeme für Business-Kommunikation werden oftmals auto­matisch mit großen Unter­nehmen in Ver­bindung gebracht. Doch auch KMU (kleine und mittlere Unter­nehmen) müssen ständig mit Lieferanten, Partnern und Kunden im Austausch bleiben – und das auf pro­fessionellem Niveau. Zudem sollen Arbeits­schritte inner­halb der Firma so zu­verlässig und komfortabel wie möglich erledigt werden. Zeit­gemäße Telefon­anlagen für KMU können ein wesent­licher Baustein dafür sein.

Viele Betriebe verfügen bereits über IP-Netzwerke an ihrem Standort sowie über VoIP-fähige End­geräte. Ent­sprechend unkompliziert ist die Ein­bindung von VoIP-Telefon­anlagen für KMU in die bestehende Infra­struktur. Wie stark die Anlagen letztlich zum Unternehmens­erfolg beitragen, hängt maß­geblich davon ab, wie sorg­fältig sie im Hinblick auf den benötigten Funktions­umfang und weitere Anforderungen aus­gewählt wurden. Auch die Kosten spielen eine Rolle. VoIP-Telefon­anlagen für KMU sind extra so konzipiert, dass sie zum jeweiligen Budget passen. Sie möchten eine Telefon­anlage für Ihre Firma anschaffen? Nutzen Sie unseren kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich, um die besten Telefon­anlagen für KMUs zu finden.

Welchen Nutzen hat Cloud-Telefonie für KMU?

Noch nie waren die Heraus­forderungen für hoch­wertige Business-Kommunikation so hoch wie heute. Die gute Nachricht: Auch Telefonie bietet mehr Möglich­keiten als je zuvor. Wer sie erkennt, kann mit Cloud Telefonie einen großen Nutzen daraus ziehen.

• Zunächst einmal befindet sich eine Cloud-Telefon­anlage für KMU nicht im Büro­gebäude, sondern virtuell im Rechen­zentrum des jeweiligen Providers. Die KMU-Telefonie wird als Software as a Service (SaaS) angeboten. Durch den Verzicht auf eine physische Telefon­anlage mit aufwendiger Ver­kabelung spart man nicht nur Platz, sondern vor allem Geld. Die An­schaffung neuer und teurer Hardware ist kaum not­wendig. Zudem sind Wartungen per Update und Reparaturen Sache des Telefon­anlagen­anbieters.
• Da Cloud-Telefon­anlagen für KMU nicht orts­gebunden sind, können Mitarbeitende sie nicht nur im Büro nutzen, sondern auch aus dem Home­office oder von unterwegs. Auch Smart­phones lassen sich der Telefon­anlage hinzu­fügen. So verleiht man seinem Arbeits­platz ein Höchstmaß an Mobilität. Zudem verläuft ein möglicher Umzug der Firma denkbar reibungs­los. Schließlich ist am neuen Standort keine erneute Ein­richtung der Telefon­anlage notwendig, was Cloud-Telefon­anlagen äußerst flexibel macht.
• Ein weiterer großer Pluspunkt ist ein mögliches Zusammen­spiel mit dem Customer-Relationship-Management der Firma. Ist die Cloud-Telefon­anlage mit dem CRM verbunden, ergibt sich daraus eine ganz­heitliche Datenbasis. So ist der aktuelle Status einer Kunden­beziehung für die Mit­arbeitenden jeder­zeit ersichtlich. Wichtige Informationen können abgerufen werden, noch bevor ein Telefon­gespräch begonnen wird.
• Und nicht zuletzt sollte man den Sicherheits­aspekt berück­sichtigen. Wird die Cloud-Telefon­anlage für KMU in einem hoch­sicheren Rechen­zentrum betrieben, ist sie oftmals besser geschützt als die lokale Variante vor Ort.

tradingtwins-Tipp: Das sollten Sie bei der Wahl einer KMU-Telefon­anlage bedenken

„Voice over IP (VoIP) ist aus dem geschäft­lichen Umfeld längst nicht mehr weg­zudenken. Funktionen für KMU-Telefon­anlagen, die den Arbeits­alltag er­leichtern sollen, werden ständig neu oder weiter­entwickelt. Aber: Die eine VoIP- bzw. SIP-Telefon­anlage, die zu­verlässig alle Ihre individuellen Bedürfnisse abdeckt, werden Sie kaum finden. Umso wichtiger ist es, sich früh­zeitig darüber im Klaren zu sein, was genau Sie benötigen. Tauschen Sie sich vor einer Anschaffung mit Ihren Mit­arbeitenden aus.
So fällt es unter Um­ständen leichter, einen Bedarf zu erkennen und benötigte Funktionen aus­zuwählen. Informieren Sie sich auch über die Zuverlässig­keit der Anbieter. Ist deren Ausfall­rate zu hoch, laufen Sie Gefahr, Ihre Kunden und Partner zu verärgern. Auch in Sachen Kunden­service sollten Sie in Frage kommenden Providern auf den Zahn fühlen. Schließ­lich möchten Sie bei möglichen Problemen nicht im Stich gelassen werden.
Ver­gleichen Sie auch die Kosten für Telefon­anlagen. Oftmals erscheint die anfäng­liche Investition gering, aller­dings können hohe Folgekosten die Freude darüber schnell trüben.“

Sophia

tradingtwins Redaktion

Ob eine KMU-Telefon­anlage wirklich zu Ihnen passt, sehen Sie am besten, wenn Sie eine kostenlose Demo­version nutzen dürfen. So machen Sie sich mit dem System vertraut und finden heraus, ob es Ihre Arbeits­prozesse tat­sächlich beschleunigt und optimiert. Was Sie bei der Anschaffung einer neuen Telefon­anlage beachten müssen, haben wir in einer Check­liste detailliert für Sie zusammen­gestellt.

