Drucker leasen oder mieten?

Einen Drucker für Büro oder Betrieb leasen, mieten oder besser kaufen? Wir geben Ihnen einen kompakten Überblick über die verschiedenen Finanzierungs­optionen und unterstützen Sie mit einem kostenlosen, unverbindlichen Anbietervergleich bei der Anschaffung.

Kauf, Miete oder Leasing: die Entscheidung für die Finanzierung eines Bürodruckers, Bürokopierers oder Multifunktions­druckers fürs Büro muss individuell im Hinblick auf die Anforderungen sowie finanziellen Mittel des Unternehmens getroffen werden. Egal welche Finanzierungslösung Sie in Betracht ziehen und ob Einzelgerät oder Druckerflotte, wir stehen Ihnen mit einem unverbindlichen und kostenlosen Anbietervergleich zur Seite.

Kauf, Miete & Leasing von Druckern im Vergleich

Einen ersten Überblick über Vor- und Nachteile von Kauf-, Miet- und Leasingoptionen für Drucker verschafft Ihnen unsere kompakte Gegenüberstellung. Anschließend stellen wir Ihnen die einzelnen Finanzierungsmöglichkeiten detaillierter vor.

Drucker leasen

Beim Leasing von Druckern werden monatliche Zahlungen an den Anbieter des Gerätes geleistet. Der Leasinggeber, also der Anbieter, bleibt Eigentümer. Sie als Kunde tragen - wenn vertraglich nichts anderes vereinbart ist - dennoch die Verantwortung für die Instandhaltung des Gerätes, wodurch Kosten für anfallende Reparaturen und Wartungen sowie Verbrauchs­materialien entstehen. Eine Ausnahme stellen Full-Service-Leasingverträge dar, wo sich der Leasinganbieter zu bestimmten Serviceleistungen, wie Wartungs- oder Reparatur­services oder Materiallieferungen, verpflichtet. So oder so werden die regelmäßig anfallenden Kosten zu Beginn des Leasingvertrags kalkuliert und sind dadurch sehr gut planbar.

Vorteile Drucker-Leasing: Bilanzneutral & kapitalschonend

Gut zu wissen: aus rechtlicher Sicht besitzen Leasingnehmer einen Sonderstatus, da sie lediglich Nutzer und nicht Eigentümer des Gerätes sind. Das Leasing von Druckern taucht nicht in der Unternehmensbilanz auf und ist somit bilanzneutral. So wird das Eigenkapital Ihres Unternehmens geschont, was sich u.a positiv auf die Vergabe von Firmenkrediten auswirken kann.

Im Vergleich zum Kauf wird beim Drucker-Leasing kein großer Kapitaleinsatz benötigt. Auch bei kleinem Budget ist die Anschaffung aktueller Modelle, die technisch auf dem neuesten Stand sind, möglich. Insbesondere bei hochpreisigen Modellen, wie Plottern oder Großformatdruckern, oder wenn die finanziellen Mittel zum Kauf des gewünschten Modells nicht ausreichen, ist Leasing eine empfehlenswerte Alternative.

Nachteile Drucker-Leasing: Instandhaltung & lange Vertragslaufzeit

Leasingverträge sind in der Regel auf längere Zeiträume ausgelegt und erfordern eine vergleichsweise lange Vertragsbindung. Mit dem Ablauf des Leasing­vertrages wird den Leasingnehmern oft die Möglichkeit offeriert, den zuvor geleasten Drucker zu kaufen. Entscheiden Sie sich dagegen, ist darauf zu achten, das Gerät in vertragsgemäßem Zustand zurückzugeben. Etwaige Gebrauchsspuren oder Beschädigungen können hier zu Ihren Lasten ausgelegt werden und zusätzliche Kosten verursachen.

