Kaffeemaschine für das Büro: Alle Infos

Sie wollen eine Kaffeemaschine fürs Büro anschaffen, wissen aber noch nicht, welche Art und welches Modell für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist? tradingtwins nimmt verschiedene Kaffeemaschinen für das Büro unter die Lupe und informiert über Vorteile, Nachteile & Kosten.

Kaffee fördert die Motivation und verbessert das Betriebsklima. Eine gute Kaffeemaschine für Ihre Firma ist daher unverzichtbar. Aber welche eignet sich für Ihren Bedarf? Immerhin gibt es verschiedene Typen und hunderte von Modellen auf dem Markt. Eine pauschale Aussage darüber, welches die beste Kaffeemaschine fürs Büro ist, gestaltet sich aufgrund verschiedener Anforderungen äußerst schwierig. Jedoch gibt es Geräte, die besser zu Ihren persönlichen Anforderungen passen als andere.

Damit Sie sich im Dschungel der vielfältigen Angebote zurechtfinden, klären wir in diesem Ratgeber einige wesentliche Aspekte rund um das Thema Kaffeemaschinen fürs Büro. Dabei schauen wir uns u. a. an, welche Kaffeemaschinen-Modelle sich für das Büro eignen, was diese kosten und wie Sie diese finanzieren können. Wir unterscheiden folgende Arten:

• Kaffeevollautomat
• Siebträgermaschine
• Filter­kaffee­maschine/Mengen­brüher
• Kapsel- und Padmaschine
• Instant-/Heiß­getränke­automaten

Preise: So viel kosten Kaffeemaschinen fürs Büro

Bei Kaffeemaschinen fürs Büro begegnet uns eine große Preisspanne. Das liegt daran, dass es verschiedene Typen von Kaffeemaschinen gibt, die sich u. a. in ihrer Leistung, aber auch in ihrer technischen Ausstattung sehr stark voneinander unterscheiden.

Günstige Einsteigermodelle bilden Kapsel- und Padmaschinen. Diese kosten bis zu ca. 350 Euro. Auch Filter­kaffeemaschinen kosten je nach Modell vergleichsweise wenig. Professionelle Geräte, die dem Dauerbetrieb im Büro standhalten, liegen aber bereits bei ca. 100 – 250 Euro. Mengenbrüher, die besonders leistungsfähigen Geschwister der Filter­kaffeemaschinen, können bis zu ca. 5.000 Euro kosten. Bei Kaffeevollautomaten und Siebträgermaschinen liegen die Preise bei etwa 1.000 bis 18.000 Euro, kleine Siebträgermaschinen gibt es ab etwa 600 Euro. Wir haben einige konkrete Preisbeispiele für Sie recherchiert:

Kaffeemaschinen fürs Büro im Direktvergleich

Um Ihnen einen Überblick zu geben, haben wir die verschiedenen Kaffeemaschinenarten direkt miteinander verglichen. Mithilfe unserer Tabelle können Sie einschätzen, welche Kaffeemaschine am besten für Ihre Zwecke und Anforderungen geeignet ist. Weiter unten stellen wir die verschiedenen Arten im Detail vor, inklusive ihrer Vor- und Nachteile.

Kaffeevollautomaten: Koffeinhaltiger Genuss auf Knopfdruck

Kaffeevollautomaten sind echte Alleskönner. Entsprechend beliebt sind sie im Büro und stellen eine leistungsfähige Alternative zur klassischen Filterkaffeemaschine dar. Je nach Modell und Hersteller lassen sich mit einem Kaffeevollautomaten über dreißig verschiedene Getränke zubereiten. Dank integriertem Milch- und Heißwassersystem sind dabei Spezialitäten wie Cappuccino oder Latte macchiato ebenso wenig ein Problem wie Tee oder eine heiße Schokolade. Die Bedienung ist denkbar simpel: Ein Knopfdruck genügt und schon wird Ihr Getränk zubereitet. Diese Punkte machen den Kaffeevollautomaten zur idealen Kaffeemaschine fürs Büro – eine klare Empfehlung von unserer Seite.

Zu beachten ist aber, dass ein Kaffeevollautomat regelmäßige Pflege benötigt. Zwar verfügen die meisten Geräte über intelligente Programme für die Grundreinigung, die manuelle Säuberung von verschiedenen Komponenten wie Wassertank, Brühgruppe oder Tresterbehälter ist aber immer noch notwendig. Preislich liegen Geräte, die für Büros geeignet sind, im Bereich von etwa 1.000 bis 18.000 Euro.

