Telefonanlage für kleine Unternehmen – Alle Infos!
VoIP-Telefonanlagen bieten besonders kleinen Unternehmen viel Flexibilität zu geringen Kosten. Wir nennen die wichtigsten Vorteile und Funktionen und erklären, worauf Sie bei der Auswahl einer Telefonanlage für kleine Unternehmen achten sollten.
Für Eilige:
Telefonanlagen für kleine Unternehmen
- erlauben eine zukunftsorientierte Kommunikation.
- können Arbeitsabläufe und den Kundenservice verbessern.
- ermöglichen einen kostengünstigen Einstieg in die VoIP-Telefonie.
- gibt es als externe Cloud-Lösung oder als Inhouse-Varianten.
- finden Sie bei uns im tradingtwins-Angebotsvergleich!
Telefonanlagen sind nur etwas für große Unternehmen? Weit gefehlt! Zwar mögen sich die Anforderungen unterscheiden, doch gerade kleine Unternehmen profitieren von der hohen Flexibilität und den vergleichsweise geringen Kosten. Insbesondere die Umstellung von ISDN auf All-IP-Technologie gelingt mit zeitgemäßen Private Branch Exchange (PBX) recht komfortabel. Zudem lassen sich digitale Telekommunikationslösungen meist den eigenen Bedürfnissen maßgeschneidert anpassen. Zahlreiche Funktionen beschleunigen Arbeitsabläufe und erhöhen deren Effizienz – allein der Wegfall einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft mit Rückrufbitten könnte für viele ein gewichtiges Argument für eine Anschaffung sein. Sie denken über eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen nach? Mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich finden Sie die besten Telefonanlagen für Ihr kleines Unternehmen.
Welche Vorteile haben Telefonanlagen für Kleinbetriebe?
Die moderne Arbeitswelt stellt kleinere Firmen im Bereich der Kommunikation vor einige Herausforderungen, die mit herkömmlichen Telefonanlagen und ihrem beschränkten Funktionsumfang kaum zu bewältigen sind. Zeitgemäße Systeme können dagegen zur Verbesserung des Kundenservices oder der Zusammenarbeit der Mitarbeitenden untereinander beitragen. Ein weiterer Pluspunkt sind die Kosten für die Telefonanlagen.
Die wichtigsten Vorteile von Telefonanlagen für kleine Unternehmen
Vielzahl an Funktionen
VoIP-Telefonanlagen für kleine Unternehmen erlauben das Zusammenschalten mehrerer Teilnehmer zu Telefonkonferenzen, die Aufzeichnung von Anrufen für Protokolle oder Vertragsgestaltungen oder die Anrufannahme durch ein Sprachmenü, das Anrufer gleich in die richtige Abteilung dirigiert. Analyse-Werkzeuge geben Aufschluss über die Effizienz verschiedener Arbeitsprozesse und helfen bei der Unternehmensführung. Rückrufbitten müssen nicht mehr per Zettel weitergegeben werden, sondern lassen sich über das Dashboard gleich dem gewünschten Gesprächspartner zuweisen.
Unkomplizierte Einrichtung
Heutige Small-Business-Telefonanlagen verdrängen ihre herkömmlichen Vorgänger – und damit auch komplizierte Verkabelungen und sperrige Kästen aus den Firmengebäuden. Ein Zugang zum Internet ist ausreichend. So können Cloud-Telefonanlagen für kleine Unternehmen auch ohne spezielle Technikkenntnisse eingerichtet werden.
Mailbox für Mitarbeitenden
Wie beim Smartphone steht allen Nutzern einer SIP-Telefonanlage für Kleinbetriebe eine eigene Mailbox zur Verfügung. So kommen die Nachrichten direkt beim gewünschten Empfänger an.
Einbindung von Smartphones
Handys lassen sich zur Telefonanlage einer kleinen Firma hinzufügen. So profitieren auch Außendienstmitarbeitende von den Vorteilen des Systems und sind unterwegs unter ihrer Büronummer erreichbar.
Einsparung von Kosten
Allein durch den Wegfall von Wartungs- und Reparaturarbeiten, die bei herkömmlichen Anlagen anfallen, sparen Unternehmen viel Zeit und Geld für Personal. Zudem zahlen sie nur für die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung – also pro registrierter Nebenstelle. Die Anzahl lässt sich flexibel erweitern oder verkleinern, je nachdem, wie sich die Größe des Unternehmens verändert. Die Tarife sind meist günstig und Gespräche zwischen Nutzern der Small-Business-Telefonanlage kostenlos.
