Fuhrpark: Clever Kosten sparen

Die Unterhaltung von Firmenwagen bzw. eines Fuhrparks kann Vorteile wie auch Nachteile haben. Die höheren Kosten für ein eigenes Fuhrparkmanagement stehen hierbei dem entscheidenden Vorteil einer langfristigen Unabhängigkeit für das eigene Unternehmen gegenüber. Gewährleistet ist somit eine ständige Fahrzeug-Verfügbarkeit, auch bei kurzfristigem Bedarf. Und obwohl ein eigener Fuhrpark nicht günstig ist, bieten sich dennoch einige Möglichkeiten, um die monatlichen Ausgaben niedrig zu halten bzw. zu senken.

Eigener Fuhrpark versus Mietfahrzeuge

Wer unentschlossen ist, ob nun der Betrieb eines eigenen Fuhrparks oder die regelmäßige Nutzung von Miet­fahrzeugen sinnvoller für das eigene Unternehmen ist, sollte zunächst seinen Bedarf samt notwendiger Anforderungen ermitteln. Nicht außer Acht zu lassen sind hierbei natürlich die Punkte Kosten, Flexibilität und Verfügbarkeit.

Mietfahrzeuge

Sofern sich die Nutzung von Fahrzeugen auf wenige regelmäßige und planbare Fahrten beschränkt, ist der Betrieb eines eigenen Fuhrparks nicht zwangsläufig notwendig. Hier kann die Fahrzeug-Miete günstiger und auch unkomplizierter sein. Leasingfirmen oder Autovermietungen bieten Gewerbekunden spezielle Tarife, die es ihnen ermöglichen regelmäßig auf Mietfahrzeuge zuzugreifen.

Allerdings ist hierbei stets eine vorherige Buchung notwendig, die eine spontane und flexible Fahrzeugnutzung erschwert. Auch die ständige Verfügbarkeit bestimmter Fahrzeuge oder Fahrzeugtypen kann nicht gewährleistet werden. Zudem muss für jedes Mietfahrzeug eine Kaution hinterlegt werden, die zwar erstattet wird, jedoch auch eine kurzfristige Liquiditätseinbuße bedeutet. Auch Schäden am Fahrzeug, Eigenbeteiligungen bzw. Versicherungskosten stellen einen Kostenpunkt dar.

Die Kosten der Leihgebühren selbst können außerdem relativ hoch oder niedrig ausfallen - je nachdem wie oft ihr Unternehmen auf Mietfahrzeuge zurückgreifen muss. Sobald Sie Mietfahrzeuge regelmäßig und häufig buchen sowie mehrere Mitarbeiter regelmäßig auf die Nutzung von Mietfahrzeugen zurückgreifen müssen, sollten Sie über einen eigenen Fuhrpark nachdenken.

Mietfahrzeuge

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• Keine Bindung an Fahrzeuge
• Niedrige Kosten
• Keine festen monatlichen Zahlungen
• Ideal für Wenignutzer
• Eingeschränkte Verfügbarkeit
• Vorab-Buchung notwendig
• Unrentabel bei Dauernutzung
• Kautionsauslegung notwendig

Fuhrpark

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• Ständige Verfügbarkeit
• Mitarbeiter-Beteiligungen möglich
• Individualisierung der Fahrzeugausstattungen
• Wiederverkauf der Fahrzeuge
• Hohe Fixkosten
• Hohe Anschaffungskosten
• Verwaltungskosten
• Wertverlust der Fahrzeuge

Eigener Fuhrpark

Der entscheidende Vorteil eines eigenen Fuhrparks ist natürlich die ständige Verfügbarkeit der Fahrzeuge sowie u.a. die flexible Individualisierung der Flotte in puncto Technologie-Ausstattungen. Allerdings: Die Unterhaltung eines Fuhrparks ist per se nicht günstig, jedoch oft notwendig.