Fürs Büro geeignete Kaffeevollautomaten

Im Folgenden geben wir Ihnen jeweils ein Beispiel für den unterschiedlichen Kaffeebedarf von kleinen, mittleren und großen Büros:

Siebträgermaschine: Aromatischer Kaffee der Königsklasse

Siebträgermaschinen sind das Non-Plus-Ultra für den echten Kaffee-Connaisseur, denn keine andere Kaffeemaschine bietet einen derart aromatisch-vollmundigen Espresso. Siebträgermaschinen kommen vorwiegend in der Gastronomie zum Einsatz, für die Verwendung im Büro sind sie nur eingeschränkt geeignet bzw. zu empfehlen. Dies liegt daran, dass zur Zubereitung des Kaffees einige manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind.

Daher sollte es fürs Büro aus unserer Sicht möglichst ein kompaktes Gerät mit einfacher Bedienung sein. Eine entsprechende Einweisung und genügend Übung mit der Maschine sind aber auch in diesem Fall noch nötig. Ist geklärt, wer die Maschine bedienen soll, und sind die nötigen Fachkenntnisse vorhanden, haben Sie mit einer Siebträgermaschine die Möglichkeit, Ihren Geschäftskunden und Mitarbeitenden besonders hochwertigen Kaffee anzubieten. Damit können Sie ordentlich Eindruck machen.

Eine Vielzahl an Kaffeetrinker werden Sie mit einer Siebträgermaschine aber nicht versorgen können, denn die Zubereitung eines Espressos nimmt mehrere Minuten in Anspruch. Die Warteschlange an der Kaffeemaschine ist damit vorprogrammiert.

Auch die Anschaffungskosten sind höher als bei anderen Kaffeemaschinen. Einsteigermodelle beginnen bei etwa 600 Euro, je nach Ausstattung kann eine Siebträgermaschine auch um die 17.000 Euro kosten. Am oberen Ende dieser Preisspanne handelt es sich dann aber i. d. R. um Hochleistungsgeräte für die Gastronomie, die im Büro nicht richtig aufgehoben sind. Auch ist eine tägliche Reinigung unerlässlich, u. a. von Siebträger und Siebeinsatz, um die Langlebigkeit Ihrer Kaffeemaschine zu gewährleisten. Eine regelmäßige Wartung der Maschine sollte ebenfalls einkalkuliert werden.

Beispiele: Fürs Büro geeignete Siebträgermaschinen

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei kleinere Siebträgermaschinen vor, die sich aus unserer Sicht aufgrund ihrer vergleichsweise einfachen Bedienung für den Einsatz im Büro eignen:

Filter­kaffee­maschine/Mengen­brüher: Immer Kaffee auf Vorrat

Der klassische Filterkaffee gehört immer noch zu den Lieblingsgetränken der Deutschen. Wenn keine große Getränkevielfalt gewünscht ist, sind Filter­kaffeemaschinen nach wie vor eine gute Wahl fürs Büro: Sie können problemlos größere Mengen Filterkaffee zubereiten und eignen sich damit ideal für die Gemeinschafts­versorgung. Größere Büros sollten dabei auf Mengenbrüher zurückgreifen, die je nach Modell bis zu 800 Tassen pro Stunde brühen können. Der Kaffee lässt sich anschließend bevorraten. Zudem punkten die Geräte durch ihre einfache Bedienung.

Mengenbrüher kosten je nach Modell etwa zwischen 120 und 5.000 Euro. Eine regelmäßige manuelle Reinigung ist nötig, der Aufwand fällt i. d. R. aber eher gering aus, da sich die meisten Teile abmontieren und in der Spülmaschine säubern lassen.

Fürs Büro geeignete Filter­kaffee­maschinen/Mengen­brüher

Anbei geben wir Ihnen einige Beispiele für Filter­kaffeemaschinen und Mengenbrüher für Firmen unterschiedlicher Größe – vom kleinen Büro bis zum Großunternehmen:

Kapsel-/Padmaschine: Für kleine Unternehmen geeignet

Pad oder Kapsel einlegen, Knopf drücken: Fertig ist der Kaffee. Kapsel- und Padmaschinen sind aus unserer Sicht dank ihrer einfachen Bedienung und des vergleichsweise niedrigen Preises für kleine Unternehmen eine gute Alternative zu hochpreisigen Kaffeemaschinen. Sind die Maschinen mit einem zusätzlichen Milchsystem ausgestattet, lassen sich mit einer Kapsel-/Padmaschine auch Kaffeespezialitäten wie Cappuccino oder Latte macchiato zubereiten. Allerdings besitzen die Geräte i. d. R. eine eher geringe Tassenleistung, weshalb ihr Einsatz auf kleinere Büros und den gelegentlichen Kaffeekonsum beschränkt bleiben sollte. Auch können sie lediglich einzelne Portionen/Tassen Kaffee zubereiten und eignen sich damit nicht für die Bevorratung bzw. die Versorgung vieler Kaffeetrinker auf einmal.