Welche Vorteile hat VoIP für KMU?

Mit VoIP-Telefon­anlagen lassen sich viele Arbeits­abläufe be­schleunigen und ver­einfachen, was einer­seits die Kunden­zufriedenheit ver­bessern und anderer­seits die Pro­duktivität steigern kann.

Die Nachteile von VoIP für KMU

Damit VoIP-Telefon­anlagen für KMU best­möglich funktionieren, benötigen sie eine stabile und leistungs­starke Internet­verbindung. Bei Störungen oder Aus­fällen wird die Telefonie beeinträchtigt. Gleiches gilt für Strom­ausfälle, da für IP-Telefonie ein Router not­wendig ist. In solchen Fällen besteht aller­dings weiter­hin die Möglich­keit, auf Smart­phones aus­zuweichen, die in die Cloud-Telefon­anlage ein­gebunden sind.

Grund­sätzlich zu den Plus­punkten einer VoIP-Telefon­anlage zählen die geringen Investitions­kosten zu Beginn, zumal End­geräte wie Computer, Laptops, Tablets oder Smart­phones meist schon in einer Firma vor­handen sind. Die not­wendigen Soft­phones werden dann als Soft­ware auf­gespielt. Je nach Einsatz­gebiet ist es ratsam, Headsets zu kaufen. Möchte man dagegen IP-fähige Hard­phones nutzen, müssen diese in den meisten Fällen an­geschafft werden. Diese anfäng­lichen In­vestitionen rentieren sich aber nach kurzer Zeit.

Welches VoIP-Telefon ist das richtige für KMU?

Für VoIP verwendet man IP-fähige Telefone, die sich direkt mit dem Internet ver­binden. Ein klassischer Telefon­anschluss ist also nicht mehr nötig. Meist nutzen die End­geräte das Session Initiation Protocol (SIP), um die Ver­bindung her­zustellen. Sie werden daher auch als SIP-Telefone bezeichnet.

Zeit­gemäße KMU-Telefonie lässt sich sowohl mit Hard­phones als auch mit Soft­phones umsetzen. Dabei gibt es keine allgemein­gültige Regel, die besagt, welche Variante die richtige ist. Manchmal kann einfach die persönliche Vorliebe den Aus­schlag geben. Wichtiger ist aber, dass das gewählte VoIP-Telefon den An­forderungen seines späteren Einsatz­gebietes ent­spricht.

Bei den Hard­phones unter­scheiden sich kabel­gebundene VoIP-Telefone optisch und von der Hand­habung her kaum von ihren her­kömmlichen Verwandten. Aller­dings kommen sie mit einem viel größeren Funktions­umfang daher. Diese End­geräte eignen sich zum Beispiel für KMU, bei denen das Telefon seinen festen Platz auf dem Schreib­tisch oder an einer Bedien­theke hat. Benötigt man mehr Bewegungs­freiheit, etwa in einer Werk­statt oder in einem Hotel­betrieb, lohnen sich schnur­lose Hard­phones. Diese sind über den Industrie­standard Digital Enhanced Cordless Tele­communications (DECT) mit einer Basis­station verbunden.

Im Gegen­satz zu den Hard­phones, den physischen Geräten zum An­fassen, existieren Soft­phones nur in virtueller Form. Sie werden als VoIP/SIP-Soft­ware auf Computer, Laptops, Smart­phones oder Tablets auf­gespielt. Besteht der Arbeits­alltag zu einem Groß­teil aus Telefon­gesprächen oder möchte man beide Hände frei haben, ist die Kombination aus Soft­phone und Headset eine gute Lösung.

Preise: Das kosten Cloud-Telefon­anlagen für KMU

Am Markt gibt es ver­schiedene Telefon­anlagen, mit denen sich zumindest ein Teil der An­forderungen von KMU abdecken lässt. Manche Anbieter haben ihre Services jedoch speziell auf diesen Bereich aus­gerichtet. Das Ergebnis sind maß­geschneiderte Lösungen zum fairen Preis.

KMU-Telefon­anlagen er­möglichen moderne Geschäfts­kommunikation

KMU-Telefon­anlagen können die teils sehr spezifischen An­forderungen ihrer Nutzer erfüllen, von hoher Zuverlässig­keit und einfacher Hand­habung über maximale Orts­unabhängig­keit und flexible Skalier­barkeit bis hin zum maß­geschneiderten Funktions­umfang. Davon profitieren Betriebe unter­schiedlicher Branchen. Zudem strapazieren die geringen Kosten die meisten Budgets nicht allzu sehr, sodass zukunfts­orientierte Business-Kommunikation für KMU er­schwinglich ist. Unser kosten­loser und unverbind­licher Angebots­vergleich gibt Ihnen einen Überblick über passenden KMU-Telefon­anlagen für Ihr Unter­nehmen.

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