Papierloses Büro - utopisch oder realisierbar?

Themen wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung werden zunehmend wichtiger. Fragen sowohl nach einer Automatisierung von Prozessen als auch einem verantwortungsvollen Umgang mit endlichen Ressourcen machen auch vor Betrieben und Büros nicht halt. Während sich viele Unternehmen bereits nach Veränderungen im Sinne der Green-IT bemühen, vereint das Konzept des papierlosen Büros Digitalisierung mit Nachhaltigkeit. Die Methode sieht eine maßgebliche Reduzierung des Papierkonsums im Büro vor, welche neben ökologischen Aspekten ebenfalls mit positiven Auswirkungen in Form von sinkenden Kosten, gesteigerter Effizienz und Mobilität verbunden ist.

Kosten- und Ressourcenschonung durch das papierlose Büro

Das Konzept hinter dem Begriff des papierlosen Büros ist simpel: es geht um eine Abschaffung bzw. deutliche Reduzierung des Papierkonsums im Büro. Zwar sieht die Methode im Idealfall ein komplett papierloses Büro vor, jedoch ist das in den meisten Betrieben schlichtweg nicht möglich. Eine Reduktion der Papiernutzung sorgt jedoch schon für deutlich positive Veränderungen im Betriebsleben. Zentral für das Konzept von einem papierlosen bzw. papierminimierten Büro ist ein Umstieg von analoge auf digitale Medien. Hierdurch werden zum einen maßgeblich Materialkosten für Tinte, Toner und Papier eingespart. Zum anderen sorgt die digitale Speicherung von Daten für einen vereinfachten Zugriff auf Dokumente und Medien, wobei sich dies positiv auf Effizienz und Produktivität auswirkt. Zusätzlich sorgt eine Digitalisierung von Medien für mehr Platz und Ordnung im Büro, welches sich ebenfalls günstig auf Arbeitsprozesse auswirken kann.

Von analog zu digital: Die Umsetzung des papierlosen Büros

In der Umsetzung des Konzeptes ist zunächst eine Bestandsaufnahme nötig. Zu Beginn werden aktuelle Zustände unter die Lupe genommen und festgestellt, welche Prozesse bereits digital verlaufen und wo eine Optimierung hinsichtlich einer elektronischen Verarbeitung möglich ist. Im kommenden Schritt wird der Soll-Zustand ermittelt, welcher das Ziel bzw. den angestrebten Grad der Digitalisierung des Unternehmens verdeutlicht.

Sind die Ziele des Unternehmens klar festgesteckt, wird ein Konzept entwickelt, um diese zu erreichen. Hier ist es sinnvoll sich über Wünsche und Vorstellungen im Klaren zu sein.

Wichtige Fragen, die in diesem Kontext auftauchen können, sind beispielsweise der Umgang mit der alten Ablage (Was wird archiviert? Was nicht?) oder die Frage nach der Digitalisierung durch Einscannen der Dokumente (betriebsintern oder betriebsextern?).

Im nächsten Schritt erfolgt die Umsetzung des Konzeptes, welche “top down” stattfinden sollte. Der Begriff meint hier, dass die Führungsetage mit gutem Beispiel in der Digitalisierung für die Mitarbeiter vorangehen sollte. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Umstellung auf anderweitige Systeme kann langwierig sein und auch nicht immer glatt verlaufen. Für den Erfolg des papierlosen Büros braucht es hier Konsequenz, Geduld und Durchhaltevermögen - ist erstmal alles digitalisiert, wird es sich langfristig auszahlen.

Je nach Menge der angesammelten Unterlagen kann die Digitalisierung der Dokumente durch den Scanner eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Hier lohnt sich der Einsatz eines Scanners mit OCR-Funktion. Diese sorgt für eine automatisierte Texterkennung innerhalb des Scans, welche die Dokumente durchsuchbar macht. Dies vereinfacht eine Lokalisierung der Dateien im digitalen Ablageort. Nach der Durchsetzung des konzipierten Systems sollte nach einigen Wochen eine Bestandsaufnahme erfolgen. Diese dient zur Optimierung des Konzeptes, wobei hierdurch Schwachstellen erkannt und eliminiert werden sollten. Im Allgemeinen beschreibt das Konzept des papierlosen Büros einen Wechsel von analogen zu digitalen Prozessen. Um dies zu ermöglichen, lassen sich allgemein vier Kernkonzepte nennen.

Die elektronische Signatur ist in der Digitalisierung ein zentrales Element: Sie ersetzt in elektronischen Dokumenten eine handschriftliche Unterschrift und ist in der Lage die Identität des Absenders nachzuweisen. Unter Umständen ist es hier ebenfalls möglich nachzuweisen, ob und inwiefern das Dokument verändert wurde. Weitere Vorteile der elektronischen Signatur sind vor allem ihre Unverfälschbarkeit durch Dritte, der integrierte Zeitstempel sowie ihre Rechtssicherheit. Um diese zu gewährleisten, ist in der Regel die Einigung aller beteiligten Personen auf das Medium bzw. die Verwendung der elektronischen Signatur nötig. Hier gibt es mit der allgemeinen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur verschiedene Verschlüsselungsstufen, um die Sicherheit dieser zu garantieren. In bestimmten Fällen ist eine besondere Verschlüsselung durch eine qualifizierte elektronische Signatur vorausgesetzt.

Vor- und Nachteile des papierlosen Büros

Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung ist das Konzept des papierlosen Büros ein maßgeblicher Schritt in eine digitale Arbeitsweise in Betrieben und Büros. Während grundsätzlich die Vorteile des Konzeptes überwiegen, geht auch dieses mit einigen Nachteilen einher, welche nicht unerwähnt bleiben sollten.

Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung durch Digitalisierung

Zu den größten Stärken des papierlosen Büros zählt der Nachhaltigkeitsaspekt des Konzeptes. Durch die Reduzierung von Papier werden damit verbundene Kosten für Drucker, Kopierer, Tinte oder Toner minimiert oder eliminiert, was wiederum Finanzen und Umwelt schont. Muss trotzdem mal das ein oder andere Dokument ausgedruckt werden, empfiehlt sich hier die Nutzung von Recyclingpapier und Refill-Tonerpatronen. Die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten erleichtert den Zugang zu diesen und sorgt nicht zuletzt für die Barrierefreiheit dieser. Des Weiteren wird ein dezentrales Arbeiten begünstigt, da ein Zugriff auf firmeninterne Daten quasi von überall möglich ist. Dies ermöglicht beispielsweise die virtuelle Zusammenarbeit von Kollegen, auch ohne am selben Ort zu sein. Mit einer Digitalisierung von Medien ist die Einrichtung einer systematischen Ablage unverzichtbar - nur ein einheitliches Tagging-System ermöglicht es hier, dass abgelegte Dokumente auch ohne viel Zeitaufwand gefunden werden können.

Unser Experten-Tipp: Tagging-Systeme und Ordnerstrukturen

„Es ist vor allem darauf zu achten, dass das papierlose Büro nicht zu einer digitalen Zettelwirtschaft wird. Eine strukturierte und systematische Ablage ermöglicht Mitarbeitern eine schnelle Lokalisierung von Daten und Dokumenten, ohne sich erst durch mehrere Ordner zu klicken. Die Grundlage hierfür bietet ein einheitliches Tagging-System, wodurch ein Schema von Ordnern und Unterordnern entwickelt werden kann. Die einmalige Etablierung einer Struktur spart auf lange Sicht Zeit und Aufwand und ist vor allem bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen unverzichtbar. Hier eignet sich beispielsweise eine Kombination aus Datum und Inhalt der Datei.“

Anna

Online Redaktion

Datensicherheit im Dokumentenmanagement

Die Übergangsperiode im Wechsel von einem analogen zu einem digitalen Dokumentenmanagement ist wahrscheinlich die komplizierteste Phase des Konzepts. Die Umstellung kann bisweilen holprig verlaufen und zeitweise zu Mehrkosten und -aufwand führen. Mitarbeiter müssen hier in neue Managementsysteme eingewiesen und darin geschult werden, und das Digitalisieren von Akten kann je nach Menge dieser mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Die Auslagerung des Scanprozesses an einen externen Dienstleister stellt jedoch eine Möglichkeit dar Zeit und Aufwand zu reduzieren.