Dafür punkten Kapsel- und Padmaschinen mit einem günstigen Preis. Geeignete Geräte sind im Vergleich weitaus günstiger als z. B. Kaffeevollautomaten, können aber auch mehrere hundert Euro kosten. Jedoch sind die Kapseln/Pads relativ teuer, womit für den Kaffee höhere Folgekosten anfallen als bei anderen Kaffeemaschinen. Auch verursachen die Kapseln pro Jahr relativ viel Müll: Da sie aus Aluminium bestehen, sind sie nicht kompostierbar. Hingegen fällt die Reinigung von Kapsel- und Padmaschinen relativ einfach aus.

Ausgewählte Kapsel-/Padmaschinen fürs Büro

Anbei stellen wir Ihnen zwei Kapselmaschine vor, die aus unserer Sicht im Büro gut ihren Dienst tun:

Instant-/Heißgetränke­automaten

Keine Kaffeemaschinen im eigentlichen Sinne, dafür aber eine Alternative sind Instant- bzw. Heißgetränke­automaten. Diese gibt es als platzsparende Table-Top-Variante, die sich bequem in der Kaffeeküche aufstellen lassen, sowie als Standgeräte, für die etwas mehr Platz benötigt wird. Instant- und Heißgetränke­automaten punkten mit einer großen Getränkeauswahl und einer hohen Tagesleistung, haben jedoch den Nachteil, dass der Kaffee meist nicht frisch, sondern aus Instant-Pulver aufgebrüht wird. Vereinzelte Modelle bereiten jedoch den Kaffee aus frischen Bohnen zu.

Preislich liegen die Geräte bei etwa 600 bis 9.000 Euro. Die Reinigung gestaltet sich gerade bei großen Heißgetränke­automaten komplizierter als bei anderen Kaffeemaschinen und sollte idealerweise durch Fachpersonal durchgeführt werden.

Instant-/Heiß­getränkeautomaten fürs Büro

Anbei stellen wir Ihnen zwei kleinere Instant-/Heiß­getränkeautomaten vor, die gut in die Kaffeeküche oder den Aufenthaltsraum Ihres Betriebs passen:

Kaufen, mieten, leasen: Diese Finanzierungs­möglichkeiten haben Sie

Je nach Typ und Modell sind die Anschaffungskosten von Kaffeemaschinen sehr hoch. Ein Kauf kann damit die Liquidität Ihres Unternehmens belasten. Je teurer eine Kaffeemaschine ist, desto sinnvoller kann es sein, diese zu mieten oder zu leasen. Bei beiden Optionen vermeiden Sie hohe Anschaffungskosten. Stattdessen zahlen Sie monatliche Raten, die sich häufig im zweistelligen oder unteren dreistelligen Bereich bewegen. Teure Kaffeemaschinen zur Miete oder als Leasing können damit durchaus einige hundert Euro im Monat kosten.

Vor-/Nachteile von Miete & Leasing

Bei der Miete erwerben Sie ein Nutzungsrecht für die Kaffeemaschine Ihrer Wahl. Leasing hingegen ist mit einem Ratenkauf vergleichbar, da Sie nach Ablauf einer bestimmten Vertragslaufzeit das Gerät gegen Zahlung einer Restsumme kaufen können. Bis dahin bleibt Ihr Anbieter Eigentümer der Kaffeemaschine. Leasing ist damit bilanzneutral.

Beide Finanzierungsformen verfügen über den großen Nachteil, dass Sie sich über längere Zeit vertraglich an einen Anbieter binden. Je nach Anbieter kann Ihr Vertrag auch vorsehen, dass Sie gleichzeitig ein Abo für Kaffeebohnen abschließen müssen. Damit sind Sie verpflichtet, Ihrem Anbieter eine bestimmte Menge an Kaffee abzunehmen – gegen zusätzliche Kosten. Prüfen Sie die vertraglichen Konditionen daher genau, auch was Wartung/Instandhaltung und Reparaturen betrifft. Bei der Miete sind diese Leistungen häufig inklusive, d. h. die Kosten sind mit den monatlichen Raten abgegolten, bei Kauf und Leasing müssen Sie diese i. d. R. extra bezahlen, wofür Sie meist zusätzliche Service-Verträge abschließen müssen.

Kauf, Miete & Leasing im Vergleich

Anbei haben wir die verschiedenen Finanzierungsoptionen Kauf, Miete und Leasing miteinander verglichen:

Alternative: Gebrauchte Kaffeemaschine kaufen

Sagen Ihnen Miete oder Leasing nicht zu, haben Sie die Möglichkeit, eine gebrauchte Kaffeemaschine zu kaufen. Dabei können Sie einen beträchtlichen Teil der Anschaffungskosten sparen. Um später keine Enttäuschung zu erleben, sollten Sie hierbei genau auf den Zustand ihrer Kaffeemaschine achten. Stammt diese aus der Hand eines qualifizierten Anbieters, können Sie davon ausgehen, dass die Kaffeemaschine sorgsam gepflegt und instand gehalten wurde und damit einen sehr guten Zustand aufweist.

tradingtwins-Tipp: Kosten bei Kauf, Miete und Leasing vorab genau berechnen

„Insgesamt lohnt es sich, vorab zu berechnen, was eine bestimmte Kaffeemaschine Sie bei Kauf, Miete und Leasing über einen bestimmten Zeitraum kosten wird. Hier können Sie beispielsweise eine Zeit von fünf Jahren ansetzen, denn innerhalb dieses Zeitraums lässt sich eine Kaffeemaschine von der Steuer absetzen.