Telefonie im Homeoffice
Was für Außendienstler gilt, trifft auch auf Mitarbeitende im Homeoffice zu. Sie können ebenfalls an die Telefonanlage angebunden werden und deren zahlreiche Funktionen nutzen.
Zusammenspiel mit CRM-Systemen
Ist das eigene Customer-Relationship-Management mit der VoIP-Telefonanlage für kleine Unternehmen verbunden, erhält man eine ganzheitliche Datenbasis, aus der Mitarbeitende den aktuellen Stand der Kundenbeziehung ersehen können. Relevante Informationen erhält man schon vor Gesprächsbeginn.
Die Nachteile von Telefonanlagen für Kleinbetriebe
Mit ihren zahlreichen Funktionen übertrumpfen VoIP-Telefonanlagen für kleine Unternehmen ihre überholten Vorgänger bei Weitem. Allerdings sind sie auf eine stabile und leistungsstarke Internetverbindung angewiesen. Ist diese gestört oder unterbrochen, kann es zu Ausfällen und Störungen kommen. Ein weiterer Nachteil könnte entstehen, falls man IP-fähige Telefone anschaffen möchte. Das ist mit Investitionen verbunden. Nutzt man auf dem PC installierte Softphones, empfiehlt sich der Kauf von Headsets. Derartige Ausgaben haben sich aber schnell rentiert. Sie sind neugierig, worum es sich bei einem IP-Telefon genau handelt? Unser Ratgeber-Artikel „Was ist ein IP-Telefon?“ klärt auf!
Telefonanlage für kleine Unternehmen gesucht? tradingtwins hilft weiter!
So funktioniert der tradingtwins-Angebotsvergleich:
- Sie beantworten uns zwei Fragen zu Ihrem Bedarf
- Wir finden passende Anbieter
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Worauf sollte man bei der Auswahl achten?
Bevor man tatsächlich nach einer kleinen Telekommunikationsanlage (TK-Anlage) für die eigene Firma schaut, sollte man zunächst die technischen Voraussetzungen überprüfen. Eine stabile Internetverbindung mit genügend Bandbreite und einer geringen Latenz gewährleistet Gespräche in top Qualität. Im nächsten Schritt sollte man sich mit den – vielleicht schon vorhandenen – Endgeräten befassen. Nutzt man klassische oder VoIP-fähige Tischtelefone oder setzt man auf Softphones, die auf PC, Smartphone oder Tablet installiert sind? Oder werden beide Varianten miteinander kombiniert?
Anschließend ist ein Vergleich der Anbieter unerlässlich. Ihr Service sollte in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis stehen und die gewünschten Anforderungen abdecken. Auch der angebotene Support kann ein wichtiges Kriterium sein. Die folgenden Punkte können eine erste Orientierungshilfe bei Wahl einer guten Telefonanlage für kleine Unternehmen bieten. Weitergehende Informationen dazu haben wir in unserer Checkliste für Telefonanlage zusammengeführt.
- Gewünschte Endgeräte: Über welche IP-fähige Endgeräte verfügt das Unternehmen bereits? Welche Investitionen stehen für Neuanschaffungen bereit?
- Einsatzorte der Mitarbeitenden: Sollen die Mitarbeitenden auch außerhalb der Firma unter ihrer Büronummer erreichbar sein – etwa im Homeoffice, unterwegs im Außendienst oder gar auf Reisen ins Ausland?
- Anzahl der Büros: Gibt es mehrere Büroräume in der Firma, zwischen denen Telefongespräche geführt oder Anrufe weitergeleitet werden sollen?
- Qualität des Kundenservice: Gehört ein hochklassiger Kundenservice zu den Stärken des Unternehmens? Kann dieser durch den Einsatz moderner Hilfsmittel sichergestellt oder gar gesteigert werden?
tradingtwins-Tipp: Alte Telefonanlagen nicht unbedingt abschreiben
„Mit der All-IP-Umstellung haben VoIP-Telefonanlagen auch in kleinen Unternehmen ihren Siegeszug angetreten. Das bedeutet jedoch nicht, dass ältere Anlagen zwangsläufig ausgedient haben. Oftmals lassen sie sich unter Verwendung eines passenden Gateways für VoIP nutzen. Das macht auch den Einsatz anderer Geräte überflüssig, etwa eines DSL-Splitters, der für die gleichzeitige Nutzung von analogen Telefonen und DSL-Breitband-Internet zuständig ist.“
Anna
tradingtwins Redaktion
Welche Telefonanlage eignet sich für kleine Unternehmen?