Wer die Fuhrpark-Kosten gering halten möchte, sollte u.a. vorab einige Bedarfsinformationen ermitteln, wieviele Fahrzeuge grundsätzlich benötigt werden. Ist ein ständig verfügbarer Fahrzeug-Pool bzw. eine stets vorhandene Fahrzeug-Flotte für Mitarbeiter notwendig? Sollen bestimmten Mitarbeitern Fahrzeuge für den beruflichen Einsatz und gegebenenfalls für den zusätzlichen Privatgebrauch dauerhaft zugeteilt werden?

Zukünftige Fuhrparkbetreiber sollten folgende mögliche Kostenfaktoren bedenken:

• Anschaffungskosten und monatliche Raten der Fahrzeuge
• Versicherungen
• Inspektionen und Reparaturen
• Ausfallzeiten bei Reparaturen sowie eventuelle Ersatzfahrzeuge
• Kraftstoffe bzw. Tankkarten
• Reifenverschleiß und Ersatzteile
• Fahrzeugwertverlust
• Reinigung und Pflege
• Fahrzeugunterbringung (Garagen, gesicherte Parkplätze etc.)
• Fahrzeugbewachung (Sicherheitsdienste, Überwachungstechnik etc.)
• Verwaltung des Fuhrparks

Den Fuhrpark finanzieren: Barkauf, Ratenkauf oder Leasing?

Beim Aufbau oder Ausbau eines Fuhrparks stellt sich natürlich auch die Frage nach der passenden Finanzierungsform der Fahrzeuge. Optional sind hier: der Barkauf, der Ratenkauf (u.a. per Firmenkredit) oder das Leasing.

Letztendlich hängt die Finanzierungsform allerdings von Ihren betrieblichen Anforderungen ab. Ist bereits absehbar, dass die Fahrzeuge sehr stark beansprucht werden oder eine bauliche Veränderung bzw. Individualisierung notwendig ist, bleibt meist zwangsläufig nur der Kauf bzw. Raten-Kauf als Finanzierungsmodell. In fast jedem anderen Fall kann Leasing die beste und günstigste Form der Fuhrpark-Finanzierung sein.

Kauf / Ratenkauf

Der Kauf bzw. Ratenkauf zielt in der Regel von vornherein darauf ab, dass die Fahrzeuge in den direkten Besitz des Unternehmens bzw. Käufers übergehen. Einer der Vorteile des direkten Besitzes: Der Käufer kann jegliche notwendigen und individuellen Veränderungen am Fahrzeug vornehmen. So etwa, falls der Einbau von Elektrik notwendig ist oder der Ausbau des Laderaums ebenso wie das Bestücken des Fahrzeuges mit Regalen oder speziellen Halterungen. Was den reinen Fahrzeugpreis betrifft, wird der Kauf sicherlich die günstigste Variante darstellen.

Der Fahrzeugkauf ist allerdings auch mit Nachteilen verbunden. Hierbei sinkt etwa die Unternehmensliquidität - und zwar mit dem Preis eines jeden erworbenen Fahrzeugs. Bei der Ausstattung eines ganzen Fuhrparks können diese Kosten - je nach Fahrzeugtyp und Fahrzeugausstattung - deshalb u.U. sehr hoch ausfallen. Beim Ratenkauf bzw. Firmenkredit reduziert sich zudem nicht nur das Eigenkapitel, die Zinsen bzw. Kosten lassen sich außerdem nur eingeschränkt absetzen. Die Verteilung der Zinsen und Kosten ist im ersten Jahr ausgenommen sowie die Nutzungsdauer auf maximal 6 Jahre beschränkt.