Außerdem sollte beachtet werden, dass Leasingverträge nicht ohne Weiteres aufkündbar sind. Während regelmäßige Raten für eine sichere Finanzplanung sorgen, können sich die langen Vertragslaufzeiten von 24 - 72 Monaten in finanziellen Notlagen negativ auswirken.

tradingtwins-Tipp: Abgesichert durch Ratenausfall­versicherung

„Insbesondere bei langen Vertrags­laufzeiten kann es ratsam sein, eine Ratenausfallversicherung abzu­schließen. Diese springt ein, wenn Kredit- oder Leasingnehmer nicht mehr in der Lage sind, die anfallenden Raten zu bedienen. Die Versicherung greift beispielsweise im Fall von Arbeitslosigkeit, Arbeits­unfähigkeit oder Todesfällen. Je nach Länge der Laufzeit des Vertrages und Höhe der monatlichen Raten kann der Abschluss einer solchen Versicherung auch bei dem Leasing von Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten sinnvoll sein.“

Anna

tradingtwins Redaktion

Drucker mieten

Kauf und Leasing sind die verbreitetsten Finanzierungs­modelle von Druckern. Bei einigen Anbietern können Sie Drucker und Kopierer fürs Büro allerdings auch mieten. Die Miete beschreibt das zeitlich gewährte Nutzungsrecht gegen eine monatliche Gebühr. Mieten Sie einen Drucker, liegen die Pflichten für die Instandhaltung des Gerätes beim Anbieter. Im Gegensatz zum Leasing übernimmt der Anbieter die im Reparatur- und Schadensfall entstehenden Kosten. Drucker zu mieten ist besonders flexibel, da Mietverträge in der Regel kürzere Laufzeiten als Leasingverträge haben. Streben Sie eine Kündigung an, müssen entsprechende Fristen beachtet werden.

Wie beim Leasing schont auch die Miete Ihre Liquidität, da die monatlichen Zahlungen vergleichsweise gering sind und kein Eigenkapital vorhanden sein muss. Je nach Anbieter gibt es die Möglichkeit der Tages-, Kurz- und Langzeitmiete. Allerdings ist die Auswahl an Modellen und Marken meist eingeschränkt. Außerdem sind Mietgeräte manchmal gebraucht und/oder technisch nicht auf dem neuesten Stand. Benötigen Sie einen Drucker nur für eine begrenzte Zeit, ist die Kurzzeitmiete eine interessante Option.

Drucker kaufen

Für viele Menschen ist der Kauf die beliebteste Form für (gewerbliche) Anschaffungen. Es besteht keine Vertrags- oder Markenbindung - welchen Drucker Sie kaufen, hängt nicht von den verfügbaren Miet- oder Leasinggeräten des Anbieters ab. Zudem ist der Weiterverkauf von Tintenstrahldruckern oder Laserdruckern, Kopiergeräten und Multifunktions­druckern sehr einfach.

Eigentum verpflichtet

Mit dem Kauf sind allerdings auch eine Reihe von Pflichten verbunden: Käufer müssen sich beispielsweise selber um die Instand­haltung des Gerätes durch regelmäßige Wartungen und Reparaturen sowie die Bereitstellung von Verbrauchs­materialien wie Tinte, Toner und Papier kümmern. Eine Ausnahme ist die Garantiezeit - innerhalb des Garantiezeitraums können defekte Drucker kostenlos repariert oder ausgetauscht werden.

Höherer Kapitalbedarf

Neben der Instandhaltung ist ebenfalls zu beachten, dass für den Kauf eines Druck- und Kopiersystems ein gewisses Kapital vorhanden sein muss. Wollen Sie einen Multifunktions­drucker fürs Büro, Bürokopierer oder Bürodrucker kaufen, muss der Betrag in der Regel direkt bezahlt werden. Je nach Anbieter lassen sich ggf. auch Ratenzahlungen vereinbaren, wobei oft jedoch mit einem preislichen Aufschlag durch anfallende Zinsen gerechnet werden muss. Eine ausreichende Liquidität des Unternehmens ist besonders wichtig, wenn mehrere Geräte für den Aufbau einer Druckerflotte benötigt werden.

Kosten

Mit welchen Kosten Sie für Miete, Kauf oder Leasing von professionellen Druckern rechnen müssen, kann nicht pauschal beantwortet werden. Folgende Faktoren beeinflussen den Preis:

• Monatliches Kopiervolumen
• Technische Anforderungen & gewünschte Funktionen
• Farb- oder SW-Druck
• Benötigte Papierformate
• Bei Miete und Leasing: Gewünschte Laufzeit

Mit unserem kostenlosen Anbietervergleich erhalten Sie mit wenig Aufwand unverbindliche Angebote passender Dienstleister für Kauf, Leasing und Miete professioneller Druckerlösungen. Sie beantworten einige wenige Fragen zu Ihrem Bedarf, wir kümmern uns um den Rest.