Während eine digitale Speicherung von Daten hauptsächlich praktisch ist, macht man sich auf diese Weise ebenfalls angreifbar für digitalen Datendiebstahl. Der Schutz von Daten in digitalen Speichersystemen lässt sich durch eine starke IT-Sicherheit sowie einen gewissenhaften Umgang mit Passwörtern und sensiblen Daten sicherstellen. Zudem sollten Sie Ihre Daten regelmäßig durch ein Backup speichern sowie besonders wichtige Daten permanent archivieren. Ein Backup sorgt hier für eine kurzfristige Sicherung von Daten, so dass diese im Schadensfall wiederhergestellt werden können. Eine Archivierung hingegen wird für eine längerfristige Speicherung von wichtige Daten verwendet. Für eine erfolgreiche Etablierung und Durchführung des papierlosen Büros ist vor allem eine stabile Anbindung an das Internet wichtig. Kommt es zu Internetproblemen, ist das Büro zeitweise funktions- und kommunikationsunfähig.

Perfekte Ausstattung durch passende Hard- und Software

Zu den zentralen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung von Arbeitsprozessen in Büro und Betrieb gehört die Ausstattung in Form von passender Soft- und Hardware. Als benötigte Hardware ist hier vor allem ein Scanner zu nennen, welcher analoge Medien digital verfügbar macht. Insbesondere bei größeren Mengen an Papier kann ein Scanner mit automatischer Einzugsfunktion sinnvoll sein. Für Ordnung in den digitalen Prozessen kann zudem ein Dokumenten­managementsystem (DMS) sorgen. Die Möglichkeiten sind vielfältig und es gibt verschiedene Arten von Dokumenten­managementsystemen.

Dokumentenmanagement­systeme in engeren Sinne zielen auf die Verwaltung von digitalen Datenbeständen ab, wobei eine umfangreichere Bezeichnung des Konzeptes ebenfalls die Kooperation von mehreren Systeme erfasst. Hierunter fallen beispielsweise Prozesse wie das Scannen von analogen Dokumenten und deren elektronische Archivierung. Neben datenbankgestützten Dokumenten­managementsystemen können diese ebenfalls cloudbasiert sein.

Viele DMS arbeiten mit einer OCR-Texterkennung, welche Texte nach dem Scan durchsuchbar macht und eine manuelle Verschlagwortung von Dokumenten nicht mehr erfordert. Durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist in den meisten Fällen ebenfalls eine neue Software für die Datenverarbeitung erforderlich, wobei die benötigten Programme hier branchenspezifisch sind. Die gesammelte Menge an Systemen, die in Unternehmen genutzt werden, lassen sich unter dem Begriff Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) zusammenfassen.

Darunter fallen sowohl Dokumenten­managementsysteme, als auch verschiedene Softwares wie beispielsweise für Projektplanung- und Management oder Dokumentenverwaltung. Neben Dokumenten­managementsystemen kann die Arbeit mit cloudbasierten Anwendungen wie ICloud, Dropbox oder OneDrive ebenfalls praktisch sein. Cloud-Lösungen ermöglichen es Ihnen Daten besonders platzsparend zu archivieren und zu verwalten.

Ein Ausblick in die Zukunft

Eine Studie von statista im Auftrag von Kyocera ergab, dass 2019 nur etwa 4% von deutschen Angestellten in papierlosen Büros arbeiteten - demnach ist in der Digitalisierung von Betrieben in Deutschland noch deutlich Raum für Verbesserung. Während ein Drittel der Befragten noch verstärkt auf den Druck von Papier zurückgreift, setzt ein weiteres Drittel schon auf ECM-Systeme, um die Digitalisierung voranzubringen.

Allgemein hat das Konzept des papierlosen Büros das Potenzial das Dokumentenmanagement in Betrieben und Büros nachhaltig zu verändern und Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Es ist jedoch anzumerken, dass in einigen Fällen eine (komplett) papierlose Wirtschaft nicht möglich ist. Dies ist vor allem in der Kommunikation mit Behörden der Fall, welche noch überwiegend papierbasiert verläuft. Oftmals lohnt sich jedoch eine Umstellung von analogen zu digitalen Prozessen innerhalb der Möglichkeiten des Unternehmens. Die Digitalisierung von Prozessen wie beispielsweise Buchhaltung, Verwaltung oder Unternehmenskommunikation, ermöglicht es Firmen digitale, nachhaltige und zukunftsorientierte Wege einzuschlagen. Um das Konzept des papierlosen- oder minimierten Büros umzusetzen, ist zu Beginn vor allem Motivation, Durchhaltevermögen und die passende Ausstattung nötig. Während die erste Zeit mitunter holprig verlaufen kann, lassen sich langfristig Zeit und Kosten sparen, wodurch ein effektiveres und effizienteres Arbeiten ermöglicht wird.