Barkauf / Kreditkauf

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• Käufer ist Besitzer
• Veränderungen am Fahrzeug möglich
• Günstigster Gesamtfahrzeugpreis
• Unternehmensliquidität sinkt
• Eigenkapital reduziert sich
• Zinsen/Kosten nur eingeschränkt absetzbar

Leasing

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• Kaum belastend für Firmenfinanzen
• Niedrige Raten
• Leasingraten als Betriebsausgaben absetzbar
• Leasinggeber bleibt Fahrzeugbesitzer
• Fahrzeugumbau nicht möglich
• Leasinggeber gibt Rahmenbedingungen vor

Leasing

Weniger belastend für die Liquidität bzw. die Finanzen eines Unternehmens ist das klassische Fahrzeugleasing. Die Leasingraten sind hierbei oft niedriger als etwa klassische Kauf-Raten. Ebenfalls vorteilhaft: Leasingraten können direkt und von Anfang an als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden, dies schließt auch die meisten Sonderzahlungen mit ein.

Beim klassischen Leasing als Nachteil zu sehen ist jedoch, dass der Leasinggeber Besitzer der Fahrzeuge bleibt und somit auch Rahmenbedingungen bzw. Konditionen bestimmt. Hierzu kann etwa eine Maximal-Laufleistung zählen.

Unser Experten-Tipp: Clever verhandeln und Fuhrpark-Kosten einsparen!

„Ein kleinerer Fuhrpark als ursprünglich geplant kann bereits einige Kosten einsparen. Möglicherweise kann dieser sogar für den Bedarf eines kleineren bis mittleren Betriebes völlig ausreichend sein. Größere oder spezialisierte Betriebe hingegen sind meist auf eine umfangreiche Flotte angewiesen. Dennoch können auch sie Kosten einsparen. Zum Beispiel anhand strategischer Vertragsverhandlungen mit den Leasingunternehmen. Hier bieten viele Angebote noch deutlichen Spielraum, um etwa Leistungen in Komplettpaketen zu bündeln und auch Kosten und Arbeit zu senken, zum Beispiel in puncto Fuhrparkverwaltung. Diese kann sogar gänzlich ausgelagert werden, was letztlich Zeit und Kosten sparen kann.“

Stephanie

Online Redaktion

Die Ein-Prozent-Regelung als Mitarbeiter-Incentive

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern - etwa als Extra zum Gehalt - gestatten den Firmenwagen auch privat zu nutzen, spricht man meist von der 1 % Regelung bzw. der Listenpreismethode. Diese Form eines Mitarbeiter-Incentives ist durchaus beliebt, stellt jedoch auch einen geldwerten Vorteil dar, der zu versteuern ist.

Genau genommen wird bereits von Arbeitgeberseite aus pauschal ein Prozent vom Bruttolistenneupreis eines Dienstfahrzeuges als geldwerter Vorteil auf das Bruttomonatsgehalt des Arbeitnehmers gerechnet. Durch den höheren Steuersatz wird mehr Lohnsteuer abgeführt. Lukrativ für Angestellte ist in jedem Fall die 1 % Regelung dann, wenn der Dienstwagen zu einem großen Teil auch privat genutzt wird. Falls dies kaum der Fall sein sollte, lohnt sich für den Mitarbeiter häufig eher das Führen eines Fahrtenbuches. Einfacher, zeitsparender und lukrativer ist in vielen Fällen jedoch die pauschale 1 % Regelung sowie die Nutzung von Tankkarten.

Arbeitgeber können das Angebot der Listen­preismethode u.a. als Wertschätzung des Mitarbeiters nutzen, die zusätzlich zum Gehalt auch in Form geldwerter Vorteile entgegen­gebracht werden kann. So etwa anhand der Überlassung bzw. (zusätzlich zur beruflichen Nutzung) auch zur Privatnutzung des Firmenfahrzeuges. Hierbei handelt es sich u.a. meist um Leasing-Fahrzeuge eines Leasingpartners. Die Verwaltung des Fuhrparks erfolgt meist ebenfalls durch die Leasing­gesellschaft. So können sich Mitarbeiter auch in allen versicherungs­technischen Fragen sowie Belangen rund um Pflege, Reparatur und Instandhaltung direkt an den Leasingpartner wenden.

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