Für VoIP-Telefonie können kleinere Betriebe zwischen extern gehosteten VoIP-Telefonanlagen in der Cloud und lokal installierten VoIP-Anlagen in den eigenen Geschäftsräumen wählen. Oftmals fällt die Entscheidung zugunsten der externen Variante aus, da sie für die meisten Firmen mehr Vorteile bietet. Allerdings können zum Beispiel sehr hohe Sicherheitsanforderungen den Ausschlag für eine lokal installierte PBX geben.
Lokal installierte VoIP-Telefonanlage
Statt auf extern gehostete Telefonanlagen können Firmen auf lokal installierte Alternativen setzen. Mit virtualisierten Inhouse-Telefonanlagen, auch „on premise“ genannt, behalten Sie stets die Kontrolle und können das System gegen externe Zugriffe sperren. Es ist dann im Besitz des Unternehmens und die Daten liegen auf firmeninternen Servern. Allerdings fallen auch Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie Updates in den Zuständigkeitsbereich der Firma. Treten Fehler auf, muss oft ein Techniker hinzugezogen werden. Bei schwerwiegenderen Problemen kann die Ausfallzeiten hoch sein. Zudem sind die Anschaffungskosten für die Telefonanlagen vergleichsweise hoch.
Extern gehostete VoIP-Telefonanlagen
Mit cloudbasierten, extern gehosteten Telefonanlagen gelingt der Umstieg auf VoIP-Telefonie reibungslos. Schon die unkomplizierte Installation und Handhabung spricht für die Variante. Zudem lassen sich Kosten sparen, da der Einsatz eines Technikers nicht notwendig und die erforderliche Hardware oft bereits vorhanden ist. Die Verantwortung für Wartung und Reparaturen liegt beim Provider, der seine Leistungen aus einem Rechenzentrum heraus anbietet. Um sie nutzen zu können, muss eine entsprechende Software auf den Endgeräten des Unternehmens installiert sein.
On premise für kleine Unternehmen: Appliance-Telefonanlagen
Eine Variante von lokalen TK-Anlagen sind sogenannte Appliances. Bei einer Appliance-Telefonanlage handelt es sich um eine aufeinander abgestimmte Kombination aus Software und Hardware – quasi ein direkt vom Hersteller beziehbarer Server, auf dem die Telefonanlage installiert ist. Auch hierbei sind Sie für den Betrieb und die Wartung selbst verantwortlich und müssen entsprechende finanzielle und personelle Ressourcen einplanen – brauchen aber keinen eigenen Server.
Cloud-TK für kleine Unternehmen: Sparen mit IP-Centrex
Bei Cloud-Telefonanlagen können zwei Varianten unterschieden werden. Die gängigste Form sind IP-Centrex-Lösungen. Hierbei teilen sich mehrere Kunden eines Anbieters sozusagen eine Telefonanlage, da sie auf denselben Server zurückgreifen – natürlich sind sie dabei in voneinander getrennten Netzwerken unterwegs. Diese Technologie ist meist günstiger und daher für kleine Unternehmen gut geeignet. Hingegen ist das Prinzip bei einer Hosted PBX: eine Telefonanlage pro Server und pro Kunde. Diese Lösung ist tendenziell teurer, bietet aber eine höhere Daten- und Ausfallsicherheit.
VoIP macht Kommunikation für kleine Unternehmen zukunftssicher
Ob in der Anwaltskanzlei oder in der Arztpraxis, ob für Steuerberater oder Callcenter: Mit einer VoIP-Telefonanlage heben kleine Unternehmen ihre Kommunikation auf ein zeitgemäßes Level. Individualisierbare Leistungen und eine maximale Ortsunabhängigkeit sorgen dabei für ein Höchstmaß an Flexibilität. Ihr enormer Funktionsumfang sowie geringe Kosten machen moderne VoIP-Telefonanlagen für Firmen aus den vielfältigen Branchen interessant. Mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich helfen wir Ihnen dabei, die für Sie beste Kleines-Business-Telefonanlage zu finden.
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