Ein Gerät, das nur wenige hundert Euro kostet und damit finanziell gut zu stemmen ist, ist für Sie wahrscheinlich günstiger, wenn Sie es direkt erwerben. Hier zahlen Sie bei Miete oder Leasing unter Umständen unnötig drauf. Anders kann es beim professionellen Kaffeevollautomaten im fünfstelligen Bereich aussehen, der Ihr Budget zu stark belasten oder gar sprengen würde. Aber auch hier sollten die Miet- und Leasinggesamtkosten in einem sinnvollen Verhältnis zum Neupreis stehen. Beziehen Sie in Ihre Rechnung Faktoren wie steuerliche Abschreibungen, Wartungs- und Reparaturkosten sowie Kosten für Wasser und Strom mit ein, um das für Sie sinnvollste Angebot zu identifizieren.“

Matthias

tradingtwins Redaktion

Kaffeemaschinen steuerlich absetzen

Die Anschaffung einer Kaffeemaschine kann kostenintensiv sein – gut, dass sich die Anschaffungskosten einer Kaffeemaschine fürs Büro von den Betriebskosten absetzen lassen. Abhängig vom Preis der Maschine haben Sie dabei verschiedene Möglichkeiten. Beispielsweise erfolgt bei höherpreisigen Maschinen (ab 1.000 Euro) die Absetzung über eine sogenannte Abschreibung als Abnutzung (AfA).

Die Abschreibungsdauer von Kaffeemaschinen beträgt fünf Jahre. Auch Miet- und Leasingkosten lassen sich über diesen Zeitraum absetzen. Daneben können Sie Verbrauchs­materialien wie Kaffee, Milch oder Zucker steuerlich geltend machen, da diese ebenfalls zu den Betriebsausgaben zählen.

Was ist bei der Anschaffung einer Kaffeemaschine zu beachten?

Die Auswahl einer Kaffeemaschine, z. B. eines Kaffeevollautomaten fürs Büro, sollte wohlüberlegt sein. Je nach Art der Kaffeemaschine geht die Anschaffung mit hohen Kosten einher. Mit Miete und Leasing gibt es zwar sinnvolle Alternativen zum Kauf, aber diese Optionen bringen eine längerfristige Bindung an einen Anbieter mit sich. Die folgenden Fragen sollten Sie vorab für sich beantworten, um Ihre Anforderungen möglichst präzise bestimmen zu können und eine konkrete Vorstellung zu gewinnen, welche Kaffeemaschine für Ihr Büro geeignet ist:

Checkliste: Was ist bei einer Kaffeemaschine fürs Büro zu beachten?

Die Anschaffung einer Büro-Kaffeemaschine steigert die Motivation in Unternehmen. Laut einer Befragung gehört Kaffee für mehr als zwei Drittel der Befragten zu einem perfekten Start in den Tag. Somit hat auch der Kaffee im Büro einen wichtigen Stellenwert im Arbeitsalltag der Deutschen. Damit der Erwerb einer Kaffeemaschine für Büro oder Betrieb möglichst stressfrei abläuft, haben wir einige Tipps für Sie zusammengefasst:

Fazit: Diese Kaffeemaschinen eignen sich fürs Büro

Jede Kaffeemaschinenart besitzt ihre eigenen Vor- und Nachteile. Unser Favorit ist neben der klassischen Filter­kaffeemaschine bzw. dem Mengenbrüher klar der Kaffeevollautomat. Vollautomaten bieten eine reichhaltige Getränkeauswahl, sind unkompliziert in der Bedienung und für Büros jeglicher Größe geeignet.

Für Siebträgermaschinen können wir nur eine bedingte Empfehlung aussprechen. Das liegt daran, dass sie vergleichsweise kompliziert zu bedienen sind. Eine Anschaffung ist dann sinnvoll, wenn alle oder einzelne Mitarbeitende über die nötigen Fachkenntnisse und Übung in der Kaffeezubereitung verfügen. Dann aber können Sie mit solch einem Gerät besonders hochwertigen Kaffee zubereiten und bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden punkten. Kapsel- und Padmaschinen hingegen sollten aufgrund ihrer Limitierungen eher auf kleine Büros beschränkt bleiben.

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