Tipp: Besser kalkulieren mit Total Cost of Ownership

Ob Sie Ihren Drucker mieten, leasen oder kaufen, eine TCO-Analyse kann helfen, die Kosten abzuschätzen und sich finanziell abzusichern. TCO steht für Total Cost of Ownership und ist ein Konzept der erweiterten Finanzbetrachtung in Bezug auf eingekaufte Güter. Der Ansatz der TCO sieht dabei vor, alle im Lebenszyklus des Gerätes anfallenden Kosten ganzheitlich zu betrachten. Demnach fließen in eine TCO-Analyse neben dem Anschaffungspreis ebenfalls alle Kosten mit ein, die den Betrieb und die Nutzung des Gerätes betreffen, etwa Kosten für Strom, Verbrauchsmaterial und Wartung. Langfristig betrachtet sind nur etwa 25% aller Kosten, die im Lebenszyklus eines Gerätes anfallen, auf die tatsächlichen Anschaffungskosten zurückzuführen. Der Rest fällt durch die Nutzung und Wartung von Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgerät an, wobei es Unterschiede im Verbrauch gibt.

Idealerweise sollte eine TCO-Analyse vor der Investitions­entscheidung durchgeführt werden, da so eine möglichst kostensensible Entscheidung getroffen werden kann. Besonders bei kostenintensiven Druck- oder Kopiergeräten ist die Durchführung einer TCO-Analyse sinnvoll. Dies ist jedoch nicht immer einfach, da Kostenpunkte oft nicht klar ersichtlich sind. Jedoch kann bereits eine grobe Analyse der Kosten helfen eine fundierte Entscheidung zu treffen und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Viele Hersteller von (Multifunktions-) Druckern und Kopiergeräten locken mit niedrigen Preisen, jedoch sind nur Geräte mit niedrigen Gesamtkosten auch langfristig günstig. Ob mieten, leasen oder kaufen: Ziel ist nicht das preisgünstigste Gerät zu erwerben, sondern das wirtschaftlichste.

Steuerliche Abschreibung: Kopierer & Drucker als GWG abschreiben?

Oft lassen sich betrieblich genutzte Geräte von der Steuer abschreiben. Während es zwar generell möglich ist, Druck- und Kopiergeräte abzuschreiben, lassen sie sich meist nicht als GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut) abschreiben. Als GWGs lassen sich nur Geräte absetzen, bei denen der Anschaffungspreis unter 800 Euro liegt und die selbstständig nutzbar sind. Gerade hier liegt das Problem bei Druckern und Kopierern: Sie sind nur in Verbindung mit einem Computer nutzbar und gelten daher als Peripheriegeräte. Ihre Abschreibung gestaltet sich etwas komplizierter, kann aber entweder über Afa (Absetzung für Abnutzung) oder über eine Poolabschreibung (Sammelposten) möglich gemacht werden.

Sonderfall Multi­funktions­drucker

Einen speziellen Fall stellen Multifunktions­geräte dar. Diese sind auch ohne einen Computer verwendbar und zählen somit als selbstständig nutzbar. So ist es möglich, Multifunktions­drucker als GWG abzuschreiben, wenn der Preis des Gerätes die Grenze von 800 Euro netto nicht übersteigt. Liegt das Multifunktions­gerät preislich über 800 Euro, ist eine Abschreibung des Multifunktions­drucker über AfA möglich. Es ist jedoch zu beachten, dass sich die Abschreibung an der Funktion mit der kürzesten Nutzungsdauer orientiert. Sobald die Nutzungsdauer der einen Funktion abgeschrieben ist, gilt das Gerät als nicht mehr voll funktionsfähig. In Multifunktions­geräten ist dies in der Regel der Drucker, wodurch ein Multifunktions­gerät 3 Jahre von der Steuer abgesetzt werden kann. Neben der steuerlichen Abschreibung des Kaufpreises ist es zudem möglich, anfallende Raten in einem Leasingverhältnis als Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen.